Małgorzata Jagusiak 
Przepisy regulujące pracę zdalną zaczęły obowiązywać od kwietnia 2023 roku. W ustawie Kodeks pracy dedykowano cały rozdział, w którym omawia się zasady wykonywania pracy zdalnej. W dzisiejszej publikacji napiszemy, które wydatki na sprzęt do pracy zdalnej pracodawca może bezpośrednio wrzucić w koszty.
Idea pracy zdalnej
Praca zdalna jest wykonywana poza siedzibą pracodawcy z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, najczęściej pod adresem zamieszkania pracownika. Jeśli to będzie inna lokalizacja, to pracodawca musi znać miejsce, gdzie będzie wykonywana praca zdalna. Pracodawca ma określone obowiązki w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
- materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
- instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty z tym związane.
Dodatkowo pracodawca ma obowiązek m.in.:
- pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalne,
- pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej,
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy
Pracownik może wykorzystywać własne materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny lub ryczałt w wysokości ustalonej z pracodawcą
Jak widać przepisy w sposób jednoznaczny wskazują, że pracodawca ma zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia do wykonywania pracy zdalnej, więc zobaczmy, które wydatki można wrzucić bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej.
Koszty pracy zdalnej
Kosztami uzyskania przychodów w działalności gospodarczej może być wszystko, co ma związek z prowadzoną działalnością. Koszty są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. To oznacza, że znajdą się tutaj wszystkie koszty, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z osiąganymi przychodami. Jedną z kategorii kosztów będą te, które ponosi pracodawca zatrudniający pracowników.
- mają charakter definitywny i bezzwrotny,
- zostały poniesione przez przedsiębiorcę, a nie osobę trzecią,
- mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- zostały w sposób właściwy udokumentowane,
- nie zostały wymienione w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów podatkowych (art. 23 ustawy PIT)
Które wydatki na sprzęt do pracy zdalnej pracodawca może bezpośrednio wrzucić w koszty?
Chyba nie ma nikt wątpliwości, że wydatki na sprzęt do pracy zdalnej mają pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a więc nie ma przeszkód, żeby znalazły się w kosztach uzyskania przychodów. O tym, czy zakup znajdzie się w całości w kosztach uzyskania przychodów, czy będzie tym kosztem poprzez cykliczne odpisy amortyzacyjne będzie przede wszystkim decydowała kwota.
| Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne (ŚTWNiP) o wartości początkowej do 10.000 zł mogą zostać od razu zaliczone do kosztów uzyskania przychodów |
| Jeśli zakup ŚTWNiP jest powyżej 10.000 zł, to wówczas przedsiębiorca będzie dokonywał odpisów amortyzacyjnych i one będą kosztem. Chyba że jest to fabrycznie nowy środek trwały o wartości do 100.000 zł i można skorzystać z jednorazowej amortyzacji |
| Jednak jeśli chodzi o materiały, towary czy urządzenia techniczne wykorzystywane do pracy zdalnej, to najczęściej będziemy mieli do czynienia z zakupami poniżej 10.000 zł, typu: laptop, komputer, drukarka, biurko, krzesło, lampka |
Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach nie kwestionują różnego rodzaju wydatków w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przykładowo w jednej z nich sygn. 0111-KDIB1-2.4010.701.2022.6.DP z dnia 03.01.2023 r. jest mowa o kosztach zakupu voucherów, kart podarunkowych lub kart typu prepaid w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że kosztami uzyskania przychodów są również tzw. „koszty pracownicze” ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie. Dyrektor KIS podkreślił również, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną ma zapewnić pracodawca. Przy czym przepis pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.
Kiedy wydatek może być zakwestionowany?
Mało kto pamięta, że w ustawie o podatku dochodowym jest jeszcze jeden zapis mówiący o tym, kiedy wydatek na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa nie będzie stanowił kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki poniesione na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, o ile:
- nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej,
- służą celom osobistym przedsiębiorcy, pracowników lub innych osób,
- bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Czyli chodzi o wydatki o charakterze osobistym
Jednak jeśli chodzi o zakup sprzętu do pracy zdalnej, to nikt nie powinien mieć wątpliwości, że ten zakup ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, nawet jeśli znajduje się poza siedzibą przedsiębiorstwa. Ponadto przepisy wręcz narzucają na przedsiębiorcę obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej. Ustawodawca nie narzuca, w jakiej formie pracodawca wywiązuje się z tego obowiązku. Przedsiębiorca może zakupić i przekazać pracownikowi niezbędne wyposażenie w postaci rzeczowej lub będzie wypłacał ekwiwalent czy ryczałt na zasadach ustalonych w firmie.
Sprzęt do pracy zdalnej – podsumowanie
Formuła pracy zdalnej z założenia dotyczy wykonywania obowiązków służbowych na odległość, z wykorzystaniem dostępnych środków komunikacji z pracodawcą. W dzisiejszej publikacji podjęliśmy temat rozliczania wydatków na zakup sprzętu wykorzystywanego do pracy zdalnej. Przedsiębiorca ma w tym przypadku dowolność, może zakupić sprzęt i przekazać pracownikowi lub wprowadzić zasady wypłaty ryczałtu czy ekwiwalentu za wykorzystanie sprzętu własnego pracownika. Takie regulacje powinny być znane wszystkim pracownikom, którzy realizują zadania służbowe przebywając na pracy zdalnej. Jeśli przedsiębiorca wybierze to pierwsze rozwiązanie, to jak najbardziej będzie mógł taki zakup wrzucić bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów. Organy podatkowe nie powinny mieć cienia wątpliwości, że taki zakup ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przywołana interpretacja podatkowa potwierdza prawidłowość takiego postępowania. Przedsiębiorca ma do wyboru, taką swobodę daje mu ustawodawca, może zakupić sprzęt i narzędzia pracy lub wypłacać ekwiwalent. Rozliczając koszt podatkowy przedsiębiorca powinien pamiętać, że wydatek musi być właściwie udokumentowany, a przede wszystkim mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą pracodawcy.
Stan prawny na dzień: 24.05.2024 r.
878 
Justyna Czerwińska
Adrianna Glapiak
Krzysztof Janoś
