Poprawne udokumentowanie płatności gotówkowej

W obecnych czasach bardzo popularne są płatności dokonywane kartami płatniczymi lub w formie przelewu bankowego. Jednak jeszcze często spotykamy się z płatnościami gotówkowymi. Po zmianach ustawy o swobodzie działalności gospodarczej od 1 stycznia 2017 roku możemy w transakcjach między przedsiębiorcami dokonywać zapłaty gotówkowej do wartości 15 000 zł.

Dokument potwierdzający poprawne udokumentowanie zapłaty gotówkowej

Zgodnie z art. 462 Kodeksu cywilnego dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania. Dłużnik może żądać pokwitowania w szczególnej formie, jeżeli ma w tym interes. Koszty pokwitowania ponosi dłużnik, chyba, że umówiono się inaczej. Jeżeli wierzyciel odmawia pokwitowania, dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia albo złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego.

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa

Faktury gotówkowe

W praktyce spotykamy się z fakturami gotówkowymi, na których jako sposób zapłaty wskazano gotówka. Sam sposób zapłaty nie świadczy o tym, że faktura jest zapłacona. Sprzedawcy często w formie pieczątki lub odręcznego zapisu nanoszą adnotację, że „zapłacono gotówką” a na fakturze jest dodatkowo zapis, że do zapłaty pozostało 0. Zapisy te potwierdzają dokonanie zapłaty w formie gotówkowej. Jeżeli jednak faktura nie zawiera tych danych, warto poprosić wystawiającego o zamieszczenie odręcznej adnotacji o przyjęciu zapłaty i złożeniu podpisu.

Jeżeli przy wydawaniu towaru sprzedawca nie wystawia nam faktury twierdząc, że zrobi to zgodnie z przepisami podatkowymi w późniejszym terminie, to kupujący dokonując zapłaty gotówkowej, ma prawo żądać wystawienia pokwitowania potwierdzającego dokonanie zapłaty. W praktyce bardzo często w takich sytuacjach wystawiane są pokwitowania w formie druków KP – kasa przyjmie, które w tej sytuacji też dokumentują przyjęcie zapłaty w gotówce.

Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo

Pokwitowanie przyjęcia gotówki

Inną formą potwierdzenia jest wydanie pokwitowania przyjęcia gotówki. Przepisy Kodeksu cywilnego nie wskazują co powinno zawierać takie pokwitowanie. Warto jednak zwrócić uwagę czy są na nim dane dłużnika i wierzyciela, kwota uregulowanego zobowiązania oraz tytuł, data i podpisy stron. Pokwitowanie powinno być wystawione w momencie dokonywania wpłaty gotówkowej. Przy odmowie wystawienia pokwitowania, powinniśmy się wstrzymać z dokonaniem zapłaty.

Program do faktur – Darmowe konto

Posiadanie dowodu zapłaty jest obecnie istotne w przypadku zaliczania w koszty wydatków o wartości do 15 000 zł zapłaconych gotówką lub rozliczania w podatku od towarów i usług podatku naliczonego, gdyż brak potwierdzenia zapłaty zobowiązuje nas do dokonania korekty podatku naliczonego w okresie rozliczeniowym, w którym przypada 150 dzień od terminu płatności wskazanego na fakturze.

Bardzo ważne jest posiadanie dowodu opłacenia faktury w sytuacji dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej w przypadku zapłaty za towar, którego nie otrzymaliśmy lub za usługę, której nie wykonano. Z art. 6 ustawy Kodeks cywilny wynika, że ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z tego faktu wywodzi skutki prawne. Skoro zatem dłużnik twierdzi, że zapłacił to w procesie sądowym będzie musiał to udowodnić.