Zespół IFIRMA 
Korzystanie z usług biura rachunkowego to dla przedsiębiorców wygoda – nie trzeba martwić się o rozliczenia, a podatki do zapłacenia otrzymuje się w gotowej kwocie. Podobnie może być z dokumentacją – większość biur rachunkowych ma w swojej usłudze również archiwizowanie dokumentów.
Przechowywanie dokumentacji – zasady
Dokumentacja księgowa i kadrowa w firmie pełnie wiele funkcji – przede wszystkim, służy do wyliczania zobowiązań podatkowych i składkowych; poza tym jest niezwykle ważna w relacjach z kontrahentami i w ewentualnych sporach sądowych.
Przedsiębiorca, przechowując dokumentację swojej firmy, powinien zwrócić uwagę przede wszystkim na:
- Zabezpieczenie przed dostępem osób niepożądanych
- Zabezpieczenie przed zniszczeniem i działaniem czynników szkodliwych
- Swobodny dostęp do dokumentacji
- Uporządkowanie – najlepiej chronologicznie, z podziałem na okresy rozliczeniowe
- Wymagane terminy przechowywania poszczególnych dokumentów.
Wymogi wydają się być rozsądne; jeśli jednak wziąć pod uwagę okres ich przechowywania może się okazać, że w mieszkaniu bądź siedzibie firmy nie będzie właściwych warunków. W takiej sytuacji można skorzystać z usług biura rachunkowego.
Przechowywanie dokumentacji w biurze rachunkowym
Większość biur rachunkowych ma w swojej ofercie przechowywanie dokumentacji księgowej i kadrowej swoich klientów. Najczęściej dokumenty przetrzymywane są rok, a po zamknięciu okresu i złożeniu rozliczenia rocznego zwracane właścicielowi firmy. Można jednak znaleźć także biura posiadające archiwa, w których dokumenty są przechowywane do końca wymaganego przepisami okresu. Archiwa oferują też same usługi przechowywania – dostarczamy jedynie dokumenty odebrane od naszej księgowej, a przy tym nie musimy decydować się na korzystanie z nowego biura rachunkowego.
Do zalet przechowywania dokumentacji w biurze rachunkowym należy:
- Wygoda i oszczędność miejsca
- Oszczędność czasu – szczególnie, jeśli dokumenty dostarczamy drogą elektroniczną (skany) i/lub pocztą – konieczność dojazdów do biura zostaje zminimalizowana
- Bezpieczeństwo – w biurach stosowane są profesjonalne, pancerne szafy, zapewniające ochronę przed osobami niepożądanymi i szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi
- Swobodny dostęp – profesjonalne archiwa pozwalają na wygodny wgląd w dokumenty
- Możliwość przeprowadzenia kontroli – kontrola z urzędu skarbowego może zostać przeprowadzona w biurze rachunkowym (po uprzednim ustaleniu tego faktu z inspektorami).
Uwaga!
Jeśli zdecydujemy się na zlecenie przechowywania dokumentacji księgowej biuru rachunkowemu, konieczne będzie zgłoszenie tego faktu do urzędu skarbowego, w terminie do 15 dni od daty wydania dokumentacji.
Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.
Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disqus. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disqus zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disqus. O szczegółach przetwarzania danych przez Disqus dowiesz się ze strony.
Adam Sawicki
Małgorzata Jagusiak
Marta Matylda Kania
