Zasady prowadzenia ewidencji i korygowania błędów na kasie fiskalnej

Przedsiębiorcy posiadający działalność gospodarczą połączoną ze sprzedażą muszą posiadać również kasę fiskalną. Ponieważ sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych powiązane jest nierozerwalnie z obowiązkiem ewidencjonowana transakcji. Każdy, nawet najlepiej zorganizowany pracownik, narażony jest na popełnianie błędów czy drobnych niedopatrzeń na co kasy fiskalne nie są uodpornione. Rejestrują one jedynie klasyczną i poprawną sprzedaż – dlatego też wszelkie błędy, pomyłki czy też zaistniałe na kasie zwroty nakładają na przedsiębiorców dodatkowy obowiązek. Jest nim prowadzenie osobnej ewidencji związanej właśnie z różnorakimi błędami. Jakie są zasady prowadzenia ewidencji i korygowania błędów na kasie fiskalnej? Wszystkie informacje szczegółowo opisaliśmy w poniższym artykule:

Zasady prowadzenia ewidencji i korygowania błędów na kasie fiskalnej – akty prawne:

1. §3 do §17 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących obowiązujące od 1 kwietnia 2013 r., art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2014 r.,
2. § 20 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w wersji obowiązującej od 11 maja 2013 r.,
3. § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w wersji obowiązującej od 11 maja 2013 r.

Najważniejszym z powyższych aktów prawnych jest rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Określa zasady prowadzenia ewidencji na kasie oraz sposób korygowania błędów pojawiających się w trakcie użytkowania kasy. Dwa ostatnie akty prawne określają sposób dokonywania zapisów przychodów w ewidencjach podatkowych (podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja przychodów u podmiotów rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych) na podstawie danych z kasy rejestrującej oraz ewidencji korekt.

Ewidencje korekt

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie podlegają ewidencji na kasie zwroty towarów oraz uznane reklamacje towarów i usług. Podobnie jest w przypadku udzielenia rabatów potransakcyjnych. Podatnik prowadzący ewidencje na kasie rejestrującej nie jest jednak pozbawiony prawa do obniżenia wartości wykazanej sprzedaży. Te i inne sytuacje skutkujące obniżeniem podstawy opodatkowania ujmowane są za pomocą innych urządzeń księgowych, takich jak: ewidencje zwrotów i uznanych reklamacji oraz ewidencje oczywistych pomyłek, o których mówi rozporządzenie w sprawie kas. W pozostałych przypadkach nieuregulowanych w rozporządzeniu podatnicy prowadzą ewidencje korekt np. w postaci zeszytu korekt.

Poniżej opisane zostały zasady postępowania w różnych sytuacjach spotykanych w praktyce gospodarczej.

1) Zwrot towaru z paragonem

W przypadku zwrotu towaru lub uznania reklamacji skutkującej zwrotem części lub całości zapłaty podatnik ma obowiązek ująć zdarzenie w odrębnej ewidencji. Ewidencją tą jest ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji. Zgodnie z § 3 ust. 4 ewidencja taka zawiera:

• datę sprzedaży oraz termin dokonania zwrotu lub reklamacji towaru albo usługi,
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na ich jednoznaczną identyfikację wraz z ewentualnym opisem,
• wartość zwracanego (reklamowanego) towaru lub usługi brutto wraz z informację o należnym podatku VAT. W przypadku zwrotu części kwoty ujmowana jest kwota zwrotu wraz z informacją o podatku VAT od tej kwoty,
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
• podpisany przez nabywcę i sprzedawcę protokół przyjęcia towaru lub uznania reklamacji towaru lub usługi.

W przypadku zwrotu towaru lub jego reklamacji zapis dokonywany jest w dacie otrzymania towaru od klienta (uznania reklamacji). Faktyczna data zwrotu środków nie ma znaczenia.

W serwisie ifirma.pl zapis związany ze zwrotem towaru wprowadzamy przez zakładkę Kasa fiskalna > Anulowanie sprzedaży lub Kasa fiskalna (bez klikania na skrócone menu) > Protokół anulowania sprzedaży.

2) Zwrot towaru bez paragonu

Paragraf 3 ust. 4 pkt. 6 rozporządzenia w sprawie kas wskazuje, iż do ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Dokumentem tym jest oczywiście paragon, ale nie tylko. Może być nim każdy inny dokument, który w sposób niebudzący wątpliwości potwierdza zakup towaru u podatnika. Dokumentem takim może być np. karta gwarancyjna wydana przez sprzedawcę, potwierdzenie zapłaty kartą płatniczą, dowód przelewu na konto, wyciąg z rachunku bankowego, umowa między stronami, czy potwierdzenie zawarcia transakcji przesłane np. drogą mailową.

Udokumentowanie i wprowadzenie do serwisu takiego zwrotu wygląda identycznie jak w przypadku opisanym w punkcie pierwszym.

3) Brak odbioru towaru przez klienta (np. sprzedaż za pobraniem) i anulowanie paragonu

Częstą sytuacją, szczególnie w przypadku sklepów internetowych jest brak odbioru towaru przez klienta. Może mieć to miejsce zarówno w przypadku sprzedaży za pobraniem, jak i już opłaconej przez nabywcę.

W przypadku sprzedaży za pobraniem, niedostarczenie towaru oznacza brak transakcji. Wystawiony paragon należy anulować. Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących nie reguluje postępowania w takim przypadku . Nie jest to bowiem ani zwrot czy reklamacja, ani tym bardziej oczywista pomyłka. Podatnik powinien ująć anulowany paragon w odrębnej ewidencji. Prowadzona ewidencja może mieć formę np. zeszytu korekt. Przepisy nie określają dokładnie elementów, jakie powinna zawierać taka ewidencja. Patrząc jednak na ewidencje korekt uregulowane rozporządzeniem, można przyjąć, iż elementami jakie powinny znaleźć się w takiej ewidencji są:

• dane podatnika (nazwa, adres, nr NIP),
• wskazanie jakiego okresu dotyczy ewidencja,
• nazwa i nr ewidencyjny kasy,
• data sprzedaży, kwota brutto i kwota podatku VAT – dane transakcji,
• dane paragonu np. jego numer,
• wskazanie przedmiotu sprzedaży,
• data otrzymania zwrotu,
• krótki opis sytuacji.

W przypadku braku odbioru towaru przez klienta faktycznie nie dochodzi do transakcji zapis na podstawie protokołu dokonuje w dacie ujęcia sprzedaży na kasie fiskalnej.

W serwisie ifirma.pl na podstawie zapisów z ewidencji korekt księgujemy przez zakładkę Faktury > Inne przychody > Przychód uniwersalny VAT, a w przypadku podatnika zwolnionego z VAT zakładka Rachunki > Inne przychody > Przychód uniwersalny nie VAT. Zapisów dokonujemy ze znakiem minus.

Trochę inaczej sytuacja wygląda, jeśli klient wcześniej dokonał zapłaty. W takim wypadku paragon dokumentuje faktyczną transakcję. Z drugiej jednak strony sprzedawca nie uzyska od nabywcy podpisanego protokołu zwrotu towarów. Tu podobnie jak wcześniej zmniejszenie sprzedaży należy ująć w odrębnej ewidencji i na tej podstawie zaksięgować zmniejszenie.

Termin ujęcia zwrotu dla celów podatku VAT w takiej sytuacji nie jest jednoznacznie uregulowany. Krajowa Informacja Podatkowa twierdzi, iż termin ujęcia zależy od tego, czy jako datę sprzedaży uznamy datę wysłania towaru do klienta, czy datę jego odebrania przez nabywcę. Jeśli datą sprzedaży jest data odbioru towaru przez klienta, wówczas w świetle podatku VAT ujęta na paragonie kwota VAT jest zaliczką, a więc zmniejszenia VAT dokonujemy w dacie zwrotu zaliczki. Jeśli datą sprzedaży jest data wysłania towaru klientowi wówczas zmniejszenia VAT należałby dokonać w dacie otrzymania zwrotu towaru.

Po stronie przychodów zmniejszenie ujmujemy na bieżąco, czyli w dacie sporządzenia dokumentu potwierdzającego przyczynę korekty.

Jeśli w danym miesiącu mamy więcej zapisów w prowadzonej przez nas odrębnej ewidencji korekt możemy je wprowadzić jednym zapisem (oczywiście należy uwzględnić to w jaki sposób ma być ujęta każda z korekty). Kwota wynikająca z prowadzonej ewidencji korekt nie musi być uwzględniona w wartości wprowadzonego odrębnie raportu miesięcznego ujętego w ewidencji sprzedaży VAT. Podatnik może ująć kwoty korekt niewynikających z rozporządzenia razem z raportem miesięcznym lub oddzielnie. Po stronie podatku dochodowego zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR wartość raportu miesięcznego/dobowego powinna być ujęta już po uwzględnieniu wartości wpływających na przychód, a informację o ch należy opisać na odwrocie raportu miesięcznego.

Powyższe stanowisko potwierdza Krajowa Informacja Podatkowa. Jednak nie wszystkie urzędy skarbowe się z nim zgadzają, także przed zastosowaniem się do niego polecamy kontakt z właściwym urzędem skarbowym.

W serwisie korekty nie będące korektami, o których mówi rozporządzenie w sprawie kas fiskalnych można wprowadzić jedynie oddzielnie – bez powiązania z raportem miesięcznym.

4) Zwrot towaru z paragonem/innym dokumentem, ale bez podpisu nabywcy na protokole zwrotu towaru

Częstym problemem w przypadku zwrotów towarów jest brak podpisu nabywcy na sporządzanym protokole zwrotu dołączonym do ewidencji zwrotów. W pewnych uzasadnionych sytuacją przypadkach brak takiego podpisu nie będzie uniemożliwiał ujęcia zwrotu w ewidencji. Na przykład, kiedy brak podpisu klienta jest niedopatrzeniem sprzedawcy należy uznać, że zwrot towaru nie jest prawidłowo udokumentowany. W tej sytuacji obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego nie będzie możliwe. Inaczej będzie, kiedy podpisu nabywcy na protokole nie można uzyskać, np. kiedy protokół jest sporządzany bez udziału klienta. Będzie tak w sytuacji odesłania towaru np. pocztą. Jeśli więc sprzedawca będzie posiadał korespondencję podpisaną przez klienta np. dowód nadania towaru w placówce pocztowej, będzie on uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego. Wnioski takie płyną z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14.10.2013 r. (IBPP1/443-589/13/LSz).

Krajowa Informacja Podatkowa potwierdza, iż w przypadku braku otrzymania od klienta podpisanego przez niego protokołu zwrotu towaru potwierdzeniem takim może być np. protokół podpisany przez klienta przesłany przez niego w formie skanu, czy korespondencja mailowa.

W przypadku sklepów internetowych, gdzie nie ma bezpośredniego kontaktu z klientem najlepszym rozwiązaniem jest wysyłanie wraz z towarem protokołu, który nabywca wypełniałby i podpisywał w momencie zwrotu towaru.

5) Zwrot towaru lub przyznanie rabatu, w sytuacji kiedy do paragonu została wystawiona faktura

Wystawienie faktury do paragonu, a następnie zmniejszenie wartości sprzedanych towarów/ usług przez ich zwrot lub reklamację powoduje konieczność wystawienie faktury korygującej.

W przypadku zwrotu towarów należy dodatkowo ująć zwrot w ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji. Nie ma bowiem przepisu wyłączającego ten obowiązek w sytuacji wystawienia korekty.

Stanowisko takie prezentują organy podatkowe. Potwierdzeniem tego może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 30 stycznia 2014 r, (sygn. IBPP3/443/1361/13/KG). Zgodnie z nią: „zwrot towaru powinien zostać udokumentowany przez wystawienie faktury korygującej i zewidencjonowanie jej w odpowiedniej ewidencji dotyczącej faktur, oraz przez dokonanie zapisów w ewidencji korekt prowadzonej na podstawie § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Krajowa Informacja Podatkowa również potwierdza takie stanowisko. Ujęcie w tej ewidencji następuje w dacie ujęcia faktury w ewidencji sprzedaży VAT. W przypadku nievatowca, który nie musi mieć potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę ujęcie następuje w dacie wystawienia faktury korygującej.

Zapisu w ewidencjach podatkowych dokonujemy w oparciu o wystawioną fakturę korygującą. W KPiR oraz ewidencji przychodów zmniejszenie ujmujemy w dacie wystawienia korekty. Po stronie podatku VAT z uwzględnieniem okresu otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT).

Postępowanie w serwisie ifirma.pl:

Konto podatnika podatku VAT – faktura korygująca wystawiona do faktury do paragonu jest księgowana w KPiR oraz ewidencji sprzedaży VAT. Jest to prawidłowe, o ile w okresie wystawienia korekty mamy ją prawo ująć w ewidencji sprzedaży VAT. Jeśli nie, należy dokonać przeksięgowania w ewidencji sprzedaży VAT (zakładka Ewidencje > Ewidencja sprzedaży VAT > Dodaj pozycję ewidencji sprzedaży VAT). Należy dodać dwa wpisy – z plusem w dacie wystawienia korekty, z minusem – okresie, w którym mamy prawo ująć korektę w ewidencji sprzedaży VAT.

Konto podatnika zwolnionego z VAT – w tym wypadku korekta również jest księgowana w KPiR. Jeśli jednak użytkownik wystawił fakturę do paragonu i korektę do niej poza serwisem, wówczas korektę należy wprowadzić poprzez zakładkę Rachunki > Inne przychody > Przychód uniwersalny nie VAT w dacie wystawienia korekty. Kwoty wpisujemy z minusem.

Użytkownicy serwisu powinni dodatkowo pamiętać, iż ujęcie zwrotu w protokole zwrotów i uznanych reklamacji spowoduje automatyczne zmniejszenie wartości raportu miesięcznego w okresie ujęcia zwrotu. Dublowałby to zapis zmniejszający. W związku z tym użytkownik na podstawie dodatkowego dokumentu powinien wyksięgować wartość zmniejszenia z przychodów i podatku VAT należnego. Przepisy nie określają na jakiej podstawie takiego księgowania dokonać. Podatnik może sporządzić np. protokół z danymi firmy, datą, wskazaniem czego dotyczy (np. podaniem nr korekty i numeru protokołu anulowania sprzedaży (zwrotu towaru), kwoty zmniejszenia VAT oraz kwoty brutto). Na podstawie tak sporządzonego protokołu użytkownik dokonuje zapisu przez zakładkę Faktury > Inne przychody > Przychód uniwersalny VAT (Przychód uniwersalny nie VAT w przypadku nievatowca).

Księgowanie dokonywane jest z plusem.

6) Udzielenie rabatu potransakcyjnego

W przypadku udzielenia rabatu w momencie sprzedaży, podatnicy nie mają problemu z ewidencjonowaniem. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas, taki rabat powinien być ujęty bezpośrednio na paragonie. Paragon taki dokumentuje faktyczną kwotę obrotu. Inaczej jest w przypadku rabatu potransakcyjnego. Przepisy dotyczące sposobu prowadzenia ewidencji korekt sprzedaży zewidencjonowanej na kasie rejestrującej nie regulują sytuacji udzielenia rabatu potransakcyjnego. W takich przypadkach wystarczające będzie sporządzenie protokołu/zapisu w zeszycie korekt na zasadach obowiązujących wg dotychczasowych przepisów.

Ewidencja korekt prowadzona np. w formie zeszytu powinna zawierać co najmniej dane sprzedawcy (nazwa, adres i nr NIP), wskazanie okresu, którego dotyczy ewidencja, dane kasy fiskalnej, której dotyczy sprzedaż (nazwa i nr ewidencyjny), dane korygowanej transakcji (numer paragonu, przedmiot sprzedaży), wartość udzielonego rabatu wraz z kwotą zmniejszenia VAT. Do ewidencji takiej dołączamy dokument potwierdzający sprzedaż (oryginał paragonu lub potwierdzenie zapłaty).

Warto tu dodać, iż jeśli przed udzieleniem rabatu wystawiona została faktura, wówczas do ujęcia zapisu zmniejszającego wystarczająca jest faktura. Nie ujmujemy już zmniejszenia w dodatkowej ewidencji jak to jest np. przy zwrocie towaru.

Sposób ujęcia zmniejszenia wartości sprzedaży w serwisie na podstawie dodatkowej ewidencji opisany został w punkcie trzecim.

7) Oczywista pomyłka stwierdzona w momencie sprzedaży

Oprócz sytuacji zwrotu lub reklamacji paragraf trzeci reguluje postępowanie w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki. W takim przypadku podatnik dokonuje niezwłocznego ujęcia korekty błędnej sprzedaży w odrębnej ewidencji, a następnie ewidencjonuje ponownie sprzedaż w prawidłowy sposób na kasie. W ewidencji oczywistych pomyłek ujmowane są następujące dane o błędnej sprzedaży:

• wartości błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (brutto i kwota podatku VAT),
• krótki opis wyjaśniający przyczyny i okoliczności pomyłki, wraz z dołączonym oryginałem błędnego paragonu.

W serwisie zapisu dokonujemy w zakładce Kasa fiskalna > Błąd lub pomyłka. Sumaryczna wartość wynikająca z ewidencji pomyłek wpływa na wartość raportu miesięcznego ujętego w raporcie dobowym widocznym w KPiR/ewidencji przychodów oraz ewidencji sprzedaży VAT. Wydrukowana po zakończeniu miesiąca miesięczna ewidencja błędów i pomyłek oraz ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji powinna być dołączona do raportu miesięcznego z kasy fiskalnej.

8) Pomyłka co do ceny, ilości, nazwy, stawki VAT stwierdzona po dłuższym czasie – brak paragonu

Podatnicy chcący skorygować błędy powstałe w trakcie ewidencji często zastanawiają się jaką pomyłkę mogą uznać za oczywistą, a więc skorygować ją w sposób wskazany w rozporządzeniu. Przepisy nie określają jaką pomyłkę można uznać za oczywistą. Podpowiedź w tym zakresie stanowi interpretacja indywidualna dyrektora IS w Warszawie z 12 lutego 2014 r. (nr IPPP2/443-1213/13-5/KOM). Zgodnie z nią „przez oczywistą pomyłkę należy zrozumiem taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. Przykładem takiej pomyłki może być np. pomyłka w ilości towaru – sprzedawca wydając np. 1,5 kg jabłek zewidencjonuje na kasie 15 kg owoców lub pomyłka w cenie towaru – sprzedawca wydając np. chleb zamiast ceny brutto 2 zł naliczy na kasie 20 zł (…) Oczywista pomyłka jest to wiec pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a oczywistość omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów”.

Za oczywistą pomyłkę na podstawie tych przepisów nie może być uznana pomyłka stwierdzona po jakimś czasie np. po kilku dniach czy w momencie drukowania raportu miesięcznego. W takiej sytuacji podatnik nie ma możliwości postąpienia w sposób wskazany w rozporządzeniu. Nie ma bowiem oryginału paragonu fiskalnego, nie może też zewidencjonować sprzedaży w innym dniu niż faktyczna data sprzedaży. Korygowanie takich pomyłek nie jest jednak niemożliwe. Podstawą do korekty są zebrane przez podatnika wiarygodne dokumenty, wskazujące na faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego.

We wspomnianej wcześniej interpretacji indywidualnej czytamy: „(…)dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt pomyłki w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących.”

Dla zebrania w danym okresie wszystkich zdarzeń nie objętych ewidencjami, o których mówią przepisy rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych podatnik może prowadzić jedną ewidencje. Sposób księgowania w serwisie ifirma.pl oraz elementy ewidencji wskazane są w punkcie np. 3 lub 6. Do ewidencji dołączone powinny zostać dokumenty potwierdzające zaistnienie stanu faktycznego.

Warto dodać, iż jeśli sprzedawca ewidencjonując sprzedaż zastosował za wysoką stawę VAT to w zasadzie nie ma możliwości skorygowania tego. Zdaniem organów podatkowych korekta w takim przypadku jest możliwa, gdy sprzedawca może zidentyfikować nabywce oraz zwrócić mu zawyżoną kwotę VAT. Korekta będzie więc możliwa jeśli do paragonu została wystawiona faktura. Stanowisko takie potwierdza np. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 25 lutego 2016 r. (sygn. ILPP2/4512-1-902/15-3/JK).

9) Pomyłka co do ceny, ilości, nazwy, stawki VAT stwierdzona po dłuższym czasie – do paragonu została wystawiona faktura

Analogicznie jak w sytuacji opisanej w punkcie piątym podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą. We wskazanej sytuacji (pomyłka co do ceny, ilości, nazwy, stawki VAT stwierdzona po dłuższym czasie) przedsiębiorca nie będzie dodatkowo ujmował zmniejszenia w ewidencji. Taki obowiązek nie wynika bowiem z rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Księgowanie zmniejszenia przychodu i podatku VAT odbywa się na podstawie faktury korygującej i wg zasad dla niej przewidzianych.

Sposób postępowania w takiej sytuacji zależny jest od tego, czy pomyłka jest zwiększająca czy zmniejszająca.

• pomyłka zmniejszająca – postępowanie będzie podobne jak w przypadku np. zwrotu czy udzielenia rabatu. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą, którą dostarcza do nabywcy. Termin otrzymania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę wyznacza datę ujęcia zmniejszania w ewidencji sprzedaży VAT. Po stronie przychodu data ujęcia zmniejszenia zależna jest od przyczyny korekty. Korekta ujmowana będzie na bieżąco czyli w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura o ile jej wystawienie nie wynika z błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki. Taki sposób postępowania wynika z art. 14 ust. 1m ustawy o PIT.

• pomyłka zwiększająca – sprzedawca również wystawia fakturę korygującą, a następnie przekazuje ją nabywcy. Moment ujęcia zwiększenia podatku VAT zależny jest od przyczyny wystawienia korekty. Jeśli przyczyna ta istniała już w momencie wystawiania faktury (ewidencjonowania sprzedaży na kasie) wówczas zwiększenie VAT ujmowane jest w okresie, w którym sprzedaż została wykazana pierwotnie. W przeciwnym razie korektę zwiększającą ujmujemy w dacie jej wystawienia. W przypadku ujęcia kwoty zwiększenia w przychodach należy ponownie odnieść się do treści art. 14 ust. 1m ustawy o PIT. Zgodnie bowiem, z art. 14 ust. 1m ustawy o PIT jedynie w przypadku wystąpienia „błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki” podatnika dokonuje się zmiany wartości przychodu w okresie jego pierwotnego ujęcia.

W serwisie ifirma.pl użytkownik wystawia fakturę korygującą, w zależności od wyboru przyczyny korekty jest ona księgowana w następujący sposób:

1. Księgowanie u podatnika zwolnionego z VAT, gdzie faktura do paragonu i korekta do niej wystawiane są poza serwisem. a) przyczyna korekty to błąd rachunkowy lub inna oczywista pomyłka – miesiąc księgowy zgodny z datą ujęcia sprzedaży na kasie fiskalnej – zakładka Rachunki > Inne przychody > Przychód uniwersalny nie VAT, w polu data wystawienia należy wpisać pierwotną datę sprzedaży. Kwotę wpisujemy odpowiednio z plusem lub z minusem w zależności od tego, czy korekta jest zwiększająca, czy zmniejszająca. b) przyczyna korekty nie będąca błędem rachunkowym lub inna oczywistą pomyłką – w dacie wystawienia korekty wprowadzamy ją w sposób analogiczny jak wyżej.
2. Księgowanie u czynnego podatnika podatku VAT – w tym przypadku użytkownik wystawi fakturę korygującą na koncie. Podczas jej wystawienia w zależności od tego, czy jest to korekta zwiększająca i jaka została wybrana jej przyczyna może zaistnieć konieczność zaksięgowania ręcznie kwot w KPiR/ewidencji przychodów, czy ewidencji sprzedaży VAT. Sposób ujęcia korekt w serwisie opisany został w naszym artykule: wystawianie i księgowanie faktur korygujących.

10) Brak nabicia sprzedaży na kasie/zrobienie tego po terminie

Przepisy nie określają jednoznacznie momentu, w którym sprzedaż powinna zastać zewidencjonowana na kasie fiskalnej. Z uwagi na fakt, iż przedmiotem ewidencji jest kwota obrotu i podatku należnego, oraz to iż na podatniku ciąży obowiązek ewidencji każdej dokonanej sprzedaży i uwzględnienie jej w raporcie dobowym, moment rejestracji powinien nastąpić niezwłocznie po dokonaniu sprzedaży.

Otrzymanie zaliczki również podlega obowiązkowi ewidencjonowania na kasie (dotyczy to także zaliczek, które nie powodują powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT). Mogą się jednak zdarzyć sytuację, iż sprzedaż nie zostanie zewidencjonowana w dniu, w którym należało to zrobić, ale w dniach kolejnych. Jeśli sprzedaż i jej ewidencjonowanie mają miejsce w tym samym miesiącu nie dokonujemy dodatkowych księgowań. Jeśli sprzedaż nastąpi w jednym miesiącu, a na kasie zostanie ujęta w kolejnym należy sporządzić protokół i na tej podstawie zmniejszyć księgowaną wartość raportu miesięcznego w jednym miesiącu a zwiększyć w drugim/zaksięgować wartość zgodnie z kwotami wynikającymi z raportów oraz dokonać przeksięgowań sprzedaży z jednego miesiąca do drugiego.

W obu przypadkach należy pamiętać o konieczności przekazania nabywcy paragonu.

W serwisie przeksięgowanie będzie wyglądać następująco:

• miesiąc właściwy dla sprzedaży – zakładka Faktury > Inne przychody > Przychód uniwersalny VAT (na koncie nievatowca – zakładka Rachunki > Inne przychody > Przychód uniwersalny nie VAT). Zapis dokonywany jest z plusem.
• miesiąc ujęcia sprzedaży na kasie – sposób księgowania wygląda analogicznie jak wyżej, jest on dokonywany z minusem.

11) Zewidencjonowanie zaliczki na kasie w jednym okresie, a sprzedaż w kolejnym

Otrzymanie zaliczki również podlega ewidencji na kasie fiskalnej. Ma to zastosowanie zarówno u czynnych podatników podatku VAT jak i u podmiotów zwolnionych z VAT. Bardzo często zdarzają się sytuacje, kiedy otrzymanie zaliczki i dokonanie sprzedaży mają miejsce w dwóch różnych miesiącach. W zakresie podatku VAT takie ewidencjonowanie będzie poprawne. Konieczność dodatkowych księgowań wynika z właściwego momentu wykazania przychodu.

Na podstawie dodatkowej ewidencji prowadzonej przez podatnika konieczne jest wyksięgowanie wartości netto zaliczki z miesiąca jej otrzymania do miesiąca sprzedaży. Księgowanie powinno nastąpić na podstawie sporządzonego przez podatnika protokołu lub ewidencji. Przepisy nie określają formy takiej dokumentacji. Elementami takiej ewidencji powinny być dane firmy (nazwa, adres i nr NIP), numer i data sporządzenia dokumentu, podpis wystawcy. W treści można wskazać numery paragonów (wraz z datami ich wystawienia, kwotami netto, VAT i brutto) zewidencjonowanych na kasie, a nie będących przychodem danego miesiąca. Analogicznie ujmujemy paragony zewidencjonowane na kasie w poprzednich miesiącach a będące przychodem w danym miesiącu.

W serwisie ifirma.pl należy dokonać dwóch zapisów – pierwszy zapis z minusem w dacie ujęcia sprzedaży na kasie – zakładka Faktury/Rachunki > Inne przychody > Przychód uniwersalny nie VAT, drugi analogiczny w dacie faktycznej sprzedaży z plusem.

W przypadku większej ilości zaliczek w danym miesiącu przeksięgowania można dokonać zbiorczo w ostatnim dniu miesiąca. Tutaj należy zwrócić uwagę na wspomniane w punkcie trzecim stanowisko KIP w zakresie ujmowania przychodu z raportu dobowego w KPiR.

Powyższa sytuacja nie będzie miała zastosowania do podatników, którzy skorzystali z możliwości wynikającej z art. 14 ust. 1j ustawy o PIT, i za datę uzyskania przychodu dla kwot otrzymanych zaliczek podlegających ewidencjonowani na kasie fiskalnej uznają dzień pobrania wpłaty. Warunkiem skorzystania z tego rozwiązania jest zawiadomienia US do 20 stycznia danego roku, od którego będzie ono stosowane. Dla podatników rozpoczynających ewidencjonowanie zgłoszenie powinno być dokonane do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie.