Jak prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to nieskomplikowana i wymagająca stosunkowo niewiele czasu forma prowadzenia księgowości. Celem prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest rozliczenie podatku od dochodu uzyskanych z prowadzonej działalności gospodarczej (PIT-5/PIT-5L). Jest ona przeznaczona dla osób, które nie muszą prowadzić ksiąg rachunkowych i nie wybrały ryczałtowego opodatkowania podatkiem dochodowym. Dowiedz się więcej na temat KPiR.

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów powinna być spójna i jednolita, natomiast karty powinny zostać kolejno ponumerowane. Podatnik powinien ewidencjonować sprzedaż z oznaczeniem kolejnego numeru wpisu, datą uzyskanego przychodu i kwoty. Tak samo postępuje się z ewidencją kosztów uzyskania przychodów (wydatkami).

Z obowiązku ewidencjonowania w wyżej wymienionej formie zwolniona jest sprzedaż rejestrowana za pomocą kas fiskalnych, z której podatnik powinien wprowadzać zapisy w ewidencjach po zakończeniu każdego dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać w sposób chronologiczny. Na podstawie dowodów księgowych (przede wszystkim na podstawie faktur i rachunków).

Każdemu zdarzeniu gospodarczemu należy nadać numer porządkowy i wprowadzić wymagane informacje dotyczące transakcji:

• tzn. numer dowodu księgowego
• datę zdarzenia
• dane kontrahenta
• zwięzły opis transakcji (np. zakup materiałów biurowych)

Poszczególne transakcje należy rozliczać kwotowo. Zapisów w księdze należy dokonywać w języku polskim i walucie polskiej oraz w sposób staranny, czytelny i trwały. Podatnik ma również obowiązek zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.

Podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów jest zobowiązany nie tylko wprowadzać zapisy zdarzeń gospodarczych (przychodów i kosztów) w ewidencji. Zgodnie z kolejnością ich występowania, ale musi to również robić w sposób niewadliwy i rzetelny.

Prowadzenie KPiR wg. przepisów

Zgodnie z Rozporządzeniem MF z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia Księgi przychodów i rozchodów (zwanym dalej Rozporządzenie), za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami Rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi oraz zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi.

Księga wadliwa i nierzetelna

Wady w księdze to, np:

• brak dat,
• niechronologiczne zapisy,
• zaklejanie zapisów,
• brak wszystkich danych kontrahenta

Przykład 1

Podatnik prowadzi księgę przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej. Zapisów dokonuje niedbale: nie uzupełnia danych dotyczących kontrahenta lub przedmiotu działalności, często wpisuje dane w nieodpowiednich kolumnach. W ten sposób podatnik narusza przepisy i prowadzona przez niego księga jest wadliwa, ponieważ zgodnie z Rozporządzeniem, za rzetelną uznaję się księgę przychodów i rozchodów, której zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Dopuszcza się popełnienie błędu, który nie spowoduje, że księga zostanie uznana za nierzetelną. Jednak należy pamiętać, że błąd nie może przekraczać 0,5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy albo przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego, czy też organ kontroli skarbowej stwierdzi istnienie tego błędu.

Przykład 2

Podatnikowi zdarza się nie ewidencjonować przychodów lub błędnie wpisać kwoty przychodu. Niewpisane kwoty przychodu stanowią 0,48 % przychodu wykazanego w księdze przychodów i rozchodów za rok podatkowy 2023. Księgę uzna się za prowadzoną rzetelnie. Natomiast w roku 2024 niewpisane kwoty przychodu i błędnie wpisane kwoty stanowią 0,60 % przychodu wykazanego w księdze przychodów i rozchodów za dany rok podatkowy. KPiR jest prowadzona nierzetelnie.

Księga przychodów i rozchodów zostanie uznana za rzetelną również wtedy, gdy:

• błędne zapisy są skutkiem ewidentnej pomyłki, a podatnik posiada prawidłowe dowody księgowe dokumentujące dane zdarzenie gospodarcze
• podatnik uzupełnił zapisy albo dokonał korekty przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego, czy też organu kontroli skarbowej
• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania (np. przez pomyłkę zawyżono przychody firmy), pod warunkiem że nie jest to błąd podlegający na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych i kosztów robocizny,
• na skutek nieszczęśliwego wypadku albo zdarzenia losowego podatnik nie był w stanie prowadzić księgi.

Ponadto,

1. Jeżeli w trakcie kontroli okaże się, że podatnik nie wpisał danych do księgi w odpowiednim terminie, wtedy księga zostanie uznana za nierzetelną.
2. Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych wpisywany powinien być do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu. Jeśli w trakcie kontroli okaże się, że w magazynie są towary, które nie są ujęte w księdze w wymaganym przepisami prawa terminie, księga jest traktowana jako nierzetelna. Przy badaniu rzetelności czy nie wadliwości księgi nie jest brany pod uwagę stopień winy podatnika, tzn. czy świadomie zawyżył koszty, czy nieświadomie się pomylił.

W pozostałych przypadkach urząd skarbowy może uznać księgę przychodów i rozchodów za nierzetelną. W tym przypadku ustali dochód z pominięciem zapisów w niej dokonanych, czyli szacunkowo. Księga może zostać uznana za nierzetelną przede wszystkim wtedy, gdy:

• dochód jest znacznie niższy od przeciętnie uzyskanego przez innych podatników w danej branży oraz podobnych warunkach prowadzenia działalności,
• wynika z niej ewidentna sprzeczność,
• dochód jest rażąco niższy od tego, jaki byłby konieczny do pokrycia wydatków podatnika np. kwota zakupu towarów handlowych wynosi znacznie więcej, niż kwota ewidencjonowanej sprzedaży tych samych towarów, może to oznaczać, że podatnik niepotrzebnie tworzy zapasy towarów, których nie jest wstanie sprzedać albo zaniża wartość sprzedaży, w tym przypadku remanent pozwoli ustalić jaki jest stan faktyczny.

Nierzetelność jest traktowana jako przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwość jako wykroczenie skarbowe. Jeśli organ podatkowy uzna księgę za nierzetelną lub wadliwą, grozi dopłata podatku oraz kara grzywny.

Księga przychodów i rozchodów – należy pamiętać!

1. KPiR prowadzi się w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub we wskazanym miejscu.
2. Przy komputerowym prowadzeniu księgowości należy przechowywać zapisy w sposób chroniący przed zniekształceniem/edycją, np. na trwałych nośnikach (np. CD-R, pendrive czyli nośnik który uniemożliwi przypadkowe skasowanie plików archiwalnych), jako pliki pdf.
3. Na dowodach księgowych nie można dokonywać żądnych poprawek oraz zapisów. Jeśli podatnik stwierdzi błąd w otrzymanym dowodzie księgowym powinien wystąpić o jego korektę (dotyczy to zwłaszcza faktur). Wszelkie opisy dokumentów dokonuje się na ich odwrocie.
4. Podatnik jest zobowiązany do przechowywania wszystkich dowodów księgowych razem z księgą przychodów i rozchodów w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Lub miejscu wskazanym przez podatnika (np. siedziba podatnika, jeżeli jest inna aniżeli miejsce prowadzenia działalności). Dowodami księgowymi w ujęciu podatkowym są wszelkie faktury zarówno sprzedaży jak i zakupu, faktury korygujące, rachunki, noty korygujące. Jak również dokumenty celne, opłaty skarbowe, sądowe, pocztowe. Wszystkie, które mogą stanowić potwierdzenie zaistnienia zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem.
5. Aby księga mogła być uznana za prawidłowo prowadzoną, musi zostać zapewnione:
   a) bezzwłoczny dostęp do treści dokonywanych zapisów
   b) wykonywanie wydruku wszystkich danych z zachowaniem porządku chronologicznego oraz wzorem księgi – dla księgi prowadzonej elektronicznie.
   c) przechowywanie danych w sposób chroniący przed ich zniszczeniem, zatarciem albo zniekształceniem.
6. Pomimo prowadzenia księgi w wersji elektronicznej, przedsiębiorca jest zobowiązany do sporządzenia wydruków comiesięcznej ewidencji zdarzeń gospodarczych. Jak również podsumowania zapisów za dany miesiąc, w terminie do 20 miesiąca następującego po miesiącu, którego dane dotyczą.

Stwierdzone błędy w zapisach

Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

• skreślenie dotychczasowej treści a następnie wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, należy również dokonać podpisu przy poprawce i umieścić przy niej datę dokonania poprawki albo
• wprowadzenie do księgi przychodów i rozchodów niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów, zapisy zmniejszające przychody albo koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus („-”) lub kolorem czerwonym.

Nie można poprawiać błędów w księdze zamazując korektorem lub taśmą korygującą, przez ścieranie gumką, kilkakrotne przekreślenie. Jeżeli taka sytuacja będzie miała miejsce księga w postępowaniu podatkowym może zostać potraktowana jako wadliwa.