NIP to identyfikator podatkowy, którym posługują się obowiązkowo przedsiębiorcy. NIP poprzedzony prefiksem oznacza, że przedsiębiorca jest zarejestrowany do VAT-UE. Prefiks służy do identyfikacji kraju, w którym jest zarejestrowany przedsiębiorca. Aby posługiwać się numerem NIP z prefiksem należy dokonać odpowiedniego zgłoszenia w US.

Rejestracja do VAT-UE

Podatnicy VAT czynni rejestrują się do VAT-UE składając aktualizację deklaracji VAT-R. W przypadku jednoczesnej rejestracji jako vatowiec w Polsce oraz VAT-UE wybierając cel złożenia na formularzu rejestrację. W części C.3 należy wybrać pole 65 (VAT-R wersja 16).

Podatnicy zwolnieni z VAT zgłaszają się do VAT-UE na formularzu rejestracyjnym VAT-R zaznaczając na formularzu w części C.3 pole 66i/ lub 67 (VAT-R wersja 16).

Rejestracja jako vatowiec UE nie oznacza, że przedsiębiorca traci prawo do dotychczasowego zwolnienia z podatku VAT.

Kiedy przedsiębiorca powinien się zarejestrować do VAT-UE zostało omówione tutaj.

Kiedy posługujemy się NIP z prefiksem

Przedsiębiorca zarejestrowany do VAT-UE nie podaje swojego prefiksu na każdej fakturze. Nie ma potrzeby umieszczania go np. na fakturach dotyczących sprzedaży krajowej, taka dana nie jest wymagana. Natomiast nie będzie też błędem wpisanie go jako dodatkowej informacji.

Zgodnie z art. 97 ust 10 ustawy o podatku od towarów i usług prefiks należy podać obowiązkowo na fakturach tylko w przypadku:

• dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
• świadczeniu usług na rzecz podatników VAT-UE, gdzie stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4, gdzie miejsce świadczenia (opodatkowania) zostało określone w kraju nabywcy.
• dokonywaniu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
• nabywaniu usług, dla których stosuje się 28b, dla których są podatnikami z tytułu importu usług,
• przemieszczaniu towarów, w celu ich nabycia, z terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju na terytorium kraju w procedurze magazynu typu call-off stock, o której mowa w dziale II rozdziale 3a.

Przykłady:

Firma A – przedsiębiorca posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, posiada NIP z prefiksem PL.
Firma B – przedsiębiorca posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce i posiada NIP z prefiksem PL.
Firma C – przedsiębiorca posiadający siedzibę działalności w Niemczech i posługujący się NIP z prefiksem DE.
Firma D – przedsiębiorca prowadzący działalność w USA, nie jest zarejestrowany do VAT-UE.
Firma A sprzedaje towary/ usługi firmie B – firmy nie podają prefiksów na fakturze.
Firma A sprzedaje firmie C towary, które są wysyłane do Niemiec – należy podać prefiksy na fakturze.
Firma A sprzedaje firmie C usługę reklamy internetowej – podaje się prefiksy na fakturze.
Firma B kupuje towary od firmy D, firma B nie musi podawać prefiksu na fakturze.
Firma B kupuje od firmy D usługę projektowania strony internetowej. Firma B podaje prefiks na fakturze.

Uwaga: prefiks EU przed NIPem na fakturze oznacza, że dokument wystawił podmiot gospodarczy, który jest zarejestrowany poza Unią Europejską.

Sprawdzenie kontrahenta

Przedsiębiorcy dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych (szczególnie WDT) powinni konieczne sprawdzić, czy kontrahent jest zarejestrowany do VAT-UE. Rejestracja do VAT-UE to jeden z warunków uprawniający do zastosowania stawki preferencyjnej podatku VAT 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Pozostałe warunki omówione są tutaj. Poprawność numeru można sprawdzić w bazie prowadzonej przez Komisję Europejską.