Mapa interesariuszy – czym jest i do czego służy analiza interesariuszy?

W określeniu charakteru i wagi poszczególnych grup pomoże Ci mapa (analiza) interesariuszy. W poniższym artykule dowiesz się, na czym ona polega.

Czym jest mapa interesariuszy?

Mianem interesariuszy nazwiemy grupę osób lub podmioty, których siła wpływu i stopień zaangażowania mają wpływ na działanie firmy czy powodzenie projektu. Mogą oni np. zapewniać nam fundusze na realizację działań, ale także wyrażać opinie na temat naszych usług, produktów w postaci opinii, poleceń, rekomendacji itd. Charakter relacji, jakie z nimi posiadamy, ma bezpośrednie bądź pośrednie przełożenie na osiąganie celów strategicznych. Z tego względu, tak ważne jest, aby przedsiębiorca znał swoich interesariuszy i potrafił określić ich rolę. Pomóc w tym może mapa interesariuszy. Jest to narzędzie najczęściej przedstawiane w postaci matrycy lub mapy myśli, która wskazuje jaki wkład w przyszłość firmy mają poszczególne grupy zainteresowanych.

Rodzaje interesariuszy

Interesariuszy można podzielić na 2 różne sposoby:

• Interesariusze zewnętrzni – to osoby lub podmioty, które mają wpływ na finalny kształt produktu czy usługi, jednakże nie uczestniczą bezpośrednio w jego kreacji Są to np. wierzyciele, dostawcy, grupy społeczne;
• Interesariusze wewnętrzni – to osoby lub podmioty, które są w różnym stopniu zaangażowane w tworzenie oferty i mają wpływ na efekty. Mogą być to np. kierownictwo firmy, pracownicy lub związki zawodowe.

• Interesariusze pierwotni – to osoby lub podmioty, które aktywnie biorą udział w realizacji projektu, od nich zależy jego powodzenie.
• Interesariusze wtórni – to osoby lub podmioty, które nie nawiązują bezpośrednich relacji z przedsiębiorstwem, jednak mogą wywierać wpływ na nie.

• Interesariusze bezpośredni – to osoby aktywnie biorące udział w realizacji projektu. Są oni bardzo zaangażowani, ponieważ jego wyniki mają duży wpływ na nich samych. Zaliczamy do nich np. kierownictwo firmy, inwestorzy, pracowników.
• Interesariusze pośredni – koncentrują się na rezultatach, a nie samym etapie realizacji np. klienci.

Interesariusze a udziałowcy

Czym różnią się od siebie interesariusze i udziałowcy?

Tak jak już wcześniej wspomnieliśmy, interesariusze mogą ingerować w działania i politykę firmy oraz zajmować się niefinansowymi aspektami efektów jej działalności. Kluczową dla nich kwestią jest osiągnięcie sukcesu przez przedsiębiorstwo. Z kolei udziałowcami nazwiemy każdą osobę lub podmiot, które skupiają się głównie na aspekcie finansowym i rentowności firmy, ponieważ posiadają w niej udziały.

Kiedy stosować analizę interesariuszy?

Analizę interesariuszy warto przeprowadzić, zwłaszcza kiedy chcesz zrealizować większy projekt, dzięki czemu łatwiej będzie Ci budować zaangażowanie poszczególnych grup. Sytuacje, w których możesz wykorzystać opisywane narzędzie to np.:

1. Rozpoczęcie projektu

Angażując się w nową inicjatywę, wiele zależy od osób wewnątrz firmy – postawy kadry zarządzającej i pracowników.

2. Wprowadzenie nowego produktu

W procesie tworzenia nowej oferty produktowej może brać wiele różnych grup, takich jak:

• Inwestorzy – niektóre przedsięwzięcia wymagają dużych nakładów kapitałowych, których sam/-a możesz nie posiadać. W takim przypadku możesz zwrócić się do inwestorów po potrzebne fundusze, jednakże będą oni mieć wtedy możliwość wpływania na określone decyzje;
• Klienci – poznanie potrzeb swojej grupy docelowej jest niezwykle istotne, odpowiednio dopasowany produkt oraz komunikacja do typu klienta zapewni ich lojalność i większą sprzedaż, co przekłada się na zyski firmy;
• Rynek (konkurencja) – warto mieć zawsze na uwadze poczynania Twoich rywali rynkowych i obserwować trendy, aby w razie potrzeby móc reagować i umacniać swoją pozycję.
3. Penetrowanie rynku

Chcąc wkroczyć na nowe rynki, będziesz musiał/-a wyznaczyć, którzy interesariusze będą dla Ciebie najważniejsi:

• Dostawcy – bez nawiązania współpracy z nowymi kontrahentami, Twoje działania mogą okazać się niewystarczające, aby zrealizować postawione cele;
• Klienci – zastanów się, jakie problemy mogą mieć Twoi potencjalni odbiorcy i w jaki sposób możesz dostarczyć im rozwiązania? Nie zapominaj też o już zdobytych klientach i staraj się budować z nimi długotrwałą relację.

Jak wykonać mapę interesariuszy?

1. Przeprowadź burzę mózgów w celu wyróżnienia wszystkich interesariuszy przedsięwzięcia.
2. Pogrupuj wybranych interesariuszy i określ ich zaangażowanie w projekt. Zastanów się, jakie czynniki mogą wpływać na ich postawy?
3. Ustal priorytety i cele poszczególnych interesariuszy. Ustal, do których z poniższych grup będą należeć:

Duży wpływ, małe zaangażowanie – utrzymuj zadowolonych

W przypadku grup o dużym wpływie i małym zaangażowaniu powinieneś odpowiadać na zadawane przez nich pytania, rozwiewać wątpliwości oraz upewniać się, czy ich potrzeby są przez Ciebie spełniane.

Duży wpływ, duże zaangażowanie – ściśle współpracuj

Z interesariuszami, którzy wykazują się dużym zaangażowaniem i mają duży wpływ na powodzenie projektu, należy ściśle współpracować. Powinieneś/-aś proponować im jak najwięcej okazji do podzielenia się ich opinią, organizować spotkania, umożliwiać testowanie produktów.

Mały wpływ, małe zaangażowanie – monitoruj

Warto zwracać uwagę na grupy o niewielkim wpływie i zaangażowaniu, informować je o postępach pracy, jednakże nie wymagają one szczególnego nadzoru i podejmowania dynamicznych działań w ich stronę.

Mały wpływ, duże zaangażowanie – informuj

Silnie zaangażowanych interesariuszy o małym wpływie, warto powiadamiać o swoich bieżących dokonaniach i inicjatywach np. za pomocą poczty elektronicznej. Udzielaj informacji i porad, gdy o nie proszą.

Korzyści analizy interesariuszy

• Sprecyzujesz swoją strategię zaangażowania

Sporządzenie mapy interesariuszy ułatwi Ci nawiązywanie i kontynuowanie relacji z interesariuszami, aby była ona najkorzystniejsza dla Twojego biznesu.

• Zrozumiesz cele interesariuszy

Dzięki temu, będziesz mógł/-a dostosować odpowiedni sposób komunikacji do określonej grupy interesariuszy, co wpłynie na wzrost ich zaangażowania.

• Lepiej wykorzystasz swoje zasoby

Znając siłę wpływu i stopień zaangażowania poszczególnych podmiotów, trafniej dostosujesz nakłady finansowe oraz potrzebny czas na realizację projektu.

• Wykryjesz potencjalne konflikty

Nie zawsze interesy poszczególnych grup będą się ze sobą pokrywać i mogą wystąpić pewne problemy komunikacyjne. Przez wcześniejsze przeanalizowanie potrzeb i pozycji każdego podmiotu z osobna, będziesz mógł zapobiec możliwym konfliktom i zaproponować rozwiązania, które zniwelują napięcie.

• Większe szanse na osiągnięcie sukcesu

Mapowanie umożliwia zwiększenie poparcia wśród interesariuszy, co jest kluczowym faktorem, aby zrealizować postawione przez siebie cele strategiczne.

Przykład mapy interesariuszy

Warto mieć na uwadze, że w zależności od wielkości, rodzaju firmy itd., określone grupy wpływu oraz relacje z nimi mogą być różne. W przypadku branży e-commerce możemy wyróżnić następujących interesariuszy:

• Banki, wierzyciele itp.

Wierzyciele to podmioty, które udzielają pożyczek, przedsiębiorstwo ma wobec nich zobowiązania finansowe. Należności są spłacane ze sprzedaży produktów i usług.

• Rząd

Twoja działalność musi być zgodna z panującym porządkiem prawnym, aktualna władza polityczna może mieć wpływ na zmianę poszczególnych przepisów. Musisz regulować zobowiązania podatkowe, przestrzegać zasad uczciwej konkurencji oraz prowadzić firmę z poszanowaniem interesów konsumentów. W przeciwnym razie grozi Ci odpowiedzialność prawna.

• Ogół społeczeństwa

Twój wizerunek odgrywa decydującą rolę w budowaniu zaufania wobec potencjalnych klientów, udziałowców. Warto podejmować działania wobec społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) i wiedzieć, jakich postaw oczekuje od nas opinia publiczna.

• Media

Każde przedsiębiorstwo musi wykorzystywać różne środki masowego przekazu, aby zaznaczać swoją obecność na rynku. W branży e-commerce jest to w szczególności istotne.

• Klienci

Klienci są nabywcami Twoich produktów. Są kluczową grupą, ponieważ bez nich, żaden biznes nie przetrwałby na rynku. Zadaniem firmy jest rozpoznanie, a następnie rozwiązywanie ich problemów. Informacje, które możesz od nich uzyskać, umożliwiają ciągłe doskonalenie swoich procesów. Lojalni konsumenci są wartością dodaną, o którą trzeba dbać poprzez dostarczanie wysokiej jakości usług, obsługę klienta, efektywną komunikację.

• Dostawcy

Ich funkcja polega na sprzedaży towarów i są zależni od Ciebie pod względem finansowym. Jakość dostarczanych przez nich produktów może wpływać na działalność Twojej firmy.

• Dyrektorzy, kierownictwo

Kierownictwo wyższego i niższego szczebla ma bezpośredni wpływ na funkcjonowanie całej firmy poprzez nadzorowanie pracy, relacje z poszczególnymi interesariuszami itp.

• Pracownicy

Kapitał ludzki jest ważnym czynnikiem firmy. Ich zadowolenie przekłada się na jakość wykonywanych obowiązków i obsługę klienta. Oczekują oni dobrych warunków pracy, możliwości rozwoju, systemu motywacyjnego itd.

• Udziałowcy

W zależności od wielkości udziałów, jakie są inwestowane firmę, kształtuje się pozycja poszczególnych interesariuszy. Główni udziałowcy wnoszący najwięcej kapitału do zasobów przedsiębiorstwa mają decydujący wpływ na kierunek i sposób jego działań, mają również wgląd do sprawozdań finansowych.

Podsumowanie

Wykorzystanie analizy interesariuszy umożliwia odnieść się do działalności firmy z szerszej perspektywy. Zrozumienie potrzeb osób i grup zaangażowanych jest jednym z najistotniejszych czynników, gwarantujących realizację celów strategicznych i osiągnięcie sukcesu.