Najem a kasa fiskalna

Jak jednak wygląda to w kontekście wynajmowania zarówno prywatnego, jak i tego w ramach działalności gospodarczej?

W Polsce obowiązek posiadania kasy fiskalnej zależy od kilku czynników, w tym rodzaju działalności, przychodów oraz charakteru dokonywanych transakcji. Przedstawimy najważniejsze informacje dotyczące obowiązku rejestracji kasy fiskalnej przy prowadzeniu najmu.

Najem a rejestracja kasy fiskalnej

Na samym wstępie warto rozróżnić pojęcia wynajmujący oraz najmujący. Mianem wynajmującego określa się osobę świadczącą usługi, zarabiającą. Z drugiej strony najmujący to osoba, która korzysta z danego lokalu.

Zapoznaj się także z naszym materiałem wideo.

Z założenia osoba świadcząca usługi najmu, ale nieprowadząca firmy, nie musi martwić się kasa fiskalną. Jednak, jak się okazuje, w pewnych sytuacjach ustawodawca nakłada taki obowiązek.

Jak wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. ( Dz.U. 2023 poz. 2605 ), konieczność nabijania na kasę pojawia się, gdy sprzedamy usługę lub towar osobie fizycznej nieprowadzącej działalności, czyli mowa tutaj o klientach indywidualnych, a nie o firmach.

Do takiej sprzedaży zalicza się wynajem lokalu mieszkalnego, którego najemcą jest właśnie osoba nieprowadząca działalności gospodarczej. Jednocześnie przepisy ustawy o VAT nie rozróżniają, kto wynajmuje mieszkanie. W efekcie do grupy podlegającej pod obowiązek stosowania kasy fiskalnej zaliczani są właściciele firm, osoby prywatne oraz te prowadzące najem poza firmą.

Sam VAT jest skonstruowany w taki sposób, że zarówno podmioty, które są podmiotem tej ustawy, jak i jej przedmiot, czyli sprzedaż towarów i usług, są skategoryzowane, ujęte w bardzo szerokim spektrum – co do zasady, wszystko, co jest sprzedażą towarów i usług podlega pod tę ustawę.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Warto wspomnieć też o dostępnych zwolnieniach – podmiotowych oraz przedmiotowych. Odnosząc się już konkretnie do najmu prywatnego mieszkania, co do zasady, wynajmujący ma obowiązek rejestracji takiej sprzedaży na kasie fiskalnej. Istnieje jednak stosowne rozporządzenie Ministra Finansów, podpięte pod ustawę VAT, które określa właśnie przedmiotowe zwolnienia z obowiązku prowadzenia tej sprzedaży i rejestrowania jej na kasie fiskalnej.

Równolegle, prowadząc firmę, często poszukiwane są możliwości zwolnienia z danego obowiązku podatkowego lub objęcia atrakcyjna ulgą. W przypadku najmu, aby zostać zwolnionym z posiadania kasy fiskalnej wystarczy, że faktura zostanie prawidłowo wystawiona albo samo rozliczenie odbędzie się bezgotówkowo.

Najważniejsze, by zapłata otrzymana za usługę została prawidłowo opisana. Najemca powinien wyraźnie wskazać w tytule przelewu, czego dotyczy konkretna zapłata, jakiej nieruchomości i za jaki okres.

Innym rodzajem zwolnienia z podatku, nieco bardziej tradycyjnym, jest zwolnienie podmiotowe. Tutaj pojawia się kwestia limitu 20 tysięcy złotych sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Poniżej tego limitu pomiot, który przykładowo prowadzi najem mieszkania, nie musi kupować kasy fiskalnej.

Należy jednak pamiętać, że w sytuacji gdy prowadzona jest jeszcze jakaś dodatkowa sprzedaż, oprócz tego wynajmu mieszkania, to wspomniany limit 20 000 zł trzeba ujmować zbiorczo, holistycznie – wliczając całą sprzedaż na rzecz konsumentów.

Dodatkowo, gdy taka sprzedaż (na rzecz konsumentów) jest rozpoczęta w trakcie roku, to limitem staje się kwota obliczana proporcjonalnie według wzoru – 20 000 zł x (liczba dni pozostałych do końca roku / liczba dni w roku).

Ewentualne przekroczenie tego limitu oznacza konieczność rejestracji na kasie fiskalnej. W efekcie niezależnie od tego, jaka dokładnie sprzedaż będzie dokonywana, pojawi się już obowiązek jej zarejestrowania na kasie fiskalnej.