Co to jest postępowanie podatkowe? Kluczowe informacje

Postępowanie podatkowe - najważniejsze informacje:

Każdy obywatel ma określone prawa i obowiązki. W przypadku naszych rozważań najczęściej odnosimy do zagadnień związanych z podatkami. Tak też będzie w dzisiejszej publikacji, w której opiszemy temat postępowania podatkowego, czym jest i jak wygląda w 2024 roku.

Kiedy wszczyna się postępowanie podatkowe?

Przepisy określają termin przedawnienia zobowiązań podatkowych, który wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że w tym czasie organ podatkowy może dokonywać sprawdzenia przekazanych rozliczeń podatkowych. Jest to również czas dla przedsiębiorcy do składania korekty dokonanych rozliczeń podatkowych. Jeśli w trakcie prowadzonej kontroli podatkowej wystąpią jakieś nieprawidłowości, to organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe. Pełen wachlarz przepisów odnoszących się do postępowań administracyjnych znajdziemy w ustawie Ordynacja podatkowa.

Wszczęcie postępowania podatkowego
W przypadku ujawnienia przez kontrolę podatkową nieprawidłowości co do wywiązywania się przez przedsiębiorcę z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz niezłożenia deklaracji lub niedokonania korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione nieprawidłowości, organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli podatkowej, nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli

Postępowanie podatkowe może być wszczęte z urzędu lub na wniosek przedsiębiorcy.
Postępowanie z urzędu jest wszczynane w formie postanowienia

Nie wszczyna się postępowania podatkowego w przypadku, gdy przedsiębiorca złożony wyjaśnienia lub zastrzeżenia do protokołu kontroli, które zostaną w całości uwzględnione przez kontrolujących

Przykład 1

Pan Jacek złożył wniosek o zwrot nadpłaconego podatku z uwagi na pomyłkowo zawyżoną wpłatę na poczet zeznania rocznego, z którego wynikała kwota do zapłaty. W takim przypadku organ podatkowy na wniosek przedsiębiorcy może wszcząć postępowanie podatkowe przed dokonaniem zwrotu nadpłaty.

Przykład 2

Organ podatkowy przeprowadził kontrolę podatkową, w trakcie której wykryto nieprawidłowości w zakresie rozliczeń podatkowych. Przedsiębiorca nie zdecydował się na złożenie korekty deklaracji, w której zastosowałby się do ustaleń kontroli. W takim przypadku organ podatkowy wszczyna z urzędu postępowanie podatkowe, w którym uwzględniane są ustalenia kontroli i wydaje decyzję podatkową.

Strony postępowania podatkowego

Uczestnikami postępowania podatkowego są dwie strony, jedną z nich jest:

podatnik,
płatnik,
inkasent,
następca prawny,
osoba trzecia,
osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej inna niż wymieniona powyżej.

Drugą stroną w postępowaniu podatkowym jest organ podatkowy a pod tym pojęciem kryje się:

izba administracji skarbowej
urząd skarbowy
urząd celno-skarbowy
urząd miasta
urząd gminy
starostwo powiatowe.

Nas będą interesowały przede wszystkim postępowania podatkowe, które się toczą w organach podatkowo-celnych.

Ogólne zasady prowadzenia postępowania podatkowego

Wszystkie informacje na temat przebiegu postępowania podatkowego dostępne są w Ordynacji podatkowej. Zobaczmy więc, w jaki ogólny sposób można opisać zasady postępowania podatkowego.

Postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych

Organy podatkowe obowiązane są udzielać stronom niezbędnych informacji i wyjaśnień o przepisach prawa podatkowego pozostających w związku z przedmiotem tego postępowania

Organy podatkowe obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań

Organy podatkowe powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia

Sprawy załatwia się w formie pisemnej lub elektronicznej

Postępowanie podatkowe jest jawne jedynie dla stron

Etapy postępowania podatkowego

Każde postępowanie podatkowe przebiega w kilku etapach. Celem prowadzonego postępowania podatkowego jest zebranie materiałów dowodowych, na ich podstawie powinno dojść do wyjaśnienia i załatwienia sprawy.

Postępowanie podatkowe można podzielić na kilka etapów:

Zebranie dowodów w sprawie.
Ocena materiału dowodowego.
Wydanie decyzji.
Postępowanie odwoławcze od decyzji.

Poniżej zamieszczamy kilka najważniejszych informacji, o których warto wiedzieć na każdym etapie postępowania podatkowego.

Zebranie dowodów w postępowaniu podatkowym

Co może być dowodem w sprawie, zostało opisane w przepisach podatkowych. Postaramy się wyłuskać najważniejsze informacje, które mogą okazać się pomocne dla lepszego zobrazowania tematu.

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności:

księgi podatkowe,
deklaracje złożone przez stronę,
zeznania świadków,
opinie biegłych,
materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin.

Jest to katalog otwarty, a to oznacza, że za dowód można uznać również inne dokumenty

Księgi podatkowe będą stanowiły dowód w postępowaniu, o ile są prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty

Nikt nie ma prawa odmówić zeznań w charakterze świadka, z wyjątkiem małżonka strony, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa strony oraz powinowatych pierwszego stopnia. Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli

Ocena zebranego materiału dowodowego

Jeśli organ podatkowy zgromadzi już wystarczającą ilość materiału dowodowego, powinien dokonać jego oceny. W tym temacie przepisy Ordynacji podatkowej są dość powściągliwe i można w nich przeczytać jedynie bardzo ogólną informację.

Organ podatkowy ocenia na podstawie całego zebranego materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona

Okoliczność faktyczna może być uznana za udowodnioną, jeżeli strona miała możliwość wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów

W jednym z wyroków sądowych sygn. akt III FSK 1497/21 z dnia 16.11.2021 r. sąd NSA odniósł się m.in. do zdefiniowania oceny dowodów na podstawie przepisów Ordynacji. W uzasadnieniu napisał m.in., że organ podatkowy nie jest skrępowany przy ocenie dowodów kryteriami formalnymi, może swobodnie oceniać wiarygodność i moc dowodową poszczególnych dowodów, na których oparł swoją decyzję. Jednak w ramach tej swobody nie powinny zostać przekroczone granice dowolności. Przy ocenie zebranych w sprawie dowodów organ winien kierować się m.in. prawidłami logiki, zgodnością oceny z prawami nauki i doświadczenia życiowego, traktowania zebranych dowodów jako zjawisk obiektywnych. Nie oznacza to jednak zgody na dowolność wniosków prezentowanych przez organ podatkowy, który nie może dowolnie wybierać dowodów, które są podstawą ustaleń faktycznych, poprzez powoływanie się tylko na te dowody, które są zgodne z jego stanowiskiem. Takie działanie zaprzecza wszelkim zasadom rzetelnego postępowania podatkowego, określonego w przepisach Ordynacji podatkowej.

Decyzja w postępowaniu podatkowym

Postępowanie podatkowe kończy wydanie decyzji, która rozstrzyga sprawę co do jej istoty lub w inny sposób kończy postępowanie w pierwszej instancji. Decyzja w postępowaniu podatkowym będzie określała kwotę zobowiązania podatkowego. Każda decyzja musi zawierać niezbędne elementy takie jak:

oznaczenie organu podatkowego,
datę jej wydania,
oznaczenie strony,
powołanie podstawy prawnej,
rozstrzygnięcie,
uzasadnienie faktyczne i prawne,
pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie,
podpis osoby upoważnionej, z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

Decyzję w postępowaniu podatkowym doręcza się stronie na piśmie

Organ podatkowy, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia

W decyzji musi być zawarte pouczenie o trybie odwoławczym

Postępowanie podatkowe jest dwuinstancyjne, a to oznacza, że od decyzji organu podatkowego przysługuje odwołanie do Dyrektora Izby Krajowej Administracji Skarbowej

Postępowanie odwoławcze od decyzji

Od decyzji wydanej w jednej instancji przysługuje odwołanie do wyższej instancji, mówi o tym zasada dwuinstancyjności. Niezbędnym elementem każdej decyzji jest informacja na temat trybu i podmiotu, do którego można złożyć odwołanie od decyzji.

Odwołanie od decyzji składa się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji

Odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu podatkowego, który wydał decyzję

Odwołanie od decyzji organu podatkowego powinno zawierać:

zarzuty przeciw decyzji,
określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania,
wskazywać dowody uzasadniające to żądanie

Jeżeli organ podatkowy uzna, że odwołanie wniesione przez stronę zasługuje na uwzględnienie w całości, wyda nową decyzję, którą uchyli lub zmieni zaskarżoną decyzję

Odwołanie wraz z aktami sprawy jest przekazywane organowi odwoławczemu bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania odwołania

Organ podatkowy, który wydał decyzję musi się ustosunkować do zarzutów podniesionych w odwołaniu

Organ odwoławczy po otrzymaniu odwołania wydaje decyzję, w której:

uchyla w całości lub w części decyzje organu pierwszej instancji i przekazuje sprawę do ponownego rozpatrzenia, lub
umarza postępowanie odwoławcze

Postępowanie podatkowe a kontrola podatkowa i czynności sprawdzające

W ustawie Ordynacja podatkowa zostały opisane jeszcze zasady przeprowadzania kontroli podatkowej i czynności sprawdzających. Postaramy się pokrótce pokazać zasadnicze różnice pomiędzy tymi regulacjami prawnymi.

Czynności sprawdzające	Kontrola podatkowa	Postępowanie podatkowe
W toku czynności sprawdzających, organ podatkowy może sprawdzić m.in. terminowość składania deklaracji i rozliczeń podatkowych, jak również terminowość regulowania zobowiązań podatkowych	Kontrola podatkowa jest wszczynana z urzędu na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Przedmiot i charakter kontroli może być szeroki, ale nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.	Postępowanie podatkowe jest wypadkową przeprowadzonej kontroli podatkowej. Jeśli przedsiębiorca nie zastosuje się do zaleceń kontroli, organ podatkowy wszczyna postępowanie z urzędu, chyba że postępowanie jest wszczynane na wniosek przedsiębiorcy
Zakres uprawnień organu podatkowego w ramach czynności sprawdzających jest najwęższy, ma charakter formalno – rachunkowy	Organ podatkowy ma bardzo duże uprawnienia co do żądania dokumentów i informacji niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Kontrola ma charakter merytoryczny, kontrolujący mają obowiązek sprawdzić rzetelność dokonywanych rozliczeń w oparciu o obowiązujące przepisy podatkowe	Postępowanie podatkowe musi zostać wszczęte najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od zakończenia kontroli. W wydanej decyzji organu podatkowego zostaną opisane ustalenia kontroli podatkowej. Nie zawsze musi być wszczęte postępowanie podatkowe po zakończonej kontroli

W podlinkowanej publikacji można znaleźć więcej szczegółów na temat czynności sprawdzających i kontroli podatkowej.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji opisaliśmy, czym jest postępowanie podatkowe i jak wygląda w 2024 roku. Postępowanie podatkowe przeprowadzane przez organy podatkowe jest prowadzone po zakończeniu kontroli podatkowej.

Na etapie postępowania kontrolnego organ podatkowy gromadzi dowody, które mogą być pomocne przy wydaniu decyzji. Jak podkreśla się w Ordynacji podatkowej, przebieg postępowania musi być jawny dla stron postępowania. Uczestnik postępowania może żądać dostępu do akt i żądać wyjaśnień na każdym stadium postępowania.

Przepisy mówią o obowiązku przestrzegania przez organy podatkowe:

zasady zaufania do administracji publicznej,
zasady praworządności,
zasady prawdy obiektywnej.

W przypadku wątpliwości organu podatkowego na każdym etapie rozstrzygnięcie powinno zapaść na korzyść przedsiębiorcy. W przeciwnym razie organ odwoławczy nie wyda decyzji, która byłaby niekorzystna dla strony postępowania.

W postępowaniu podatkowym można ustanowić pełnomocnika, który będzie składał wyjaśnienia i kontaktował się z organem podatkowym w kwestiach spornych w imieniu przedsiębiorcy.

Od wydanej decyzji, która kończy postępowanie, w pierwszej instancji służy środek odwoławczy do drugiej instancji. Jeśli przedsiębiorca w dalszym ciągu nie jest zadowolony z rozstrzygnięcia, ma prawo złożyć skargę do sądu.

Zasadniczą różnicą pomiędzy kontrolą podatkową a postępowaniem podatkowym jest to, że w trakcie kontroli ujawniane są błędy w dokonywanych rozliczeniach podatkowych. Natomiast już na etapie prowadzonego postępowania podatkowego dąży do ich wyeliminowania.

W przypadku wystąpienia w rozliczeniach podatkowych nieprawidłowości mniej wagi organ podatkowy może jeszcze skorzystać z przeprowadzenia czynności sprawdzających.

W niektórych przypadkach spory pomiędzy przedsiębiorcami a organami podatkowymi toczą się wiele lat, co jak wiadomo, generuje koszty. Nie jest to optymistyczna informacja, szczególnie dla firm, które marzą o prostych i transparentnych przepisach, dzięki którym można by było tego uniknąć.

Stan prawny na dzień: 03.10.2024 r.