Zespół IFIRMA 
Kwestię obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji VAT reguluje dział XI, rozdział 2 ustawy o VAT (art. 109-110). Zgodnie z tymi przepisami ewidencje są zobowiązani prowadzić podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT jak i czynni podatnicy podatku VAT. Zgodnie z art. 109 ust. 1 podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego mają obowiązek prowadzić ewidencje sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Celem prowadzenia takiej ewidencji jest ustalenie momentu przekroczenia limitu zobowiązującego do rejestracji VAT.
Obowiązek prowadzenia ewidencji VAT
W przypadku kiedy mimo obowiązku podatnik zwolniony z VAT nie prowadzi wskazanej ewidencji lub prowadzi ją w sposób nierzetelny a na podstawie prowadzonej ewidencji nie można ustalić wartości sprzedaży, wówczas urząd skarbowy w drodze oszacowania ustala wartości sprzedaży opodatkowanej oraz kwotę podatku należnego. W przypadku, kiedy nie ma możliwości ustalenia co jest przedmiotem sprzedaży wówczas przy naliczeniu podatku zostanie zastosowana stawka podstawowa.
W przypadku podatników zwolnionych przedmiotowo z VAT przepisy nie wskazują jednoznacznie na obowiązek prowadzenia przez nich ewidencji VAT. Z treści art. 109 ust. 3 należałby jednak wnioskować, iż podatnik wykonujący wyłącznie czynności zwolnione na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 ustawy o VAT nie ma obowiązku prowadzenia takiej ewidencji.
Warto zwrócić uwagę na to, iż część usług zwolnionych na podstawie art. 43 ustawy o VAT (np. usługi ubezpieczeniowe), jeśli nie mają charakteru usług pomocniczych są wliczane do limitu zwolnienia podmiotowego z VAT. Podatnik, który świadczy jedynie tego typu usługi nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji VAT, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT. W sytuacji kiedy taki podatnik zaczyna świadczyć usługi opodatkowane, wliczane do limitu musi być w stanie na podstawie prowadzonej ewidencji ustalić czy przekroczył limit uprawniający do zwolnienia z VAT. Przepisy nie wskazują jakie dokumenty ma posiadać aby to ustalić. Wystarczająca będzie to ewidencja prowadzona dla celów podatku dochodowego np. podatkowa księga przychodów i rozchodów.
Czynni podatnicy VAT
Najwięcej obowiązków w zakresie ewidencji dla podatku VAT mają podatnicy VAT czynni. Zgodnie z art. 109 ust 3 czynni podatnicy podatku VAT mają obowiązek prowadzenia ewidencji zawierającej dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji oraz informacji podsumowującej.
Przepisy nie określają wzoru ewidencji VAT, wskazują natomiast na elementy jakie powinny się w niej znaleźć. Są nimi:
- dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania
- wysokość podatku należnego
- korekty podatku należnego
- kwoty podatku naliczonego obniżające kwoty podatku należnego
- korekty podatku naliczonego
- kwoty podatku podlegającej wpłacie do US lub zwrotowi
- inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji w tym nr NIP nabywcy
- ewidencja prezentów o małej wartości (art. 7 ust. 4 pkt. 2a ustawy o VAT),
- ewidencja towarów otrzymanych do uszlachetniania (art. 109 ust. 9),
- ewidencja towarów wysłanych do uszlachetniania (art. 109 ust. 10),
- ewidencja przemieszczenia nieuznawanego za wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (art. 109a),
- ewidencja nabycia towarów niestanowiącego WNT (art. 109 ust. 11),
- ewidencja towarów wprowadzanych do magazynu konsygnacyjnego (art. 12a ust. 1 pkt. 4),
- ewidencja towarów przemieszczanych do miejsca odpowiadającego magazynowi konsygnacyjnemu (art. 20a ust. 2 pkt. 2),
- ewidencja transakcji objętych procedurą szczególną rozliczania VAT dla usług elektroniczny, nadawczych i telekomunikacyjnych (art. 130d i 134),
- ewidencja VAT u podatników świadczących usługi przewozów okazjonalnych (art. 134c).
W przypadku powyższych ewidencji ustawodawca wyraźnie wskazał, iż są one ewidencjami odrębnymi od ewidencji VAT o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.
W części przypadków w podstawowej ewidencji VAT mają pojawić się dodatkowe dane. Tak jest np. w przypadku procedury VAT marża dla biur podróży czy procedury VAT marża dla towarów używanych. W pierwszym z tych przypadków, zgodnie z art. 119 ust. 3a podatnicy „są obowiązani prowadzić ewidencje, o której o mowa w art. 109 ust. 3, z uwzględnieniem kwot wydatkowanych na nabycie towarów i usług od innych podatków dla bezpośredniej korzyści turysty”. W drugim prowadzona ewidencja musi zawierać „w szczególności kwoty nabycia towarów niezbędne do określenia kwoty marży. Jeśli podatnik oprócz sprzedaży towarów używanych opodatkowanych w procedurze VAT marża stosuje również ogólne zasady opodatkowania wówczas ewidencja VAT powinna być prowadzona z uwzględnieniem podziału w zależności od sposobu opodatkowania.
Dodatkowy zakres danych wymagany jest dla podmiotów prowadzących sprzedaż złota inwestycyjnego (art. 125 ustawy o VAT) czy podatników, dla których ma zastosowanie procedura uproszczona w ramach transakcji trójstronnych (art. 138 ustawy o VAT).
Podstawowym błędem w zakresie prowadzenia ewidencji jest brak jej prowadzenia czy jej prowadzenie w sposób niezgodny z przepisami (np. bez uwzględnienia wszystkich danych wymaganych przepisami) czy w sposób nieodzwierciedlający stanu faktycznego.
Ewidencje VAT zgodnie z Kodeksem karnym i skarbowym są uważane za księgi. Czyny zabronione związane z obowiązkiem prowadzenia ksiąg regulują art. 60 i 61 Kodeksu karnego i skarbowego. Są nimi – nieprowadzenie ksiąg, mimo takiego obowiązku oraz ich prowadzenie w sposób nierzetelny (niezgodny ze stanem rzeczywistym) lub wadliwy. Podatnik, który, mimo obowiązku, nie prowadzi ewidencji lub prowadzi ją w sposób nierzetelny popełnia przestępstwo skarbowe i podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych a w przypadku mniejszej wagi karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Z kolei podatnik prowadzący ewidencje w sposób wadliwy (niezgodny z przepisami) podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Dorota Łesak
Adrianna Glapiak
