Praca zdalna w firmie - jak ją wdrożyć w 2024 roku?

Praca zdalna w firmie 2024 - omówione zagadnienia:

Okres pandemii zapoczątkował czas pracy w domu, tylko nie było przepisów, które regulowałyby ten temat. Dość długo trwało zanim zmiany dotyczące pracy zdalnej zostały zapisane w Kodeksie pracy, ale w końcu tak się stało. Od kwietnia 2023 roku praca zdalna jest już oficjalnie uregulowana w ustawie Kodeks pracy. W dzisiejszej publikacji napiszemy na temat wdrożenia pracy zdalnej w firmie, będą to najważniejsze i aktualne informacje 2024.

Definicja pracy zdalnej

Przed wprowadzeniem pracy zdalnej do Kodeksu pracy obowiązywały przepisy dotyczące telepracy i tymczasowe regulacje, które zostały wprowadzone w okresie pandemii. Obecnie mamy już w ustawie zdefiniowaną pracę zdalną, zobaczmy więc co ją charakteryzuje.

Praca zdalna – definicja:
Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Może to być adres zamieszkania, ale nie ma przeszkód, żeby pracownik przebywał w innym miejscu, o czym będzie powiadomiony pracodawca
W pracy zdalnej wykorzystywane są środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość
Praca zdalna może być realizowana w całości poza siedzibą pracodawcy lub w trybie hybrydowym – częściowo w siedziby pracodawcy i poza nią
Zasady wykonywania pracy zdalnej uzgadniane są: przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia
Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, w następujących okolicznościach: w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub z powodu działania siły wyższej, kiedy to pracodawca nie jest w stanie zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy

Ustalanie zasad pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jeśli nie zostało zawarte takie porozumienie wówczas pracodawca ustala zasadę wykonywania pracy zdalnej bezpośrednio z pracownikiem.

Zasady wykonywania pracy zdalnej:
Ewidencjonowanie obecności Sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
Kontakt z pracownikiem Formuła porozumiewania się pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w czasie wykonywania pracy zdalnej
Zasada zwrotu kosztów Zwrot kosztów jest związany z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Obowiązek pokrycia kosztów może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej
Kontrola wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę Należy ustalić zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika
Ochrona praw pracownika w czasie wykonywania pracy zdalnej Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być dyskryminowany, traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy

Etapy wdrażania pracy zdalnej w firmie

Pracodawca wprowadzając pracę zdalną w firmie powinien mieć opracowana politykę wdrożeniową, z której będzie wynikało, jakie czynności, w jakiej kolejności powinny być realizowane. Spróbujemy to uszeregować poniżej.

Zawarcie porozumienia ze związkami lub przygotowanie regulaminu pracy zdalnej lub zawarcie porozumienia z pracownikiem w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej	Bez względu na to, czy u danego pracodawcy będzie działała organizacja związkowa, czy nie, musi on posiadać stosowny dokument regulujący zasady pracy zdalnej. W takim uzgodnieniu/regulaminie/porozumieniu powinny się znaleźć wszystkie istotne kwestie, w szczególności: zasady kalkulowania i zwrotu kosztów, przestrzegania przepisów bhp, ochrony danych firmy, ewidencjonowania obecności, kontroli pracownika na pracy zdalnej
Przygotowanie przez pracodawcę procedur dotyczących pracy zdalnej	Pracodawca powinien mieć przygotowane procedury w obszarze m.in: oceny ryzyka zawodowego, ochrony danych osobowych, zasadami bhp, inne z uwagi na specyfikę wykonywanej pracy
Zapoznanie pracownika z opracowanymi procedurami dotyczącymi pracy zdalnej	Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracodawca powinien uzyskać od pracownika potwierdzone oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami dotyczącymi pracy zdalnej. Wnioski i oświadczenia mogą być przekazywane w formie papierowej lub elektronicznej. Takie dokumenty powinny być przechowywane w aktach pracownika

Jakie prace nie mogą być wykonywane w ramach pracy zdalnej?

Jest pewna kategoria prac, które nie mogą być wykonywane na pracy zdalnej, zostały wymienione w ustawie Kodeks pracy. Sprawdźmy o jakich pracach jest mowa.

Praca zdalna nie obejmuje prac:
Szczególnie niebezpiecznych
Jeśli dochodzi do przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych
Z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w bhp, w przypadku występowania czynników chemicznych w miejscu pracy
Związanych ze stosowaniem, wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy
Powodujących intensywne brudzenie

Ocena ryzyka zawodowego pracy zdalnej

Ocena ryzyka zawodowego pozwala na zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na zajmowanym stanowisku. Taka ocena jest dokonywana przez pracodawcę i ma na celu ochronę pracowników przed zagrożeniami wypadkowymi oraz oddziaływaniem czynników szkodliwych dla zdrowia i życia ludzkiego. Powinny być przyjęte stosowne środki profilaktyczne, które minimalizują takie ryzyko. Również pobyt pracownika na pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy z tego obowiązku. Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na tej podstawie pracodawca opracowuje informację zawierającą m.in.:

zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii stanowiska pracy,
zasady bhp wykonywania pracy zdalnej,
czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
zasady postępowania w sytuacjach nietypowych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Kodeks pracy pozwala pracodawcy na sporządzenie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. W razie wypadku przy pracy zdalnej stosuje się przepisy ogólne, o których jest mowa w Kodeksie pracy.

Zasady postępowania w razie wypadku w miejscu pracy zostały szczegółowo opisane w podlinkowanej publikacji.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Zostało już powiedziane, że praca zdalna jest wykonywana w miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Oznacza to, że nie musi to być miejsce zamieszkania, ale czy może to być dowolne miejsce? W publikacjach pojawia się pytanie, czy praca zdalna może być wykonywana przykładowo z kawiarenki internetowej. Odpowiedź w tym przypadku wydaje się być jedna, że nie może z uwagi na brak stosownych zabezpieczeń co do ochrony danych firmy. Jednak jeśli pracodawca uzna, że nie ma żadnego zagrożenia, to nie ma przepisu, który by tego zabraniał.

Zasada zwrotu kosztów na pracy zdalnej

Jeżeli pracownik będzie korzystał z własnych narzędzi, powinna być ustalona zasad zwrotu kosztów z tego tytułu. Wypłacany ekwiwalent pieniężny może mieć formę ryczałtu, przy czym przy ustalaniu wysokości takiej wypłaty należy wziąć pod uwagę m.in.:

normy zużycia materiałów i narzędzi pracy wykorzystywanych na potrzeby pracodawcy,
normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych.

Przy ustalaniu zasad zwrotu kosztów na pracy zdalnej nie bierze się pod uwagę zużycia wody czy użytkowania mieszkania, chyba że z przepisów wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy będzie to wynikało. Tak samo jest z zakupem wyposażenia stanowiska pracy, może być ustalone, że to pracodawca ponosi wszystkie koszty z tym związane, m.in. dokonuje zakupu biurka, krzesła czy lampki. Zasada zwrotu kosztów pracy zdalnej jest ustalana indywidualnie i jej wysokość może zależeć od wielu czynników i regulacji wewnątrzzakładowych. Uzyskane przychody z tego tytułu korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego i nie znajdą się w podstawie do naliczania składek ZUS.

Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę

Przepisy pozwalają na przeprowadzenie kontroli pracownika przebywającego na pracy zdalnej. Może ją przeprowadzić sam pracodawca lub upoważniona przez niego osoba. Kontrola nie może być niezapowiedziana, pracownik musi zostać uprzedzony. Kontrolę można przeprowadzić jedynie w godzinach pracy pracownika. Pomimo, że pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, to na pracy zdalnej musi to zrobić sam pracownik i poinformować pracodawcę, że takie warunki są spełnione.

W podlinkowanej publikacji można uzyskać informację na temat czy pracownik może się nie zgodzić na jej przeprowadzenie kontroli na pracy zdalnej.

Jak wdrożyć pracę zdalną? Podsumowanie

Praca zdalna na dobre wpisała się w rzeczywistość gospodarczą. Rozwiązanie jest pozytywnie oceniane zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Chyba najważniejsze jest wypracowanie ram współpracy i kontroli pracy zdalnej. Popularnym modelem jest praca zdalna w formule hybrydowej. W takich przypadkach pracodawca ma zachowany kontakt z pracownikiem, a ponadto część zadań bardzo często wymaga osobistego udziału. Możliwość wykonywania pracy zdalnej jest również ważna dla kobiet w ciąży, osób wychowujących małe dzieci czy opiekujących się członkiem najbliższej rodziny. W takich przypadkach pracodawca nie może odmówić wykonywania pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na charakter wykonywanej pracy. Każda taka odmowa musi być wydana na piśmie i uzasadniona. Pracownik przebywający na pracy zdalnej ma takie same prawa i obowiązki jak pracownik stacjonarny, nie może być w żaden sposób dyskryminowany. Każdy pracodawca ma obowiązek ustalenia regulaminu pracy zdalnej, który jest uzgodniony ze związkami zawodowymi, jeśli takie funkcjonują. W przeciwnym razie może to być forma uzgodnienia z pracownikiem. Praca zdalna może być wykonywana z dowolnego miejsca, pod warunkiem uzgodnienia z pracodawcą. Zwrot kosztów pracy zdalnej jest dokonywany według zasad obowiązujących u danego pracodawcy i będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego i składek ZUS. Najważniejsze etapy wdrażania pracy zdalnej zostały omówione w publikacji i teraz pracodawcy wiedzą już o czym powinni pamiętać.