Praca zdalna a ekwiwalent – za co i kiedy należy go wypłacić pracownikowi? Co z rozliczeniem?

Zmiana ustawy Kodeks pracy wprowadziła na stałe do przepisów pracę zdalną. Praca w trybie online weszła w życie w czasie ogłoszenia pandemii i w wielu branżach takie rozwiązanie funkcjonalne okazało się trafione zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Może jeszcze nie do końca jasne są zasady za co i kiedy należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za pracę zdalną i jak go rozliczać, dlatego też tym tematem zajmiemy się w dzisiejszej publikacji.

Ekwiwalent za prąd i własny sprzęt na pracy zdalnej

Z założenia praca zdalna jest wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo to miejsce musi być uzgodnione z pracodawcą. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym dostęp do urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej. Jednak przepisy zezwalają również na wykorzystanie prywatnych narzędzi pracowników, takich jak przykładowo komputer. Bez względu na to, czy pracownik będzie korzystał ze sprzętu pracodawcy czy własnego, to ponosi koszty chociażby mediów. W takich przypadkach pracodawca ma obowiązek pokryć wydatki związane z pracą zdalną i są one określane mianem ekwiwalentu.

Wyliczenie ekwiwalentu za zużycie energii elektrycznej lub Internetu w wartościach faktycznie poniesionych wydatków byłoby niezmiernie trudne, ponieważ należałoby wykonywać szczegółowe analizy zużycia prądu i przesyłu usług telekomunikacyjnych. Dlatego też najczęściej pracodawcy ustalają wypłaty w formie ryczałtu.

Ekwiwalent czy ryczałt?

Pracodawcy mogą mieć dylemat, w jaki sposób ustalić kwoty wypłat, które mają zrekompensować zużycie w szczególności energii elektrycznej czy dostawę usług internetowych. W tym obszarze ustawodawca pozostawił swobodę, ponieważ nie sposób opracować uniwersalnego wzorca. My też nie jesteśmy w stanie wskazać klucza podziałowego, jedynie opiszemy czym jest ekwiwalent a czym ryczałt i jakie są ogólne założenia do jego wyliczenia.

Jak wyliczyć ryczałt za prąd i zużycie sprzętu na pracy zdalnej?

Wyliczenie kwoty ryczałtu za pracę zdalną również nie jest proste, trzeba wziąć pod uwagę kilka informacji, przykładowo:

• czy pracownik korzysta z własnego sprzętu, np. komputera,
• czy musi wykorzystywać papier, drukarkę lub inne artykuły biurowe do realizacji zadań służbowych,
• jeżeli chodzi o zużycie energii, to może być wyliczone w oparciu o normy obowiązujące dla wykorzystywanego sprzętu,
• jeżeli chodzi o koszty usług telekomunikacyjnych, to są one sprzedawane najczęściej w okresach miesięcznych i tak są ustalane opłaty. Tutaj pracodawca musi wypracować kompromis w ustaleniach z pracownikami, ponieważ brakuje klucza podziałowego, który mógłby być pomocny.

Tak czy inaczej ustalenie ekwiwalentu a częściej ryczałtu za pracę zdalną może u każdego pracodawcy wyglądać inaczej z uwagi na brak szczegółowych regulacji w tym obszarze.

Komu należy się ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną?

Wykonywanie pracy zdalnej jest możliwe pod warunkiem, że doszło do uzgodnień pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Może się to zadziać na etapie zawierania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Może to wynikać z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. W sytuacjach nadzwyczajnych takich jak: stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemiologicznego lub stan epidemii pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Jeżeli już dojdzie do porozumienia i zostanie ustalone kto i kiedy będzie przebywał na pracy zdalnej to wiadomo, że każdemu pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent lub ryczałt w okresie pracy zdalnej. Pozostaje jeszcze odpowiedź na pytanie, czy wypłata takich środków będzie opodatkowana i oskładkowana?

Co z podatkiem i składkami ZUS od ekwiwalentu za pracę zdalną?

Jak już pracodawcy uda się ustalić wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu, to pozostaje jeszcze sprawdzenie, czy będą tutaj należne składki ZUS i podatek. W ustawie Kodeks pracy jest napisane wprost, że:

W jednej z interpretacji podatkowych nr 0115-KDIT2.4011.578.2022.2.MM z dnia 14.12.2022 r. przedsiębiorca zadał pytanie czy w przypadku stałej pracy zdalnej wypłata ryczałtu na zakup: drobnego sprzętu elektronicznego, umeblowanie domowego biura, koszty mediów, zakup tonerów, papieru będzie korzystała ze zwolnienia od podatku dochodowego. W ocenie przedsiębiorcy takie wydatki, w stanie faktycznym opisanym w interpretacji będą korzystały ze zwolnienia od podatku PIT. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgodził się z tym stanowiskiem. W uzasadnieniu napisał m.in., że wypłata tego typu ryczałtu będzie stanowiła przychód ze stosunku pracy, który jednak może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w ustawie o PIT. Oznacza to, że płatnik nie pobierze zaliczki na podatek dochodowy, jednak nie oznacza to, że nie trzeba będzie od takiej wypłaty zapłacić składek ZUS.

Ekwiwalent za pracę zdalną – podsumowanie

Praca zdalna weszła już na stałe do ustawy Kodeks pracy i dużo firm chętnie z niej korzysta. Wiele zależy jednak także od profilu prowadzonej działalności, przykładowo zakłady produkcyjne nie będą mogły wysłać pracowników na pracę zdalną, nie pozwalają na to rozwiązania technologiczne i organizacyjne. Jednak jeśli nie ma ku temu przeciwwskazań, to praca najczęściej jest wykonywana w formule hybrydowej – częściowo zdalnie i częściowo w siedzibie pracodawcy. W takich przypadkach do rozwiązania pozostaje kwestia rozliczania ekwiwalentu lub ryczałtu za zużycie w szczególności: własnego sprzętu, prądu i usług telekomunikacyjnych, do których dostęp jest niezbędny. Przy czym ustalenie kwoty ekwiwalentu byłoby niezmiernie trudne, ponieważ trzeba to robić w oparciu o faktyczne zużycie, co wydaje się wręcz niemożliwe. Dlatego też ustawa przewiduje również wypłatę ryczałtu w wysokości ustalonej na drodze porozumienia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. W ustawie Kodeks pracy jest zapis mówiący wprost, że ekwiwalent lub ryczałt nie stanowi przychodu w PIT, tym samym nie będzie podlegał pod składki ZUS. Jednak jeżeli wydatki dotyczyłyby również zakupu narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiącego własność pracownika, to stanowiłoby to przychód, który może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, ale nie ze składek ZUS. Pracodawcy powinni wnikliwe przeanalizować rozliczanie wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu na gruncie obowiązujących przepisów, żeby nie naraża się w przyszłości na korygowanie rozliczeń.