Najem prywatny a najem w działalności – różnice w rozliczeniu

Przedstawiamy kluczowe aspekty, na które należy zwrócić uwagę z perspektywy rozliczeń podatkowych.

Zapoznaj się także z naszym materiałem wideo.

Formy opodatkowania – porównanie

Od 2022 roku podatnicy wynajmujący swoje mieszkanie prywatnie nie mają już możliwości wyboru form opodatkowania. Dostępny jest jedynie ryczałt rozliczany na formularzu PIT-28. W efekcie, nawet jeśli otrzyma się choć jedną zapłatę czynszu, na przykład w grudniu, koniecznością staje się złożenie PITu-28 do skarbówki.

Nieco inaczej wygląda to w przypadku najmów w działalności. Zarówno najem, jak i sama firma muszą być opodatkowane tak samo.

Prowadzenie ewidencji – obowiązek czy wybór?

Przy wynajmie prywatnym nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji. Jednak pojawia się on, gdy najem ma miejsce w działalności. Kreuje to konieczność prowadzenia PKPiR lub ewidencji przychodów w ryczałcie. Sam wybór zależy już od indywidualnej formy opodatkowania.

Składki ZUS i podatki

Składek ZUS nie opłaca się od najmu prywatnego. Natomiast w kontekście najmów w działalności pojawia się obowiązek zapłaty ZUS-u od całości prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.

Ewidencjonowanie przychodów na kasie fiskalnej

W przypadku gdy prowadzimy swoje jednoosobowe przedsiębiorstwo oraz wynajmujemy mieszkanie, krótkoterminowo czy też jest to najem prywatny, musimy wziąć pod uwagę, że w pewnym momencie może pojawić się obowiązek założenia kasy fiskalnej.

Na szczęście istnieją jednak pewnego rodzaju zwolnienia z obowiązku prowadzenia sprzedaży na takiej kasie fiskalnej. Mowa tu między innymi o zwolnieniach kwotowych do 20 000 zł – jeżeli sprzedaż na rzecz osób prywatnych nie przekracza tej kwoty, nie ma obowiązku ewidencjonowania na kasie, nie trzeba kupować kasy fiskalnej.

Dodatkowo, jeżeli całość płatności, które są procedowane w ramach tych transakcji (najmu) jest przekazywana elektronicznie, za pomocą bankowości elektronicznej, wtedy też wszystkie te płatności łączą się z możliwością skorzystania z takiego zwolnienia.

Co istotne, pierwsza płatność przyjęta w gotówce po przekroczeniu tego kwotowego limitu 20 000 zł nakłada obowiązek założenia kasy fiskalnej. Uniknięcie tego wymaga więc pilnowania, by całość najmu była rozliczana elektronicznie.

Drugą czynnością, która pozwala na zwolnienie z kasy fiskalnej w przypadku najmu jest wystawianie faktury. Wtedy, nawet jeśli płatność ma formę gotówkową, ale “sprzedaż najmu” jest fakturowana, to przysługuje zwolnienie z kasy fiskalnej dla najmu.

Różnice w rozliczaniu podatku VAT

Podczas gdy prywatny najem mieszkania korzysta ze zwolnienia z VAT-u, najem na cele użytkowe i tak zwane zakwaterowanie krótkoterminowe podlega pod zwolnienie do 200 000 zł. Samo rozliczanie najmów działalności inaczej wygląda u podatnika VAT a inaczej u korzystającego ze zwolnienia.

Nievatowcy mają nieco prościej pod tym względem, że zarówno najem prywatny, jak i najem w ramach działalności – krótkotrwały, rozliczają wyłącznie na gruncie podatku dochodowego.

Jeżeli wynajmują mieszkanie na cele mieszkalne – długoterminowo, to mogą ten najem prywatny rozliczać niejako poza działalnością, na ryczałcie. Z kolei podmioty wynajmujące krótkoterminowo mają obowiązek wpisania wszystkich przychodów z najmu do prowadzonej ewidencji podatkowej w ramach działalności.

Sprawa bardziej się komplikuje w przypadku vatowców. Tutaj najem prywatny jest odrębnie raportowany na gruncie podatku VAT, pomimo że mieszkanie nie jest przedmiotem majątku przedsiębiorstwa, jego środkiem trwałym. Taki najem prywatny jest jednak rozpatrywany jako świadczenie usług, co należy wykazywać w comiesięcznej czy cokwartalnej deklaracji VAT.

Chociaż pojawia się tu zwolnienie z podatku VAT (nie ma konieczności uiszczania podatku VAT z tytułu najmu prywatnego), taka pozycja musi się znaleźć w comiesięcznej deklaracji. Fakt ten wpływa również na samą proporcję sprzedaży opodatkowanej oraz sprzedaży zwolnionej, co oddziałuje chociażby na możliwość ujęcia w 100% faktur VAT, które mają związek zarówno ze sprzedażą opodatkowaną (tzw. core business), jak i najmem prywatnym mieszkania.

Przykładem może być tutaj faktura za usługi księgowe, która w przypadku najmu mieszkania na większą skalę nie będzie mogła być księgowana w 100% na gruncie podatku VAT. W efekcie niedostępna będzie opcja odliczenia tego VAT-u w całości.

Kluczową kwestią staje się także limit zwolnienia podmiotowego.

Jeżeli jednocześnie jest prowadzony najem prywatny mieszkania oraz zwykła działalność gospodarcza (core business), to 200-tysięczny limit należy brać pod uwagę w tych dwóch rodzajach sprzedaży. Najem prywatny liczy się więc też do zwolnienia podmiotowego i wpływa na ewentualne szybsze jego przekroczenie łączące się z obowiązkiem rejestracji do podatku VAT.