Potwierdzenie nadania i zwrotne potwierdzenie odbioru jako dokumenty urzędowe

Podkreślić należy, że potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej, przekazu pocztowego wydane przez placówkę pocztową operatora wyznaczonego czy też zwrotne potwierdzenie odbioru mają moc dokumentu urzędowego.

O tym co przesądza o mocy ich mocy dowodowej jako dokumentu urzędowego przeczytasz w poniższym artykule.

Dokument urzędowy a przepisy prawa podatkowego i pocztowego

Zgodnie z przepisem art. 194 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa:

• Dokumenty urzędowe sporządzone w formie określonej przepisami prawa przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone [por. § 1];
• Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do dokumentów urzędowych sporządzonych przez inne jednostki, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów uprawnione są do ich wydawania [por. § 2];
• Przepisy § 1 i 2 nie wyłączają możliwości przeprowadzenia dowodu przeciwko dokumentom wymienionym w tych przepisach [por. § 3].

Przepisy Ordynacji podatkowej nie definiują pojęcia dokumentu urzędowego. Dopiero z powyższej regulacji można wyprowadzić wniosek, że dokumentem urzędowym jest dokument spełniający łącznie następujące przesłanki, tj.:

• został sporządzony w formie określonej przepisami prawa;
• został sporządzony przez powołane do tego organy władzy publicznej lub inne jednostki, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów uprawnione są do ich wydawania;
• został sporządzony w zakresie działania tego organu.

Dokumentami urzędowymi, zgodnie z poglądami doktryny, sporządzanymi przez inne jednostki, które na podstawie odrębnych przepisów uprawnione są do ich wydawania, są w szczególności:

• czynności notarialne dokonane przez notariusza zgodnie z prawem (mają charakter dokumentu urzędowego) – zgodnie z art. 2 § 2 prawa notarialnego;
• księgi rachunkowe banków – zgodnie z art. 95 ust. 1 prawa bankowego;
• pokwitowania komornika – zgodnie z art. 815 § 2 kodeksu postępowania cywilnego oraz
• potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę pocztową operatora wyznaczonego – zgodnie z art. 17 prawa pocztowego – oznacza to, że szczególna moc dowodowa przypisana została tylko potwierdzeniu nadania przesyłki rejestrowanej wydanej przez placówkę pocztową operatora wyznaczonego (na podstawie art. 71 prawa pocztowego Prezes UKE wydał decyzję, zgodnie z którą Poczta Polska S.A. została operatorem wyznaczonym do pełnienia powszechnych usług pocztowych na lata 2016–2025).

Z kolei przepis art. 17 prawa pocztowego stanowi, że Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez operatora wyznaczonego oraz wydruk potwierdzenia nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego pobrane samodzielnie z systemu teleinformatycznego operatora wyznaczonego służącego do nadawania rejestrowanych przesyłek pocztowych lub przekazów pocztowych mają moc dokumentów urzędowych.

Nie ulega zatem wątpliwości, że pocztowy dowód nadania/doręczenia adresatowi przesyłki jest dokumentem urzędowym w rozumieniu przepisu art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej, który to potwierdza fakt i datę nadania/doręczenia przesyłki, zgodnie z danymi ze stempla pocztowego umieszczonymi na tym dokumencie. Fakty te korzystają z domniemań prawdziwości oraz zgodności z prawdą twierdzeń w nim zawartych. Należy jednak pamiętać, że każdy dowód może zostać obalony poprzez przeprowadzenie przeciwdowodu wobec domniemania wiarygodności takiego dokumentu. Takim przeciwdowodem może być reklamacja uzyskana od operatora pocztowego.

Co na to orzecznictwo?

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 maja 2022 r., sygn. II FSK 686/20:

• Jak już wskazano pocztowy dowód doręczenia adresatowi przesyłki jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 194 § 1 O.p. potwierdzającym fakt i datę doręczenia, zgodnie z danymi umieszczonymi na tym dokumencie.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 stycznia 2021 r., sygn. III OSK 2491/21

• Dowód nadania przesyłki zawierający stempel pocztowy uznaje się za dokument urzędowy korzystający z domniemania prawdziwości i autentyczności. Dowód ten stanowi także uprawdopodobnienie doręczenia przesyłki adresatowi.

Wyrok WSA w Poznaniu z dnia 5 października 2022 r., sygn. I SA/Po 426/22

• Zatem, na tej podstawie fakt doręczenia określonej osobie, w określonej dacie przesyłki korzysta z domniemań prawdziwości oraz zgodności z prawdą twierdzeń w nim zawartych, czyli wiarygodności. Skutkiem tego jest to, że dokonując oceny okoliczności związanych z doręczeniem organ podatkowy nie może odrzucić, co do zasady, istnienia faktu doręczenia przesyłki stwierdzonego w takim zwrotnym poświadczeniu odbioru. Nie oznacza to oczywiście niemożliwości przeprowadzania przeciwdowodu wobec domniemań wynikających z takiego dokumentu. W judykaturze wyrażono pogląd, że takim przeciwdowodem może być reklamacja uzyskana od operatora pocztowego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, który dokonywał określonego doręczenia (por. wyrok NSA z 16 grudnia 2016 r., sygn. akt II FSK 3421/14).

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 maja 2022 r., sygn. II FSK 686/20

• (…) dowód doręczenia adresatowi przesyłki jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 194 § 1 o.p. potwierdzającym fakt i datę doręczenia, zgodnie z danymi umieszczonymi na tym dokumencie. Skutkiem tego jest to, że dokonując oceny okoliczności związanych z doręczeniem organ podatkowy nie może odrzucić co do zasady istnienia faktu doręczenia przesyłki stwierdzonego w takim zwrotnym poświadczeniu odbioru.

Postanowienie WSA w Łodzi z dnia 17 maja 2022 r., sygn. III SA/Łd 353/22

• Uzależnienie zachowania terminu wniesienia pisma do sądu, od oddania tego pisma w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z 2012 r. Prawo pocztowe zapewnia jednakowe wymagania formalne dla wszystkich uczestników procesu. Gwarantuje przy tym pewność prawa i jego przewidywalność, skoro potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę pocztową operatora wyznaczonego ma moc dokumentu urzędowego (art. 17 ustawy – Prawo pocztowe). Przepis art. 83 § 3 p.p.s.a. jest jasny, językowo zrozumiały, a wykładnia gramatyczna prowadzi do wniosku, że nie można tu mówić o naruszeniu prawa do sądu.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 15 grudnia 2017 r., sygn. II FSK 3341/15

• Potwierdzenie nadania przesyłki ma moc dokumentu urzędowego w rozumieniu art. 17 Prawa pocztowego w zw. z art. 194 § 1 i § 2 o.p.

Podsumowanie

W każdym przypadku nadania przesyłki bądź jej odbioru istotne jest zachowanie danego kwitu pocztowego, który potwierdziłby istnienie danego faktu, tj. przykładowo nadania pisma do organu podatkowego. Taki dokument ma moc dowodową i charakter dokumentu urzędowego, co oznacza, że mógłby być wykorzystany w sądzie jako dowód w sprawie na potwierdzenie dokonania konkretnej czynności.

Źródła:

1. P. Pietrasz [w:] Ordynacja podatkowa. Komentarz aktualizowany, red. L. Etel, LEX/el. 2021, art. 194.