Pełnomocnik w sprawach podatkowych

Pełnomocnik - omówione zagadnienia:

Kto może być pełnomocnikiem w sprawach podatkowych?

Uwagi ogólne

Zgodnie z przepisem art. 138a §1 Ordynacji podatkowej Strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.

Z powyższego przepisu wprost wynika, że w sprawach podatkowych strona może co do zasady działać przez pełnomocnika. Ustanowienie pełnomocnika i jego udział w postępowaniu jest prawem strony, a nie jej obowiązkiem. Niemniej należy mieć na uwadze, że wyjątkowo może się okazać, że z charakteru czynności będzie wynikać konieczność osobistego załatwienia sprawy przez stronę, a nie przez jej pełnomocnika, przykładowo w przypadku przesłuchania strony w toku postępowania.

WAŻNE – zakaz działania strony za pośrednictwem pełnomocnika dotyczyć może tylko przeprowadzenia poszczególnych czynności, a nie całego postępowania podatkowego

Pełnomocnik

Zgodnie z przepisem art. 138b §1 Ordynacji podatkowej Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Z kolei § 3 stanowi, że W kwestiach mniejszej wagi wynikających w toku postępowania, organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest małżonek strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu strony.

Co do zasady, zgodnie z powyższym przepisem pełnomocnikiem strony może być wyłącznie konkretnie wskazana osoba fizyczna.

Pełnomocnik musi posiadać pełną zdolność do czynności prawnych, którą posiadają osoby pełnoletnie oraz osoby małoletnie, które zawarły małżeństwo – chyba że są ubezwłasnowolnione całkowicie lub częściowo.

WAŻNE – przy ustanawianiu pełnomocnictwa nie ma znaczenia wiedza osoby pełnomocnika, stosunek prawny łączący go ze stroną czy też fakt prowadzenia działalności gospodarczej przez pełnomocnika w zakresie usług doradczych i reprezentacji w postępowaniach.

Warto również pamiętać, że nawet jeśli został ustanowiony pełnomocnik, to nie jest wykluczone osobiste działanie strony. Tym samym strona może osobiście działać w sprawie podatkowej pomimo uprzedniego ustanowienia pełnomocnika.

Pełnomocnik domniemany

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na przepis art. 138b § 3 Ordynacji podatkowej, który przewiduje, że w sprawach mniejszej wagi, w sytuacji gdy zamiast strony występuje w postępowaniu jej małżonek, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu strony – wówczas organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa. Zatem z pełnomocnictwem domniemanym mamy do czynienia zatem wówczas, gdy łącznie są spełnione następujące przesłanki:

sprawa musi być uznana za sprawę mniejszej wagi;
pełnomocnikiem strony musi być jej małżonek;
nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia małżonka do działania w imieniu strony.

Pełnomocnik zawodowy

Pełnomocnikiem zawodowym może być wyłącznie osoba wykonująca jeden z wymienionych zawodów zaufania publicznego, tj.:

osoby fizyczne wpisane na listę doradców podatkowych;
adwokaci i radcowie prawni.

Inne osoby mogą być pełnomocnikami w sprawach podatkowych tylko wpadkowo, nie w ramach swoich działań zawodowych.

WAŻNE – wyłącznie profesjonalni pełnomocnicy mają prawo do uwierzytelniania kopii udzielonego im pełnomocnictwa.

Tymczasowy pełnomocnik szczególny

Zakres tymczasowego pełnomocnika szczególnego dla osób nieobecnych wprowadzają został uregulowany w przepisach art. 138l i 138m Ordynacji podatkowej. Instytucja ta ma ona umożliwić przeprowadzenie procedur podatkowych w przypadku braku kontaktu ze stroną, przy zapewnieniu osobie nieobecnej profesjonalnej reprezentacji.

Tymczasowego pełnomocnika szczególnego dla osoby fizycznej można wyznaczyć, w przypadku gdy:

osoba musi być uznana za osobę nieobecną;
sprawa musi być uznana za sprawę niecierpiącą zwłoki.

Za osobę nieobecną uznaje się osobę niemającą miejsca zamieszkania w rozumieniu art. 25 Kodeksu cywilnego (zgodnie z tym przepisem miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu) lub której miejsce pobytu nie jest znane.

Z kolei sprawą niecierpiącą zwłoki uznaje będzie sprawa, co do której będzie zachodziła konieczność podjęcia niezbędnych czynności procesowych.

Usługi księgowe dla prawników – sprawdź dlaczego jest to dobre rozwiązanie dla Twojej firmy!

Rola pełnomocnika

Z uwagi na rolę pełnomocnika (szczególnie procesowego), przepisy Ordynacji podatkowej przewidują sytuacje, w których nie można pominąć pełnomocnika. Dotyczy to między innymi następujących kwestii, tj.:

ogólną regułę doręczania wszelkiej korespondencji pełnomocnikowi (por. art. 145 Ordynacji podatkowej);
zawiadomienie o nierozpoczęciu lub zawieszeniu biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (por. art. 70c Ordynacji podatkowej);
podejmowanie czynności skutkujących przerwaniem lub zawieszeniem biegu przedawnienia (por. art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej);
doręczenia decyzji o zabezpieczeniu (por. art. 33 Ordynacji podatkowej);
doręczenia postanowienia w przedmiocie rygoru natychmiastowej wykonalności (por. art. 239b Ordynacji podatkowej).

Rodzaje pełnomocnictw

Zgodnie z przepisem art. 138a § 2 Ordynacji podatkowej pełnomocnictwo może być:

ogólne (por. art. 138d Ordynacji podatkowej)
pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych [por. art. 138d §1 Ordynacji podatkowej];
szczególne (por. art. 138e Ordynacji podatkowej)
pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego [por. art. 138e § 1 Ordynacji podatkowej];
do doręczeń (por. art. 138f Ordynacji podatkowej)
pełnomocnictwo do doręczeń jest jedynym rodzajem reprezentacji, który ma charakter obligatoryjny, przy czym jest to obligatoryjność warunkowa. Strona ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń, jeżeli nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, a jednocześnie:
zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres poza Unią Europejską;
nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej lub Unii Europejskiej i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania [por. art. 138f § 1 Ordynacji podatkowej].

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji zostało uregulowane w przepisie art. 80a Ordynacji podatkowej. Zgodnie z § 1 Jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.

Tym samym pełnomocnictwo udzielone w oparciu o powyższą upoważnia do podpisywania deklaracji przez ustanowionego pełnomocnika.

WAŻNE – udzielone pełnomocnictwo jest skuteczne do składania deklaracji określonych w treści pełnomocnictwa, aż do momentu jego odwołania.

Pełnomocnictwo udzielone do reprezentowania w postępowaniach prowadzonych na podstawie art. 138a tej ustawy powinno zostać uzupełnione o uprawnienie do podpisywania deklaracji zawsze, gdy wolą mocodawcy jest także, aby to pełnomocnik podpisał za niego deklarację podatkową. Pełnomocnik działający na podstawie art. 138a Ordynacji podatkowej składa oświadczenia woli, nie budzi natomiast wątpliwości, że pełnomocnik podpisujący deklarację podatkową składa oświadczenie wiedzy [por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 7 czerwca 2022 r., sygn. I SA/Gd 346/22].

Co więcej, możesz również wyznaczyć pełnomocnika do podpisywania elektronicznych deklaracji podatkowych za pomocą profilu zaufanego. Jeśli chcesz wiedzieć więcej na ten temat, to przejdź do tego artykułu.

Forma pełnomocnictwa

Co do zasady, pełnomocnictwo w prawie podatkowym może być udzielone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Jednakże w wypadku pełnomocnictwa elektronicznego musi ono być opatrzone:

kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
podpisem zaufanym;
podpisem osobistym.

WAŻNE – pełnomocnictwo może być udzielone w różnych formach, ale istotne znaczenie ma wyrażenie przez stronę woli w tym zakresie, tj. konkretne wskazanie, że w danej sprawie strona chce korzystać z pomocy innego podmiotu (pełnomocnika).

Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych

Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych to informatyczna baza danych, w której są gromadzone i dostępne dla organów podatkowych wszelkie informacje o pełnomocnictwach ogólnych, tj. informacje o udzieleniu pełnomocnictwa, o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu. Wobec tego pełnomocnictwo ogólne nie musi być zatem składane do akt każdej sprawy, w której pełnomocnik działa na podstawie wynikającego z niego upoważnienia.

Prowadzenie Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych zostało powierzone Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej [por. art. 138k § 2 Ordynacji podatkowej].

Z kolei zgodnie art. 138k § 3 Ordynacji podatkowej Minister właściwy do spraw finansów publicznych może, w drodze rozporządzenia, upoważnić organ Krajowej Administracji Skarbowej do wykonywania zadań Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie prowadzenia Centralnego Rejestru, mając na celu zapewnienie sprawnego funkcjonowania tego rejestru.

Tym samym do wykonywania zadań Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie prowadzenia Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych wyznaczono Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wieluniu [por. § 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 24 stycznia 2017 r. w sprawie upoważnienia organu Krajowej Administracji Skarbowej do wykonywania zadań w zakresie prowadzenia Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (Dz.U. poz. 200)].

Podsumowanie

Przepisy Ordynacji podatkowej wprost umożliwiają stronie działanie przez pełnomocnika. Co do zasady pełnomocnikiem strony jest osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Warto jednak pamiętać, że niekiedy pełnomocnikiem może zostać tylko ustanowiony wyłącznie profesjonalny podmiot, tj. osoba wykonująca zawód zaufania publicznego, np. adwokat czy doradca podatkowy.

Jeśli zaś chcesz wiedzieć kim jest prokurent i jakie są jego uprawnienia, to przejdź tutaj.