Obowiązki podatnika na koniec roku podatkowego 2015 (KPIR)

Spis z natury, zwany także remanentem, to dokument, którego obowiązek sporządzenia spoczywa na podatnikach prowadzących KPiR.

I. Remanent na koniec roku – zasady ogólne

Co to jest remanent?

Spis z natury, zwany także remanentem, to dokument, którego obowiązek sporządzenia spoczywa na podatnikach prowadzących KPiR. Spis z natury wpływa na wyliczenie wartości kosztów za dany rok podatkowy.

Kto powinien sporządzić spis z natury?

Spis z natury powinni sporządzić wszyscy podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, w tym także podatnicy prowadzący wyłącznie działalność usługową.

Kiedy należy sporządzić spis z natury?

W praktyce konieczność sporządzenia spisu z natury dla większości podatników przypada na dwa dni w roku – 1 stycznia (lub datę rozpoczęcia działalności – w trakcie roku) i 31 grudnia każdego roku – jeżeli działalność gospodarcza funkcjonuje. Przedsiębiorcy którzy mają zawieszoną działalność gospodarczą również zobowiązani są do dokonania spisu z natury na dzień 31 grudnia. Jakiego rodzaju informacje powinny znaleźć się w spisie z natury kończącym 2015 i rozpoczynającym rok podatkowy 2016? Spis z natury musi zawierać co najmniej następujące dane:

imię i nazwisko właściciela (nazwę firmy),
datę sporządzenia spisu,
numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
szczegółowe określenie towaru i innych składników podlegający inwentaryzacji,
jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu,
cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
łączną wartość spisu z natury,
wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i
pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie,
klauzulę „spis zakończono na pozycji…”.

Spis z natury powinien także zawierać podpisy osób go sporządzających oraz podpis właściciela przedsiębiorstwa. W skład komisji sporządzającej remanent wchodzą przynajmniej dwie osoby. W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej drugą osobą uczestniczącą przy spisie z natury może być małżonek lub inny członek rodziny.

Jakiego rodzaju składniki majątku należy ująć w spisie z natury?

Podatnik jest zobowiązany sporządzić i wpisać do księgi spis z natury towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadków. W remanencie na dzień 31 grudnia ujmujemy więc te składniki majątku, których zakup został zaksięgowany do kolumny 10 – „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” w trakcie roku podatkowego, ale składniki te nie zostały sprzedane na dzień 31 grudnia. Remanent powinien zawierać również wartość odpowiadającą wartości nieopłaconych towarów, zmniejszającą koszty uzyskania przychodu lub zwiększającą przychód przypadający na towary handlowe ujęte w remanencie na koniec roku. Zmniejszenie remanentu o nieopłacone towary ujęte w remanencie na koniec roku konieczne jest ze względu na przepisy dotyczące nieuregulowanych płatności. Od 1.01. 2013 r. należy obowiązkowo w remanencie na koniec roku wykazać pozycje KPIR pod którymi zostały zmniejszone koszty uzyskania przychodu lub zwiększono przychód w wyniku wyksięgowania nieopłaconych wydatków z KPIR. Przykład spisu z natury na dzień 31.12.2015 r. z uwzględnieniem korekt z tytułu nieopłaconych towarów handlowych i materiałów. Spis z natury na dzień 31.12. 2015 r.

Lp.	Materiał-Towar	Ilość	Jedn.	Cena jedn.	Wartość	Uwagi
1	Artykuł 1	100	Szt.	20,00 zl	2 000,00 zł
2	Artykuł 2	50	Szt.	15,00 zł	750,00 zł
3	Artykuł 3	200	Szt.	10,00 zł	2 000,00 zł
4	Artykuł 1	-70	Szt.	20,00 zł	-1 400,00 zł	KK Poz. KPIR 23/09/2015*, dotyczy poz. 1 remanentu
5	Artykuł 2	-50	Szt.	15,00 zł	-750,00 zł	KK poz. KPIR 15/10/2015,** dotyczy poz. 2 remanentu
6	Artykuł 3	-100	Szt.	10,00 zł	-1 000,00 zł	KK poz KPIR 4/05/2015, KK 5/05/2013,*** dotyczy poz. 3 remanentu
Wartość remanentu				1600

Wyjaśnienie: * – zmniejszono koszty uzyskania przychodu w miesiącu wrześniu 2015 r. w pozycji KPIR 23/09/2015 ** – zwiększono przychody w KPIR w miesiącu październiku 2015 r. w pozycji 15/10/2015 *** – zmniejszono koszty uzyskania w KPIR w miesiącu księgowym maju 2015 r. w poz. 4/05/2015, zwiększono przychody w miesiącu maju 2015 r. w pozycji 5/05/2015. Spis zakończono na pozycji 5 dnia 31-12-2015 Przykład zawiera informacje dotyczące braku zapłaty oraz częściowego opłacenia towarów handlowych. W takim remanencie nie ujmujemy wartości wyposażenia i środków trwałych (ich koszt był księgowany w kolumnie „Pozostałe wydatki”). Podatnik jest zobowiązany wycenić pozycje remanentu według następujących wartości:

materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia, albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia,
półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia,
odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Podatnik zobowiązany jest do pomniejszenia wartości spisu z natury o kwotę, o którą zostały zmniejszone koszty uzyskania przychodu lub zwiększono przychody z tytułu nieopłaconych dokumentów zakupu. Mogą one dotyczyć towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, które zostały zaliczone przez podatnika do kosztów uzyskania przychodu objętych tym spisem. Zmniejszenia dokonujemy tylko o tę część kwoty, która miała wypływ na zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów przypadającą na towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, objęte tym spisem. Jeśli do wyceny towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, objętych spisem z natury, zastosowano zamiast ceny zakupu lub nabycia albo kosztu wytworzenia inne zasady wyceny, przewidziane w ust. 1-4 i 7 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kwota pomniejszenia nie może być wyższa niż wartość tej wyceny. Wyceny związanej z pomniejszeniem spisu z natury nie dokonujemy, jeżeli przed rozpoczęciem spisu z natury przedsiębiorca dokonał zwiększenia w kosztach uzyskania przychodu, zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli przed dokonaniem spisu z natury podatnik dokonał zapłaty za towary handlowe, które uległy korekcie w KPIR, a w księdze został ujęty zapis na plus z tytułu opłacenia towarów handlowych, to w remanencie nie dokonujemy pomniejszenia spisu z natury z tyt. nieopłaconych towarów handlowych. Czynny płatnik VAT wycenia zakupione na fakturę VAT materiały i towary, od których przysługiwało prawo odliczenia podatku VAT, według cen netto. W pozostałych przypadkach podatnik wycenia pozycje spisu z natury według wartości brutto. Wyceny remanentu należy dokonać w ciągu 14 dni od dnia jego sporządzenia, jeżeli remanent sporządzono na dzień 31 grudnia 2015 r., wycena powinna być dokonana najpóźniej do 14 stycznia 2016 r. Kontrola remanentowa z US nie musi być pisemnie zapowiedziana, oznacza to, że w styczniu do każdej firmy handlowej, usługowej czy produkcyjnej mogą przyjść pracownicy US i, po okazaniu legitymacji, zażądać pokazania remanentu. Spis z natury należy sporządzić przed rozpoczęciem sprzedaży w nowym roku. Zgodnie z przepisami nie możemy rozpocząć sprzedaży w nowym roku, jeśli nie spisaliśmy stanu towarów na dzień zakończenia poprzedniego roku. Wartość remanentu na dzień 31 grudnia 2015 jest jednocześnie wartością remanentu na początek roku – na dzień 1 stycznia 2016 r. Spisu nie zanosimy do urzędu skarbowego, dołączamy do innych dokumentów księgowych i przechowujemy 5 lat.

W jaki sposób księgować spis z natury?

Spis z natury musi być wpisany do księgi. Możliwe jest wpisanie remanentu na dzień 31 grudnia jako wielu pozycji lub jednej – pod warunkiem, że sporządzono odrębny dokument zawierający szczegółowe zestawienie (sytuacja najczęściej praktykowana przez podatników). Spis z natury na dzień 31 grudnia, i na dzień 1 stycznia to dwa odrębne dokumenty:

spis z natury na ostatni dzień roku podatkowego jest dokumentem kończącym KPiR na ten rok podatkowy,
spis z natury na pierwszy dzień roku podatkowego jest dokumentem otwierającym KPiR w danym roku podatkowym.

Dokument ten nie wpływa na podsumowanie wartości kolumn, strony, miesiąca czy roku, pomimo księgowania w kolumnie „Pozostałe wydatki”. Wartość remanentów – początkowego i końcowego z uwzględnieniem pomniejszenia z tyt. nieopłaconych faktur kosztowych dotyczących towarów handlowych wykazanych w remanencie na koniec roku – wykazujemy w rozliczeniu rocznym. W serwisie, remanent na dzień 31 grudnia wprowadzamy przez zakładkę „majątek” ➡ „remanenty” ➡ „dodaj remanent”. Natomiast remanent na dzień 1 stycznia jest automatycznie dodawany do styczniowej KPiR. Należy w zakładce „ewidencje” kliknąć na skrót „Rem.”, a następnie na dole strony – „edytuj” i wprowadzić sumę. Spis z natury na koniec roku a przeterminowane płatności w PIT z tytułu niezapłaconych faktur. W remanencie na koniec roku ujmujemy oraz wyceniamy wszystkie towary jakie widnieją na stanie firmy na dzień sporządzenia spisu z natury, tj. 31 grudnia 2015 r. – również towary handlowe oraz materiały, które nie zostały opłacone na dzień sporządzenia spisu z natury, oraz które na dzień sporządzenia spisu z natury przestały być kosztem uzyskania przychodu. Informacje związane ze sporządzeniem spisu z natury zawiera: § 29 pkt. 4a Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W jaki sposób spis z natury wpływa na koszty podatkowe i rozliczenie roczne? Podatnik prowadzący KPiR porównuje wartości dwóch remanentów: na początek i na koniec KPiR za dany rok podatkowy. Jeżeli wartość spisu z natury na koniec roku jest wyższa od wartości spisu z natury na początek roku, wówczas o tę różnicę koszty uzyskania przychodu zostaną zmniejszone. Jeżeli wartość spisu z natury na koniec roku jest niższa od wartości spisu z natury na początek roku, wówczas o tę różnicę koszty uzyskania przychodu zostaną zwiększone.

II. Zamknięcie roczne PKPiR

Oprócz sporządzenia remanentu, po zakończeniu roku podatkowego i zakończeniu wszystkich zapisów księgowych, należy zamknąć PKPIR. Zamknięcie polega na podsumowaniu zapisów księgi z uwzględnieniem remanentów początkowego i końcowego danego roku. Tak wyliczony dochód jest przenoszony do zeznania rocznego. Podsumowanie księgi powinno być ostatnią stroną księgi. Po wydrukowaniu PKPIR należy dołączyć podsumowanie do wydruku i zbroszurować (np. zszyć zszywaczem). Zestawienie z uwzględnieniem remanentów jest dostępne w serwisie ifirma.pl w zakładce „ewidencje”, na dole strony przycisk „wygeneruj zestawienie”. W okresie należy podać od 1 stycznia 2015 do 31 grudnia 2015 oraz zaznaczyć „uwzględniaj wartość remanentów”, wpisać wartości sum remanentów a następnie kliknąć na przycisk „wygeneruj”. Zestawienie należy wydrukować i przechowywać wraz z pozostałymi dokumentami księgowymi.

III. Roczne informacje składane do urzędów oraz zeznania roczne

Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Do 1 lutego 2016 r. niektórzy płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe mają obowiązek wypełnić i przesłać do ZUS informacje ZUS IWA. Informację ZUS IWA za 2015 r. ma obowiązek wypełnić i przesłać do ZUS płatnik składek, który spełnił łącznie następujące warunki:

był zgłoszony w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r. oraz przez co najmniej jeden dzień stycznia 2016 r.,
w 2015 r., którego dotyczy ZUS IWA, zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego w przeliczeniu na miesiące co najmniej 10 ubezpieczonych,
na 31 grudnia 2015 r. jest wpisany do rejestru podmiotów gospodarki narodowej, zwanego dalej „rejestrem REGON”.

Jeżeli płatnik składek nie spełni chociaż jednego z tych warunków, nie wysyła do ZUS informacji ZUS IWA za 2015 r.

Składki ZUS – terminy zapłaty

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników opłacają składki za grudzień 2015 do 15 stycznia 2016 r. Przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają pracowników opłacają składki ZUS nie później niż do 10 stycznia 2016 r.

Urząd skarbowy

Przedsiębiorcy prowadzący KPIR powinni rozliczyć się z dochodów lub straty z działalności do 2 maja 2016. Data złożenia zeznania nie musi pokrywać się z datą zapłacenia podatku. Podatek na podstawie zeznania rocznego należy wpłacić do 2 maja 2016 r.

Inne obowiązki i prawa

Do 20 stycznia 2016 r. należy wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy za grudzień lub IV kwartał, chyba że wcześniej zostanie złożona deklaracja roczna. Czynni płatnicy VAT składają deklarację VAT-7 za miesiąc grudzień nie później niż do 25-tego stycznia, podobnie jak podatnicy składający VAT-7K za IV kwartał. Do 20 stycznia 2016 podatnicy planujący zmienić metodę opodatkowania (z podatku na zasadach ogólnych na podatek liniowy lub odwrotnie) powinni pisemnie zawiadomić swój urząd skarbowy. Jeżeli nie złożą zawiadomienia, urząd przyjmie, że w tym roku podatkowym – 2015 – podatnik będzie rozliczał się z dochodów z działalności na dotychczasowych zasadach. Do 20 lutego 2016 podatnicy planujący zmienić tryb rozliczania się z podatku dochodowego (z miesięcznych na kwartalnie lub z kwartalnych na miesięczne) powinni pisemnie zawiadomić swój urząd skarbowy o zmianie trybu. Jeżeli nie złożą zawiadomienia, urząd przyjmie, że w tym roku podatkowym – 2016 – podatnik będzie rozliczał się z zaliczek na podatek dochodowy w tych samych terminach.

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników

Przedsiębiorca, zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę, umowy o pracę nakładczą, umowy zlecenia lub umowy o dzieło powinien złożyć do urzędów skarbowych deklaracje roczne: PIT-4R, PIT-8AR oraz PIT-11. PIT-4R za 2015 r. składamy do nie później niż do 1 lutego 2016 r. do urzędu skarbowego, do którego wpłacane były w trakcie roku zaliczki na podatek dochodowy z działalności oraz zaliczki na podatek dochodowy za pracowników. Kopię wysłanego do urzędu PIT-4R podatnik przechowuje u siebie. W przypadku zmiany właściwości US dla podatku dochodowego w trakcie raku, deklaracje PIT 4R składamy do urzędu skarbowego zgodnego z miejscem zamieszkania na dzień 31 grudnia 2015 r. PIT-8AR za 2015 r. informacja o wysokości odprowadzonego zryczałtowanego podatku dochodowego od wynagrodzeń do 200 zł brutto – deklaracje składamy do nie później niż do 1 lutego 2016 r. do urzędu skarbowego, do którego wpłacane były w trakcie roku zaliczki na podatek dochodowy z działalności oraz zaliczki na podatek dochodowy za pracowników przy umowach zlecenie oraz o dzieło do kwoty 200 zł brutto. Kopię wysłanego do urzędu PIT-8R podatnik przechowuje u siebie.

Uwaga – Zmiana terminów składania PIT-11:

Zmieniły się zasady składania PIT-11 za 2015 r. W 2016 roku PIT-11 w formie papierowej mogą składać wyłącznie firmy zatrudniające w 2015 r. nie więcej niż 5 pracowników. Deklaracje PIT-11 w formie papierowej trzeba złożyć do końca stycznia 2016 r. do urzędu skarbowego, w którym rozlicza się pracownik. Pozostały firmy muszą złożyć PIT-11 w formie elektronicznej do 28 lutego 2016 r. Aby wysłać PIT-11 elektronicznie z serwisu ifirma.pl, konieczne jest wcześniejsze złożenie przez właściciela firmy w US upoważnień UPL-1, które pozwalają na podpisywanie e-deklaracji pracownikom serwisu ifirma. Oprócz przekazania PIT-11 do US drugi egzemplarz należy dostarczyć pracownikowi. Można to zrobić osobiście lub listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Termin przekazania PIT-11 pracownikowi nie uległ zmianie – niezależnie od formy przekazania jest to 28 lutego. Trzeci egzemplarz PIT-11 przedsiębiorca przechowuje w aktach osobowych pracownika.