Jest to istotne z punktu widzenia prawa, albowiem w e-sklepach często dochodzi do sprzedaży towarów lub usług, co rodzi powstanie praw i obowiązków po stronie osób zawierających umowę, np. sprzedaży.
Najbardziej znanym dokumentem jest regulamin sklepu internetowego, który zawiera zbiór zasad, praw i obowiązków podmiotów uczestniczących w e-handlu. Natomiast oprócz regulaminu koniecznie jest posiadanie dokumentów informacyjnych w zakresie danych osobowych oraz plików cookies.
O tym, czym jest polityka prywatności oraz polityka plików cookies, przeczytasz w poniższym artykule.
Polityka prywatności i jej elementy
Polityka prywatności to dokument informujący użytkownika, np. sklepu internetowego, o tym, w jaki sposób są zbierane, wykorzystywane i przetwarzane jego dane osobowe. Dokument ten jest niejako obowiązkowy, albowiem przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE wymagają spełnienia przez sprzedawcę będącego administratorem danych osobowych pewnych obowiązków informacyjnych. Dlatego posiadanie takiego dokumentu informacyjnego jest wymagane względem podmiotów, które prowadzą np. sklepy internetowe, ponieważ dochodzi wtedy do powierzenia i przetwarzania danych osobowych klienta.
WAŻNE – polityka prywatności kojarzona jest z branżą e-commerce i stanowi dokument elektroniczny o charakterze informacyjnym dla każdego użytkownika, którego dane osobowe są wykorzystywane w związku z korzystaniem z usług danego przedsiębiorcy.
Elementy polityki prywatności:
- określenie stron, czyli administratora danych czy też użytkownika oraz klienta;
- cel i zakres zbierania danych osobowych (np. w celu świadczenia usług);
- informacja, że użytkownik wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych;
- udostępnianie danych osobowych;
- uprawnienia użytkownika;
- okres przechowywania danych osobowych;
- dane kontaktowe.
WAŻNE – polityka prywatności musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, co oznacza, że powinna być przygotowana rzetelnie oraz na bieżąco aktualizowana. Dlatego pamiętaj, że od listopada 2024 roku wchodzi w życie ustawa – Prawo komunikacji elektronicznej , która uchylać będzie dotychczas obowiązującą ustawę z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne, co może modyfikować niektóre obowiązki sprzedawców.
Wzór polityki prywatności oraz więcej informacji na jej temat znajdziesz tutaj.
Polityka prywatności a sprzedaż na marketplace
Sprzedawca marketplace, czyli na większej platformie sprzedażowej, również powinien posiadać politykę prywatności, albowiem również zbiera, wykorzystuje i przetwarza dane osobowe kupującego.
Polityka plików cookies i jej elementy
Pliki cookies (ciasteczka) to nic innego jak dane informatyczne, które są przechowywane w urządzeniu użytkownika, z którego korzysta, i służą np. targetowaniu reklam czy personalizacji treści wyświetlanych na danej stronie internetowej.
Wśród rodzajów plików cookies należy wyróżnić:
- pliki cookies niezbędne do świadczenia usług;
- pliki cookies funkcjonalne;
- pliki cookies marketingowe;
- pliki cookies analityczne.
Co do zasady użytkownik musi wyrazić zgodę na używanie plików cookies marketingowych i analitycznych, które nie są niezbędne do działania danej strony internetowej.
Prawo telekomunikacyjne wymaga, aby administrator strony (podmiot świadczący usługi telekomunikacyjne lub usługi drogą elektroniczną) przed instalacją plików cookies na urządzeniu użytkownika poinformował go o nich oraz zdobył jego zgodę na ich korzystanie. Użytkownik musi wiedzieć, w jaki sposób pliki cookies zostaną zainstalowane oraz w jaki sposób będzie mógł je usunąć. Co jednak ważniejsze, przed instalacją oprogramowania użytkownik musi wyrazić zgodę na ich instalację i używanie.
Więcej o plikach cookies przeczytasz tutaj.
Z kolei polityka plików cookies stanowi dokument informacyjny dla użytkownika danego sklepu internetowego, ale w zakresie:
- rodzajów plików cookies używanych na tej konkretnej stronie internetowej;
- celu, w jakim są używane;
- okresu ich przechowywania;
- praw użytkownika w odniesieniu do plików cookies.
Polityka plików cookies jest obowiązkowa i jej zakres reguluje ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne oraz dyrektywa 2002/58/WE, dotycząca przetwarzania danych osobowych i ochrony prywatności w sektorze łączności elektronicznej (dyrektywa o prywatności i łączności elektronicznej).
Elementy polityki plików cookies:
- określenie stron, czyli administratora strony czy też użytkownika oraz klienta;
- wyjaśnienie, czym są pliki cookies;
- wskazanie, z jakich plików cookies korzysta dana strona internetowa;
- cel używania plików cookies;
- okres korzystania z plików cookies;
- w jaki sposób użytkownik może wyłączyć/usunąć pliki cookies;
- w jaki sposób udziela się zgody użytkownika na stosowanie plików cookies;
- jak zarządzać plikami cookies;
- postanowienia końcowe (zmiany w polityce cookies, dane kontaktowe do administratora strony).
Podsumowanie
Polityka plików prywatności i polityka plików cookies to dwa podstawowe dokumenty informacyjne, które są wymagane w e-sklepach. Obie polityki mogą być sporządzone w jednym dokumencie, jednakże dla czytelności każdego dokumentu rekomenduje się stworzenie dwóch odrębnych polityk. Pamiętaj jednak, że w zakresie plików cookies sprzedawca na swojej stronie internetowej powinien poinformować użytkowników o tym, że korzysta z plików cookies, oraz w jakim celu są one wykorzystywane. Co więcej, użytkownik musi wyrazić zgodę na ich używanie.
Jeśli chcesz wiedzieć, czym jest regulamin sklepu internetowego i pobrać gotowy wzór, przeczytaj ten artykuł.
Adrianna Glapiak 
Czy będzie zmiana terminu wejścia w życie KSeF?
Dorota Łesak
Składka zdrowotna – odliczenie od dochodu czy ujęcie w kosztach, a IP BOX
Małgorzata Jagusiak
Czy catering pudełkowy można ująć w kosztach jednoosobowej działalności?
