Lubisz planować? Zostań wirtualną asystentką. Czy musisz rejestrować firmę?

Czym dokładnie zajmuje się wirtualna asystentka i czy może ona legalnie rozliczać swoje usługi w formie działalności nierejestrowanej?

Kim jest wirtualna asystentka?

Już sama nazwa tego stanowiska wskazuje na całkowicie zdalny charakter pracy, co sprawia, że wirtualna asystentka bardzo dobrze wpisuje się w specyfikę współcześnie dominujących modeli biznesowych.

W najprostszym ujęciu jest to osoba zastępująca tradycyjnego asystenta, zdalnie realizując wszelkiego rodzaju zadania biurowe. Świadczone w ten sposób usługi są odpowiednio dostosowane do potrzeb indywidualnych klientów. W efekcie wirtualna asystentka odpowiada za dostarczanie wsparcia administracyjnego, operacyjnego oraz organizacyjnego.

Swoją pracą wspiera więc przedsiębiorców, nie ograniczając się wyłącznie do jednego obszaru. Obecnie rolę wirtualnej asystentki coraz częściej sprowadza się do poziomu managera projektu, który, oprócz zarządzania kalendarzem, tworzenia raportów czy obsługi korespondencji mailowej, zajmuje się także nieco bardziej zaawansowanymi zadaniami, jak na przykład ogólna obsługa wirtualnego biura, współpraca z klientami, a nawet koordynowanie działań marketingowych.

Wirtualna asystentka – jak zacząć?

Wirtualna asystentka to przyszłościowy zawód pozwalający na rozwój w wielu obszarach. Jednak specyfika tej pracy wymaga od kandydatów wysokiej elastyczności i zróżnicowanych umiejętności, które umożliwią szybkie odnalezienie się w często nieprzewidywalnych warunkach.

Sama rola wirtualnej asystentki nie odbiega zbytnio od “szablonowych” obowiązków na tym stanowisku. Odmienna jest tylko forma ich wypełniania, przenosząc zadania do wirtualnego wymiaru. Dokładny zakres obowiązków najczęściej zależy od specyfiki konkretnej branży. Dlatego też już na etapie poszukiwań pracy warto zastanowić się, jaki obszar nas interesuje. Takie podejście ułatwia doprecyzowanie cech, które są niezbędne na określonym stanowisku.

Wirtualna asystentka może pracować tak naprawdę z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy mieć dostęp do odpowiedniego sprzętu i satysfakcjonujące umiejętności techniczne, aby móc w pełni zdalnie świadczyć usługi klientom. W takim systemie łatwiej pracować dokładnie tyle, ile jest potrzebne w danym momencie, co pozwala na równoległe zwiększenie produktywności asystentki oraz optymalizację kosztów zleceniodawcy.

Choć trudno określić uniwersalny zestaw cech wirtualnej asystentki, osoby pragnące rozpocząć pracę w tym zawodzie powinna charakteryzować dobra organizacja pracy, komunikatywność, rozwinięte umiejętności pracy w grupie i planowania, znajomość zróżnicowanych narzędzi internetowych, a także zdolności sprzedażowe.

Na tym etapie pojawia się więc pytanie, jak skutecznie wyróżnić się na rynku, zdobywając zaufanie klientów? Dużym ułatwieniem, szczególnie na początku, staje się znalezienie własnej niszy, określając kogo i w jakim zakresie zadań pragniemy wspierać. Doprecyzowanie tych kwestii ułatwia komunikację z potencjalnymi klientami, jednocześnie wzmacniając własny autorytet w danej branży. W tym ujęciu dużo lepszym rozwiązaniem, zamiast budowania narracji bycia specjalistą od wszystkiego, okazuje się autentyczne rozwijanie kilku umiejętności.

Kolejnym pomocnym elementem w stawianiu pierwszych kroków jako wirtualna asystentka jest opracowanie przemyślanego portfolio, bazując na analizie rynku oraz badaniu konkurencji. Coraz więcej osób decyduje się też na stworzenie własnej strony internetowej, co zdecydowanie ułatwia bezpośredni kontakt z klientem. Wykorzystując zarówno tę opcję, jak i promując swoje usługi za pośrednictwem mediów społecznościowych czy portali z ogłoszeniami, warto zadbać też o identyfikację wizualną swojej marki.

Wraz z pojawieniem się pierwszych klientów nadchodzi czas na zastanowienie się nad samą formą prowadzenia działalności, uwzględniając kluczowe aspekty formalne. Wirtualne asystentki mogą legalnie rozliczać się ze swoich przychodów, decydując się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, współpracując z Inkubatorami Przedsiębiorczości, a nawet wybierając działalność nierejestrowaną.

Wirtualna asystentka a działalność nierejestrowana

Podjęcie pracy wirtualnej asystentki to dobra okazja na elastyczne zarabianie bez konieczności dopełniania skomplikowanych formalności. Osoby wybierające ten zawód mogą prowadzić działalność nierejestrowaną, co stanowi duże ułatwienie, szczególnie w kontekście świadczenia usług bardziej w formie dodatkowego źródła dochodu.

Wykorzystanie działalności nierejestrowanej pozwala na w pełni legalne realizowanie typowych dla wirtualnych asystentek zadań, jak na przykład zarządzanie kalendarzem, przygotowywanie dokumentów, kontakt z klientem czy obsługa mediów społecznościowych, bez konieczności formalnego rejestrowania firmy.

Jednak korzystanie z możliwości NDG wymaga spełnienia określonych warunków. Na początku należy upewnić się, czy generowany przychód pozostanie poniżej ustalonego limitu – 75% kwoty minimalnego miesięcznego wynagrodzenia.

Kolejny kluczowy aspekt to historia danej działalności. W sytuacji gdy 60 miesięcy wstecz prowadzona była działalność gospodarcza, niemożliwe jest pracowanie na podstawie działalności nierejestrowanej.

Wirtualne asystentki najczęściej poszukują elastycznego sposobu na rozwijanie kariery zawodowej. W tym ujęciu dużym ułatwieniem jest wybór działalności nierejestrowanej, która w znacznym stopniu ogranicza formalności i wprowadza liczne uproszczenia.

Jednak działalność nierejestrowana nadal wymaga przestrzegania prawa oraz troski o jakość oferty. Dlatego też już na początku warto się upewnić, czy wybrane usługi mieszczą się w ramach obowiązujących przepisów, dodatkowo dbając o zachowanie odpowiednich standardów bezpieczeństwa i poufności danych samych klientów.

Podsumowanie

Zawód wirtualnej asystentki kryje w sobie duży potencjał, szczególnie w kontekście wciąż postępującej digitalizacji poszczególnych branż. Wielowymiarowość tego zawodu z jednej strony stwarza szerokie perspektywy rozwoju, jednak z drugiej łączy się z licznymi wyzwaniami i koniecznością ciągłego doskonalenia zróżnicowanych umiejętności. Równolegle ciekawą opcją, niosącą wiele ułatwień dla wirtualnych asystentek, jest wybór działalności nierejestrowanej, która pozwala legalnie realizować zadania, jednocześnie zachowując większy poziom cenionej w tym zawodzie elastyczności.