NDG a koszty – jakie dokumenty są niezbędne? Działalność nierejestrowana a rozliczenie PIT

×

Prowadzenie działalności gospodarczej jest bardzo sformalizowane, nakłada wiele obowiązków na przedsiębiorców, a nigdy nie ma pewności, czy pomysł na biznes się sprawdzi. Dlatego tak wiele osób ma uzasadnione obawy przed podjęciem decyzji o założeniu własnej firmy. Pewnym substytutem prowadzenia działalności jest na pewno działalność nierejestrowana. W dzisiejszej publikacji opiszemy temat kosztów w działalności nierejestrowanej i sposób ich wykazania w zeznaniu rocznym.

Kilka słów na temat działalności nierejestrowanej

Pod pojęciem działalności nierejestrowanej kryje się działalność na niewielką skalę, którą można prowadzić bez rejestracji firmy w CEIDG. Nie oznacza to, że nie obowiązują tu żadne zasady. Jeśli ktoś zdecyduje się na jej prowadzenie, powinien znać podstawowe założenia.

NDG a koszty uzyskania przychodów

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wprowadzono przepisów, które byłyby dedykowane tylko dla działalności nierejestrowanej. Mowa jest jedynie o kosztach uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Stanowi to pewnego rodzaju wskazówkę, co można uznać za koszt. W celu rozliczenia dochodu w działalności nierejestrowanej niezbędne jest posiadanie dowodów potwierdzających poniesienie wydatku, o ile ma on związek z tą działalnością. Koszty będą zmniejszały przychód podlegający opodatkowaniu, dlatego tak ważne jest jego prawidłowe sklasyfikowanie.

Koszty w działalności nierejestrowanej – stanowisko organów podatkowych

Wiele osób, które podejmują działalność nierejestrowaną ma wątpliwości, co tak naprawdę może znaleźć się w kosztach uzyskania przychodu. Żeby nie wchodzić w polemikę z organami podatkowymi składane są wnioski o wydanie interpretacji podatkowej. W jednym z takich wniosków sygn. 0114-KDIP3-1.4011.612.2021.2.EC z dnia 28.09.2021 r. padło pytanie, czy można zaliczyć do kosztów wydatki poniesione na kursy językowe czy ukończenie kursu rachunkowości? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) napisał w uzasadnieniu, że w sytuacji gdy wydatki z tytułu kursu językowego, rachunkowości oraz koszty związane z procesem zdobycia certyfikatu pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem i faktycznie zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu mogą zostać zaliczone w całości do kosztów uzyskania przychodów z tej działalności.

W innej interpretacji podatkowej sygn. 0115-KDIT3.4011.138.2024.3.KP z dnia 18.04.2024 r. padło pytanie co do możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych od pojazdu i laptopa wykorzystywanego w działalności nierejestrowanej. W tym przypadku Dyrektor KIS uznał, że skoro przy działalności nierejestrowanej nie ma obowiązku prowadzenia PKPiR i ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, tym samym nie ma możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych, które stanowiłyby koszty uzyskania przychodów. Odpis amortyzacyjny może być kosztem pod warunkiem, że środek trwały został ujęty w ewidencji.

Jednak brak możliwości rozliczenia odpisów amortyzacyjnych od samochodu nie przesądza jeszcze prawa do rozliczenia kosztów w innej formie. W interpretacji z dnia 31.07.2023 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.524.2023.2.MT zadano pytanie czy w działalności nierejetrowanej można skorzystać z przepisu ustawy PIT, który mówi o prawie zaliczenia do kosztów 75% poniesionych wydatków w sytuacji wykorzystywania samochodu w sposób mieszany – prywatnie i działalności nierejestrowanej. Dyrektor KIS uznał, że nie znajdują zastosowania przepisy ustawy PIT. Napisał jednak, że koszty eksploatacji oraz ubezpieczenia pojazdu w sytuacji, gdy wydatki te pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem i faktycznie zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu można je zaliczyć do kosztów działalności nierejestrowej w takiej części, w jakiej samochód osobowy wykorzystywany jest do prowadzenia tej działalności.

Czy na podstawie paragonu można rozliczyć koszty w działalności nierejestrowanej?

Osoba zajmująca się działalnością nierejestrowaną nie prowadzi PKPiR, a więc nie obowiązuje ją Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR. Tak naprawdę nie ma przepisów, które regulowałyby kwestie rozliczania podatkowego w takiej działalności, mowa jest jedynie o prowadzeniu ewidencji sprzedaży. Nic więc dziwnego, że wiele osób zastanawia się, czy udokumentowanie wydatku paragonem będzie właściwe? W jednej z interpretacji podatkowych sygn. 0115-KDIT3.4011.71.2024.4.JS z dnia 28.03.2024 r. padło pytanie, czy sam paragon bądź paragon razem z wydrukowanym z rachunku bankowego potwierdzeniem zapłaty może być dowodem poniesionych kosztów? W uzasadnieniu Dyrektor KIS napisał m.in., że to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że dany wydatek został faktycznie poniesiony i że spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu – w szczególności, że pozostaje on w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub możliwością powstania przychodu. Natomiast dowodami w postępowaniu podatkowym może być w szczególności dowody, o których mowa w art. 181 ustawy Ordynacja podatkowa, np.: księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych. Katalog dowodów jest otwarty, tym samym nie ma przeszkód do rozliczenia kosztu uzyskania przychodów na podstawie paragonu.

Ujmowanie przychodów i kosztów z działalności nierejestrowanej w zeznaniu rocznym

Po zakończonym roku podatkowym każda z osób, która osiągnęła jakiekolwiek przychody i koszty z działalności nierejestrowanej, ma obowiązek wykazać je w zeznaniu rocznym PIT-36 w specjalnie do tego przeznaczonym wierszu:

^{Działalność nierejestrowana – deklaracja PIT-36}

• poz. 116 – suma przychodów z działalności nierejestrowanej,
• poz. 117 – suma kosztów uzyskania przychodów,
• poz. 118 – dochód do opodatkowania, jeśli przychód jest wyższy od kosztów,
• poz. 119 – strata, jeśli koszty są wyższe od przychodów.

Zeznanie składa się w terminie do dnia 30 kwietnia roku następnego i w tym samym terminie należy dokonać zapłaty podatku.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat rozliczania kosztów w działalności nierejestrowanej, między innymi sposób ich dokumentowania i wykazywania w zeznaniu rocznym.

Prowadzenie działalności nierejestrowanej jest możliwe tylko przez osoby fizyczne, które m.in. nie mogą prowadzić działalności gospodarczej przez okres co najmniej 60 miesięcy. Ponadto miesięczny przychód z takiej działalności nie może przekroczyć 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podatek od dochodu z tytułu działalności nierejestrowanej jest płacony dopiero po zakończonym roku podatkowym. W zeznaniu rocznym PIT-36 wpisywana jest kwota przychodów i kosztów uzyskania przychodów z tej działalności. Dochód z działalności nierejestrowanej jest sumowany z pozostałymi dochodami, jeśli takie zostaną wykazane w zeznaniu.

Koszty uzyskania przychodów w działalności nierejestrowanej muszą mieć związek przyczynowo-skutkowy z tą działalnością a obowiązek udowodnienia takiego związku leży po stronie podatnika. Nie mniej ważne jest dokumentowanie kosztów. Pomimo tego, że przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia wykazu takich kosztów, to dla celów porządkowych zaleca się prowadzenie takiego zestawienia w dowolnej formie. Warto pamiętać, że również w tym przypadku dokumenty muszą być przechowywane przez okres 5 lat do upływu terminu przedawnienia.

W dzisiejszym artykule nawiązaliśmy do interpretacji podatkowej, w której Dyrektor KIS zgodził się z podatnikiem, że koszty mogą być również udokumentowane paragonem. Jednak warto jeszcze dodatkowo opisać taki paragon jeśli miałoby to pomóc w przyszłości obronić poniesiony wydatek. MF zaleca, żeby dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu zawierały imię i nazwisko nabywcy, więc warto o tym pamiętać i nie gromadzić tylko dokumentów w formie paragonów.

Stan prawny na dzień: 24.01.2025 r.