Prowadzenie działalności w wynajmowanym mieszkaniu a koszty uzyskania przychodów

Wynajmowanie mieszkania jest dość powszechną praktyką. Niekiedy osoby, które prowadzą działalność gospodarczą również podejmują decyzję, żeby w danej nieruchomości prowadzić działalność gospodarczą. W takim przypadku rodzi się pytanie co z kosztami uzyskania przychodów? W dzisiejszej publikacji przyjrzymy się tej kwestii.

Czy można prowadzić działalność gospodarczą w wynajmowanym mieszkaniu?

Przepisy nie wypowiadają się na ten temat, a więc należy uznać, że nie ma przeciwwskazań do tego typu praktyk. Oczywiście przed zgłoszeniem prowadzenia działalności w wynajmowanym mieszkaniu należałoby dopełnić pewnych formalności, chociażby takich jak:

• Wprowadzenie zapisu do umowy najmu.
• Dokonanie aktualizacji wpisu w CEIDG.

Osoba, z którą podpisujemy umowę najmu musi znać nasze zamiary. Nie powinniśmy rozpoczynać prowadzenia działalności gospodarczej, jeżeli właściciel nieruchomości nie wyrazi na to zgody. Dodatkowo taki zapis powinien się znaleźć w podpisanej umowie najmu lub jeżeli taka decyzja zostanie podjęta już w trakcie wynajmu, to właściwe będzie podpisanie aneksu do umowy.

Umowa najmu stanowi tytuł prawny do lokalu, tym samym jeżeli rozpoczynamy dopiero prowadzenie działalności gospodarczej, to w zgłoszeniu do CEIDG powinien być wskazany prawidłowy adres prowadzenia działalności. Natomiast jeżeli siedziba firmy znajduje się pod innym adresem, to wówczas dokonujemy aktualizacji wpisu podając dodatkowe miejsce prowadzenia działalności.

Kiedy wydatki na wynajem będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów za wynajem mieszkania jest możliwe po spełnieniu kilku warunków:

• Po pierwsze wydatek musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
• Po drugie wydatek musi służyć osiągnięciu lub zabezpieczeniu źródła dochodów.
• Po trzecie nie może się znajdować w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.
• Po czwarte musi być właściwie udokumentowany.
• Po piąte musi być definitywny, a więc nie może być zrefundowany lub zwrócony, pod jakąkolwiek postacią. Przykładowo kosztu uzyskania przychodów nie będą stanowiły zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów czy usług.

Dopiero spełnienie tych pięciu warunków łącznie pozwoli przedsiębiorcy na zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Jednak jak się okazuje niekiedy można powziąć wątpliwości, czy postępujemy w sposób właściwy ujmując jakiś wydatek w kosztach. Dlatego też odwołamy się do stanowiska organów podatkowych zajmowanego w niektórych przypadkach.

Prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu a koszty czynszu i mediów

Ustaliliśmy już, że działalność gospodarcza może być prowadzona w wynajmowanym mieszkaniu po dokonaniu uzgodnień z właścicielem. Natomiast teraz zastanowimy się, jakie koszty z tym związane można zaliczyć do kosztów podatkowych. W pierwszej kolejności w przypadkach, kiedy działalność jest prowadzona w miejscu zamieszkania należy ustalić proporcję, w jakiej mieszkanie jest wykorzystywane na potrzeby działalności. Przyjęcie miarodajnego klucza podziałowego pozwoli na rzetelne obliczenie ponoszonych wydatków w części dotyczącej firmy. Musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, czy na prowadzoną działalność gospodarczą przeznaczamy całe czy część mieszkania. Jeżeli będzie to część, to wskazane byłoby procentowe określenie powierzchni wykorzystywanej w związku z prowadzeniem działalności. Jak już będziemy posiadali takie informacje, to nie ma przeciwwskazań, żeby taki wydatek znalazł się w PKPiR. Ważne jest również właściwe udokumentowanie kosztów, najlepiej jak będzie to faktura lub rachunek.

Przykład 1

Pan Adrian wynajął mieszkanie o powierzchni 65m2, z czego 20m2 przeznaczył na prowadzenie działalności gospodarczej. W jego przypadku proporcja wyniesie:
(20m2/65m2) x 100% = 30,76%
Czynsz za najem wynosi 2.000 zł miesięcznie, w związku z powyższym do kosztów uzyskania przychodów pan Adrian może zaliczyć:
2.000 zł x 30,76% = 615,20 zł
Dodatkowo wynajmujący obciąża pana Adriana kosztami za media w różnej wysokości. Za miesiąc lipiec 2022 r. rachunek za media został wystawiony na kwotę 500 zł, a więc w kosztach może się znaleźć kwota:
500 zł x 30,76% = 153,80 zł

Prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu a koszty remontów i zakupu sprzętu

Jeżeli najemca będzie chciał wyremontować wynajmowane mieszkanie, to wówczas najlepiej by było, żeby dzielił ponoszone wydatki na remont na część typowo mieszkalną i firmową. Wówczas nie będzie wątpliwości, że koszty zostały prawidłowo rozliczone. Jeżeli jednak byłaby trudność z takim przyporządkowaniem, to wówczas jeżeli remont obejmuje całe mieszkanie jego koszty można ustalić takim samym procentem, jak przy rozliczaniu czynszu i mediów. Natomiast jak remont obejmowałby tylko część mieszkania, w tym tę przeznaczoną na działalność, to w takim przypadku wskazane by było ustalenie nowego wskaźnika proporcji.

Przykład 2

Pani Marta prowadzi działalność w wynajmowanym mieszkaniu o powierzchni 50m2, w tym 15m2 zostało przeznaczone na działalność. W miesiącu czerwcu 2022 r. firma remontowa przeprowadziła remont dwóch pomieszczeń: jedno o powierzchni 20m2 a drugie 15m2 wykorzystywane w firmie. Koszt całego remontu 35m2 wyniósł 5.000 zł. W takim przypadku pani Marta może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki w proporcji:
(15m2/35m2) x 100% = 42,86%
W PKPiR znajdzie się kwota:
5.000 zł x 42,86% = 2.143 zł

Jeżeli będziemy chcieli kupić wyposażenie, które ma związek z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą, to nie ma tutaj żadnych ograniczeń w postaci proporcji. Zakup przykładowo: komputera, biurka, krzesła, drukarki, regałów, szafek, które będą wykorzystywane w prowadzonej działalności może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w 100%. Zasada rozliczania zakupu sprzętów do prowadzonej działalności w wynajmowanym mieszkaniu jest taka sama, jak w każdym innym przypadku. W przypadku nabycia sprzętów typu czajnik, czy odkurzacz to również organy podatkowe nie powinny kwestionować takiego kosztu. Przecież gdyby przedsiębiorca prowadził działalność poza miejscem zamieszkania, to tego typu wydatek byłby jak najbardziej uzasadniony.

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych wskazują m.in., że jeżeli ponoszone przez przedsiębiorcę wydatki, choć związane z lokalem mieszkalnym, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, zostaną racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz właściwie udokumentowane i nie są ujęte w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków, chociażby pośredni, z możliwością uzyskania przychodów. Takie podejście prezentowane jest w interpretacji nr 0113-KDIPT2-1.4011.144.2018.2.MD z dnia 17.05.2018 r. Nie zawsze jednak urzędy skarbowe zgadzały się na ujmowanie kosztów typu czajnik czy odkurzacz, jeżeli działalność była prowadzona w domu, szczególnie w przypadkach, gdy na wyposażeniu mieszkania było tylko jedno urządzenie zakupione na firmę. Zakup takiego wyposażenia często spotykał się z negacją ze strony fiskusa, był traktowany jako zakup noszący znamiona wydatku prywatnego. To podejście w ostatnim czasie nieco się zliberalizowało, chociażby z powodu pandemii, kiedy większość z nas została zmuszona do pracy w domu.

Koszty wynajmowanego mieszkania w kosztach – podejście organów podatkowych

W jednej z interpretacji podatkowych nr 0112-KDIL2-2.4011.315.2021.1.MW z dnia 12.05.2021 r. zostało zadane pytanie, czy koszty związane z wynajmowaniem mieszkania w miejscu wykonywania usług, poniesione w celach noclegowych stanowią koszty uzyskania przychodów? Wnioskodawca zajmuje się zarządzaniem nieruchomościami na zlecenie. W związku z charakterem prowadzonej działalności gospodarczej bardzo często przebywa w podróżach służbowych, podczas których musi korzystać z zakupu usług noclegowych. Mając na uwadze wysoki koszt takich usług Wnioskodawca postanowił wynająć mieszkania na cele noclegowe i ma to związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe, potwierdzając w ten sposób, że w takim przypadku wynajem mieszkania może się znaleźć w kosztach uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Podkreślił jednak w uzasadnieniu, że należy zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wydatków, zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania.

Podobne stanowisko zajął Dyrektor KIS w innej interpretacji z dnia 19 stycznia 2022 r. nr 0115-KDIT1.4011.787.2021.1.MN, w której również padło pytanie o możliwość ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na wynajem mieszkania. W tym przypadku Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie technologii informatycznych. Charakter i specyfika prowadzonej działalności wymusza pracę w innej miejscowości, gdzie znajdują się siedziby firm, dla których Wnioskodawca świadczy usługi. W celu ograniczenia kosztów Wnioskodawca wynajął lokal w miejscowości siedziby klienta i zadał pytanie, czy poniesiony wydatek w związku z najmem może się znaleźć w kosztach prowadzonej działalności gospodarczej. Dyrektor KIS uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe, jednocześnie w uzasadnieniu podkreślił, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania. Niezbędne jest posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której Wnioskodawca wynajął mieszkanie. Umożliwi to w sposób bezsporny wykazanie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami i będzie potwierdzało racjonalność poniesionych wydatków.

Podsumowanie

Jeżeli chodzi o zakwalifikowanie wydatku do kosztów uzyskania przychodów, to bezspornym jest ustalenie związku przyczynowo-skutkowego z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli wydatek nie znajduje się w katalogu wyłączeń z kosztów, to nie ma przeciwwskazań, żeby go zaksięgować w PKPiR. W kontekście omawianej w publikacji problematyki należy zauważyć, że co do zasady organy podatkowe nie sprzeciwiają się stosowanym praktykom wynajmowania mieszkania na potrzeby działalności gospodarczej. Jednak kluczowe w całej sprawie będzie właściwe udokumentowanie kosztu. Nie chodzi tylko o umowę najmu i fakturę czy rachunek za najem, ale również posiadanie dowodów potwierdzających wykonywanie czynności zawodowych w miejscowości wynajmu mieszkania. To na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek zgromadzenia właściwej dokumentacji. Takie stanowisko przewija się w wydawanych interpretacjach podatkowych. Do kosztów działalności gospodarczej można zaliczyć różne koszty związane z najmem, ale jeżeli mieszkanie jest wykorzystywane na działalność jedynie w części, to należy zastosować miarodajny wskaźnik proporcji.