Jak programista może założyć działalność gospodarczą?

Programista może założyć jednoosobową działalność gospodarczą lub prowadzić działalność w formie spółki, na przykład cywilnej. O ile jednoosobowa działalność gospodarcza może być prowadzona samodzielnie, o tyle spółka cywilna powstaje na podstawie umowy dwóch lub większej ilości wspólników. Sprawdź, jak otworzyć własną firmę krok po kroku i o czym pamiętać przed rejestracją działalności gospodarczej jako programista.

Działalność gospodarcza – programista

Według ustawy o swobodzie działalności gospodarczej:

Działalność jest wykonywana w sposób zorganizowany, jeśli podjęto określone czynności, aby ją zorganizować, czyli np. utworzono stronę internetową, wykupiono reklamy lub opublikowano ogłoszenia oferując usługi na sprzedaż. Jeśli działalność jest prowadzona na zasadzie powtarzalnego procesu — nie ma charakteru incydentalnego ani przypadkowego — to jest wykonywana w sposób ciągły.

Czasem programiści nie są zobligowani do rejestrowania działalności gospodarczej. Przykładowo przychód ze sprzedaży aplikacji w App Store można potraktować jako przychód wynikający z praw majątkowych, co nie wymaga rejestracji.

Jak programista może założyć działalność gospodarczą? I czym ona właściwie jest? Działalność gospodarcza, a właściwie jej definicja sprawia, że w wielu przypadkach podatnik może być narażony na różne interpretacje organów podatkowych. Dlatego warto zastanowić się, czy posiadanie działalności nie będzie w danym przypadku opcją bezpieczniejszą dla wykazania osiąganych przychodów.

Własna firma programistyczna krok po kroku

Przed zarejestrowaniem działalności programista powinien zastanowić się nad kilkoma formalnościami. Przykładowo na jaką formę opodatkowania się zdecydować i czy rejestrować się do VAT.

Rejestracja firmy

Rejestracja firmy jest bezpłatna. Aby zarejestrować działalność należy wypełnić i złożyć w dowolnym urzędzie miasta, gminy lub dzielnicy wniosek CEIDG-1. Można to zrobić osobiście, listem poleconym (potwierdzony notarialnie), przez telefon lub – jeśli posiadamy podpis elektroniczny albo profil zaufany – przez Internet.

Wniosek CEIDG-1 jest równocześnie podaniem o uzyskanie numerów REGON i NIP.

ZUS

W ciągu 7 dni od złożenia formularza CEIDG-1 należy zarejestrować się w ZUS jako płatnik składek. Można to zrobić osobiście lub drogą elektroniczną, przy pomocy platformy pue.zus.pl.

Rejestracji dokonuje się na wniosku ZUS ZUA (rejestracja do składek społecznych i zdrowotnej) lub ZUS ZZA (rejestracja jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego – jeśli jest się dodatkowo zatrudnionym na umowę o pracę i zarabia minimum krajowe).

Początkujący przedsiębiorcy, w tym także wspólnicy spółki cywilnej, mają możliwość korzystania przez okres 24 miesięcy z ulgi w opłacaniu składek ZUS na ubezpieczenie społeczne, czyli z tzw. ZUSu preferencyjnego.

Z preferencyjnych zasad opłacania składek nie mogą skorzystać osoby, które:

• w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej prowadziły firmę,
• zamierzają wykonywać działalność na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy (umowa o pracę) lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Natomiast osoby, które zarejestrują firmę, będąc jednocześnie zatrudnionymi na pełen etat, gdzie zarabiają co najmniej minimalną krajową, nie muszą płacić pełnych składek ZUS. Zamiast tego w ramach działalności opłacają jedynie składkę zdrowotną (297,28 zł w 2017 r.).

Forma opodatkowania dla programisty

Wyboru formy opodatkowania dokonuje się podczas rejestracji firmy, na druku CEIDG-1. Programista może wybrać:

1. opodatkowanie według skali podatkowej (18% lub 32%) – skala podatkowa jako jedyna umożliwia korzystanie z ulg podatkowych i rozliczanie się wspólnie z małżonkiem
2. podatek liniowy (19%)
3. ryczałt ewidencjonowany (usługi związane z oprogramowaniem opodatkowane są zazwyczaj stawką 17%) – ryczałt uniemożliwia rozliczanie kosztów prowadzenia działalności, dlatego zazwyczaj mało który programista decyduje się na tę formę opodatkowania.

Usługi samozatrudnionych programistów wyłączone są z opodatkowania kartą podatkową.

Dodatkowo osoby, które zamierzają świadczyć usługi na rzecz byłego pracodawcy (takie same, jakie świadczyły, gdy były zatrudnione na umowę o pracę). W pierwszym roku prowadzenia działalności nie mają możliwości wybrania podatku liniowego i ryczałtu.

Podatek VAT

Początkujący przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania ze zwolnienia od podatku VAT. Zwolnienia są podmiotowe (ze względu na wysokość osiąganego przychodu) lub przedmiotowe (ze względu na rodzaj prowadzonej działalności).

Istnieją jednak rodzaje działalności, w których trzeba być płatnikiem VAT już od pierwszej sprzedaży. Dotyczy to m.in. działalności świadczących usługi w zakresie doradztwa.

Rejestracja do VAT może być opłacalna dla programistów, którzy współpracują z firmami zarejestrowanymi do VAT, dużo kupują (generują koszty, przy których można odliczyć podatek VAT) lub świadczą usługi głównie na rzecz podmiotów zagranicznych.

Rejestracja do VAT wymaga złożenia w urzędzie skarbowym formularza VAT-R.

VAT-UE

Jeśli programista zamierza świadczyć usługi na rzecz podmiotu zagranicznego zarejestrowanego do podatku unijnego (np. Apple), to musi zarejestrować się w Polsce jako podatnik VAT-UE.

Rejestracji do podatku VAT-UE również dokonuje się na formularzu VAT-R. Nie oznacza to jednak, że programista musi rejestrować się jako płatnik VAT w swoim kraju. Jeśli ma taką możliwość, to wciąż może korzystać ze zwolnienia.

Miejsce prowadzenia działalności

Programista może prowadzić działalność gospodarczą w wynajętym lokalu biurowym, wirtualnym biurze, mieszkaniu prywatnym lub w wynajmowanym mieszkaniu.

Rejestrując firmę, wraz z wnioskiem o wpis do CEIDG należy złożyć oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do nieruchomości, których adresy wskazano na formularzu rejestracyjnym.

Obecnie zauważalna jest tendencja pracowników urzędów skarbowych do weryfikowania tytułu prawnego do lokalu. Jak również sprawdza się, czy rzeczywiście pod danym adresem prowadzona jest działalności gospodarcza. Programista, który zamierza prowadzić działalność w wynajmowanym mieszkaniu powinien więc posiadać na przykład umowę najmu, która będzie zawierać informację, że właściciel nieruchomości wyraził na to zgodę.

Warto pamiętać, że lokal przeznaczony na cele działalności gospodarczej jest obłożony wyższym podatkiem od nieruchomości. Dlatego warto na przykład wydzielić część takiej nieruchomości na cele prowadzenia działalności, np. 15m2 – wówczas podatek ten jest obniżony lub zniesiony.

Samozatrudnienie – koszty

Każda działalność generuje jakieś koszty – chociażby ZUS. Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub liniowo wiedzą, że im wyższe koszty poniosą w danym miesiącu, tym mniejszy zapłacą podatek dochodowy. Dlatego starają się wpisywać w koszty prowadzenia działalności jak najwięcej wydatków.

Przykładowe koszty prowadzenia działalności:

• wydatki poniesione na zakup mebli biurowych i sprzętów (np. komputer, smartfon, drukarka, akcesoria, karty pamięci, oprogramowanie),
• czynsz i media (wynajem biura, mieszkania, coworking),
• opłaty za telefon lub Internet,
• wydatki poniesione na stronę internetową (domena, serwery, szablon),
• marketing,
• księgowość,
• usługi finansowe (np. prowadzenie firmowego rachunku bankowego),
• opłaty urzędowe,
• wydatki poniesione na kursy i szkolenia, książki i czasopisma branżowe,
• transport (np. zakup samochodu, paliwo, części i akcesoria, badania techniczne, bilety), usługi online (np. GitHub, Dropbox, PayPal).

Oczywistym jest, że przedsiębiorca wlicza w koszty jedynie te wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. W razie ewentualnej kontroli  musi udowodnić, że dany wydatek służy wyłącznie prowadzeniu firmy. Niedopuszczalne jest na przykład kupienie komputera na firmę i wstawienie go do pokoju dziecka. Wszystkie koszty muszą być udokumentowane fakturą lub innym dokumentem księgowym.

Własna firma – to proste

Jak programista może założyć działalność gospodarczą? Odpowiedź na to pytanie wydaje się skomplikowana. Jednak zakładanie działalności gospodarczej nie jest trudne ani czasochłonne. Najwięcej czasu zajmuje wyszukanie informacji na temat kwestii związanych z jej prowadzeniem, na przykład jaką wybrać formę opodatkowania albo czy rejestrować się do VAT. Samo złożenie formularzy jest natomiast bardzo proste – zwłaszcza, jeśli skorzysta się z internetowego, interaktywnego formularza CEIDG-1.