Odliczanie 100% VAT od samochodu osobowego – obowiązki i ewentualne konsekwencje przed US

Użytkowanie samochodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej można uznać za pewien standard. Od 1 kwietnia 2014 roku za sprawą nowelizacji przepisów ustawy o VAT przedsiębiorcy uzyskali możliwość odliczenia całej kwoty podatku od nabycia firmowych samochodów osobowych oraz od wydatków związanych z ich eksploatacją. Jednak, aby móc skorzystać z tego przywileju, należy dopełnić pewnych formalności i przestrzegać surowych warunków, jakie przewidział ustawodawca.

Samochód osobowy w odniesieniu do przepisów ustawy o VAT

Przepisy ustawy o podatku VAT nie definiują dokładnie pojęcia samochodu osobowego. Ustawodawca posłużył się bowiem stwierdzeniem pojazdu samochodowego w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym, którego dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony. Zatem, aby stwierdzić, czy samochód osobowy podlega ograniczeniom w odliczeniu VAT należy zapoznać się z definicjami zawartymi w Prawie o ruchu drogowym.

Zgodnie z definicją pojazdu samochodowego, jest to pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h (określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego). Zatem, każdy pojazd, którego warunki techniczne będą pozwalały na rozwinięcie wspomnianej prędkości – podlega ograniczeniu w odliczeniu podatku VAT. Wyjątkiem są pojazdy, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Szczegółową listę tych pojazdów zawiera art. 86a ust. 9 ustawy o VAT.

Należą do nich:

1. pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
2. klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
3. z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
4. pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
5. pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa

• agregat elektryczny/spawalniczy,
• do prac wiertniczych,
• koparka, koparko-spycharka,
• ładowarka,
• podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
• żuraw samochodowy

– jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

Dodatkowo przepisy o ruchu drogowym definiują dokładnie pojęcie samochodu osobowego, którym jest pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą oraz ich bagażu.

Odliczenie VAT od samochodów osobowych

Obecnie podatnicy użytkujący samochody osobowe w działalności gospodarczej mają ograniczone prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków poniesionych na ich nabycie oraz kosztów związanych z eksploatacją i bieżącym użytkowaniem. Generalnie przedsiębiorca ma do wyboru jedną z dwóch możliwości – odliczenie 50% podatku VAT bez konieczności spełnienia dodatkowych warunków formalnych lub odliczenie pełnej kwoty podatku. Drugie rozwiązanie jest atrakcyjne dla wielu przedsiębiorców, jednak warunki, jakie należy spełnić, aby z niego skorzystać zdecydowanie zniechęcają.

Ograniczone prawo do odliczenia 50% podatku VAT od pojazdów samochodowych przysługuje przedsiębiorcom, którzy użytkują je w tzw. sposób mieszany, czyli zarówno dla celów firmowych, jak i prywatnych. W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na pełne odliczenie podatku VAT od użytkowego pojazdu – musi udowodnić, iż jest on użytkowany wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej.

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, jeżeli:

• zostały zgłoszone w urzędzie skarbowym, jako pojazdy firmowe poprzez złożenie formularza VAT-26;
• sposób ich wykorzystywania, zwłaszcza określony w ustalonych zasadach ich używania, wyklucza użytek do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Podatnik powinien sporządzić regulamin wewnętrzny, który będzie dokładnie określał zasady użytkowania pojazdu w firmie;
• w celu wykluczenia użytkowania pojazdu dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzona jest szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu.

Deklaracja VAT-26

Odliczenie podatku VAT w pełnej wysokości od nabycia pojazdu oraz wydatków związanych z jego eksploatacją powinno zostać poprzedzone złożeniem we właściwym ze względu na podatek VAT urzędzie skarbowym deklaracji VAT-26. Formularz stanowi formę zgłoszenia informacji o pojazdach, które będą wykorzystywane wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej i można go pobrać bezpośrednio ze strony Ministerstwa Finansów. Podatnicy powinni dostarczyć naczelnikowi urzędu skarbowego wypełnioną deklarację w terminie 7 dni od dnia, w którym zakupią pojazd lub poniosą pierwszy wydatek z nim związany.

Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo

Dodatkowo należy podkreślić, że jeżeli zgłoszenie VAT-26 zostanie dokonane po terminie, to podatnik straci prawo do odliczenia pełnego podatku VAT od wydatków poniesionych przed datą zgłoszenia pojazdu. W takim przypadku, od zakupu pojazdu oraz od wszystkich wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem poniesionych przed dniem zgłoszenia, będzie przysługiwało prawo do odliczenia jedynie 50% podatku VAT.

Kilometrówka dla celów podatku VAT

Jak zostało wspomniane wcześniej, w celu potwierdzenia, iż podatnik wykorzystuje samochód osobowy wyłącznie w działalności gospodarczej, ma on obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, inaczej kilometrówkę. Co istotne, nie jest to ta sama ewidencja przebiegu, której obowiązek prowadzenia dla samochodów niefirmowych nakładają przepisy podatku dochodowego. W tej kwestii można więcej przeczytać w naszym artykule na poradniku: Samochód niefirmowy.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona przez cały okres użytkowania samochodu wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami o podatku VAT ewidencja powinna zawierać:

1. 1. numer rejestracyjny samochodu;
   2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
   3. stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
   4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
      • kolejny numer wpisu,
      • datę i cel wyjazdu,
      • opis trasy (skąd – dokąd),
      • liczbę przejechanych kilometrów,
      • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

2. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Program do faktur – Darmowe konto

Należy wspomnieć również o ważnym wyjątku przewidzianym przez ustawodawcę. Otóż, warunek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie obowiązuje podatników, którzy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej posiadają pojazdy przeznaczone wyłącznie do odsprzedaży (sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika) oraz oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Powyższe obowiązuje jednak, gdy wspomniane zdarzenia gospodarcze stanowią przedmiot działalności podatnika.

Przykład

Firma Beta zajmuje się handlem samochodami. W dniu 18 maja dokonała zakupu pięciu samochodów osobowych na fakturę od firmy, która postanowiła sprzedać niepotrzebne pojazdy posiadane w swojej flocie samochodowej. Dla firmy Beta wydatek stanowi zakup towarów handlowych, ponieważ pojazdy są przeznaczone do dalszej odsprzedaży. W takiej sytuacji ograniczenie w odliczeniu 50% podatku VAT od nabycia samochód osobowych nie obowiązuje, więc firma może odliczyć podatek w pełnej wysokości.

Podsumowując, kilometrówka dla celów VAT nie jest obowiązkowa, ale w przypadku jej braku, przedsiębiorca może odliczyć tylko połowę wartości podatku VAT od zakupu pojazdu oraz wydatków związanych z jego bieżącym użytkowaniem.

Odliczasz 100% podatku VAT – uważaj na kontrolę z urzędu skarbowego

Decydując się na użytkowanie samochodu osobowego wyłącznie w działalności gospodarczej oraz zgłoszenie go na VAT-26 do urzędu skarbowego, jest jednoznaczne z obowiązkiem przestrzegania wcześniej wspomnianych warunków – stworzenie regulaminu oraz prowadzenie kilometrówki. Szczególnie ważne jest, aby ewidencja przebiegu zawierała rzetelne informacje na temat przejechanych tras, a podsumowanie kilometrów zgadzało się z faktycznym stanem licznika pojazdu. Sprawdzenie warunków formalnych będzie bowiem pierwszą kwestią, którą zainteresują się urzędnicy podczas kontroli skarbowej. Warto zwracać uwagę na ilość zakupionego w danym okresie rozliczeniowym paliwa, biorąc pod uwagę faktyczny przebieg samochodu.

Podczas kontroli skarbowej urzędnicy mają prawo do dokonywania oględzin pojazdu, zatem mogą oceniać stan techniczny samochodu oraz weryfikować faktyczny przebieg pojazdu porównując go z zapisami prowadzonej ewidencji przebiegu. Niestety, jeżeli w trakcie tych czynności zostaną wykryte nieścisłości, bądź ewidencja przebiegu nie będzie potwierdzać użytkowania samochodu tylko w celach związanych z działalnością gospodarczą – pełne odliczenie podatku VAT może zostać zakwestionowane. Konsekwencją takiego wyniku kontroli może być obowiązek skorygowania przez podatnika wcześniej odliczonego podatku VAT, co jest jednoznaczne z korektą deklaracji podatkowych oraz zapłatą podatku należnego wraz z odsetkami.

Dodatkowo przepisy kodeksu karnego skarbowego przewidują sankcje karne w postaci nałożonej na podatnika grzywny. W przypadku niezłożenia informacji VAT-26, złożenia jej po terminie lub wykazania na niej danych niezgodnych ze stanem faktycznym i odliczenie podatku VAT w wysokości wyższej, niż podatnik miał do tego prawo – organy skarbowe mogą nałożyć na przedsiębiorcę grzywnę w wysokości do 720 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, warunki osobiste oraz status majątkowy. Generalnie stawka dzienna nie może być niższa, niż jedna trzydziesta minimalnego wynagrodzenia oraz przekraczać jej czterystukrotności.