Obowiązek ten ciąży tylko na tych pracodawcach, którzy otrzymali przed 10 stycznia 2010 r. PIT-12 od swojego pracownika, na którym wnioskuje on o sporządzenie takiego rozliczenia za 2009 rok. Jeśli pracownik spóźnił się z oświadczeniem, to sporządzenie PIT-40 zależy wyłącznie od dobrej woli pracodawcy. Może on wesprzeć pracownika w rozliczeniach z urzędem skarbowym, ale nie musi.
Płatnik, który PIT-12 otrzymał, musi za podatnika wypełnić PIT-40. Rozliczenie podatku za pośrednictwem płatnika jest dużym ułatwieniem dla podatników. Trzeba jednak pamiętać, że nie dla wszystkich będzie ono opłacalne. Płatnik, który wypełnia PIT-40, nie uwzględni w nim żadnych ulg podatkowych ani np. odpisu
1 proc. podatku na rzecz organizacji pożytku publicznego. Pracownicy, którzy zamierzają skorzystać z ulgi prorodzinnej, nie powinni składać pracodawcy oświadczeń PIT-12, tylko wypełnić samodzielnie odpowiednie zeznanie roczne po otrzymaniu PIT-11.
PIT-40 – rozliczenie podatku za pracownika
Obliczając podatek za pracownika, płatnik uwzględnia przysługujące pracownikowi koszty uzyskania przychodu w wysokości ustawowej lub faktycznie poniesionych wydatków, jeżeli roczne ustawowe koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej. Koszty w wysokości faktycznie poniesionej są uwzględniane na podstawie oświadczenie pracownika (PIT-12), który musi pamiętać o konieczności udokumentowania ich wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.
Pracodawca powinien pamiętać o uwzględnieniu w PIT-40 kosztów uzyskania przychodów za wszystkie miesiące, w których pracownik świadczył pracę.
Gdy z PIT-40 wynika konieczność dopłaty podatku, pracodawca pobiera kwotę dopłaty z dochodu pracownika za marzec 2010 r. Różnicę tę, na wniosek pracownika, można pobrać także z dochodu za kwiecień.
Jeśli umowa o pracę wygasła w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę pracodawca wpłaca na rachunek urzędu skarbowego, właściwego ze względu na swoją siedzibę (łącznie z zaliczkami pobranymi od
wynagrodzeń, należnymi za te miesiące).
Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, pracodawca zwraca ją pracownikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce pracodawca potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędowi skarbowemu. Zwrócone kwoty wykazuje w deklaracji PIT-4R za 2010 r.
Podsumowując, z możliwości rozliczenia swoich dochodów za 2009 r. za pośrednictwem pracodawcy może skorzystać podatnik, który:
- uzyskał w 2009 r. dochód wyłącznie od jednego płatnika i jest jego pracownikiem w 2010 r.,
- przed 10 stycznia 2010 r. złożył oświadczenie na druku PIT-12, oświadczając, że:
- poza dochodami uzyskanymi od tego płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów ze sprzedaży nieruchomości, innych opodatkowanych stawką zryczałtowaną czy dochodów rozliczanych na PIT-38 (niektóre dochody kapitałowe) albo dochodów z działalności gospodarczej opodatkowanych podatkiem liniowym, ryczałtem czy kartą podatkową (dochodów tych nie rozlicza się według zasad ogólnych),
- nie korzysta z odliczeń, z wyjątkiem odliczenia zapłaconych w danym roku podatkowym składek na ubezpieczenie społeczne, składek zdrowotnych pobranych od podatnika oraz zwrotu nienależnie pobranych świadczeń,
- nie korzysta z możliwości wspólnego opodatkowania małżonków lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko,
- nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z wyjątkiem zwrotu składki na ubezpieczenie zdrowotne zwróconej podatnikowi przez pracodawcę.
Zespół IFIRMA 
Adam Sawicki
Małgorzata Jagusiak
Izabela Pięta
