Pytania i odpowiedzi dotyczące zmian w pracy zdalnej

Nowelizacja Kodeksu Pracy (dalej kp) wprowadziła instytucje okazjonalnej pracy z miejsca zamieszkania (lub innego, ustalonego z pracodawcą) i pracy z domu. To nowy temat, więc zrozumiałe, że budzi wiele wątpliwości zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Poniżej odpowiadamy na najczęściej powtarzające się pytania. Odpowiedzi oparte są na przepisach kp lub wyjaśnieniach przedstawionych przez resorty finansów oraz rodziny i polityki społecznej. Przeczytaj koniecznie artykuł, jeśli jesteś pracodawcą lub pracownikiem i interesuje Cię temat pracy zdalnej.

Kiedy można umówić się na pracę zdalną?

Pracownik może uzgodnić wykonywanie pracy z innego miejsca niż siedziba firmy (biura) przy ustalaniu warunków zatrudnienia lub w trakcie trwania umowy o pracę (art. 67¹⁹ § 1 kp).

Czy pracodawca może nakazać pracownikowi pracę online?

Takie uprawnienie przysługuje pracodawcy w dwóch przypadkach. Kiedy:

• obowiązuje stan nadzwyczajny, stan epidemii lub zagrożenia epidemiologicznego i do 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• z powodu siły wyższej (np. pożaru w zakładzie pracy) pracodawca czasowo nie może zapewnić w miejscu pracy warunków zgodnych z zasadami BHP (art. 67¹⁹ § 3 kp).

Polecenie pracowania z domu jest możliwe, o ile pracownik złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w takiej formie.

Czy pracownik może świadczyć pracę zdalnie z kilku miejsc?

Kp nie wyklucza takiej możliwości, ale każdorazowo miejsce, z którego będzie wykonywana praca musi być uzgodnione z pracodawcą. Oznacza to, że pracownik nie może samodzielnie podjąć decyzji, że np. jutro wyjeżdża na działkę i stamtąd będzie pracował.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Zasadniczo pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę z domu złożony przez:

• kobietę w ciąży,
• osobę wychowującą dziecko do ukończenia 4 lat,
• osobę opiekującą się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, powstałych w okresie prenatalnym lub w czasie porodu lub rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.

Powyższej grupie pracowników pracodawca można odmówić prawa do pracy z domu, tylko jeśli jej wykonywanie w takim trybie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. Odmowa musi być na piśmie (art. 67¹⁹ § 6 kp).

Czy pracodawca może cofnąć zgodę na pracę z domu?

Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą wystąpić z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin powrotu do biura (nie dłuższy niż 30 dni od złożenia wniosku), a jeśli takiego terminu nie uzgodnią, przyjmuje się, że przywrócenie poprzednich warunków pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku (art. 67²² § 1 kp).

Pracodawca nie ma takiego prawa wobec grupy pracowników wymienionych w poprzednim pytaniu (kobiet w ciąży, rodziców dzieci do lat 4 itd.), chyba że dalsze wykonywania przez nich pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na charakter albo organizację pracy. Jednocześnie ci pracownicy mają prawo wnioskować o przywrócenie dotychczasowych warunków wykonywania pracy.

Przykład 1

Maria, mama 2-letniego chłopca uzgodniła z pracodawcą pracę zdalną. Jej pracodawca może wnioskować o przywrócenie poprzednich warunków pracy tylko w dwóch przypadkach, ale Maria ma takie prawo zawsze.

Od czego zależy wysokość kosztów, które zwraca pracodawca w związku z pracą z domu?

Zasady pokrywania kosztów i ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu wypłacanego jako zwrot nakładu pieniężnego, który ponosi pracownik pracujący zdalnie (np. koszt Internetu), są obowiązkowym elementem regulaminu pracy zdalnej albo porozumienia w tej sprawie. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu pracodawca powinien wziąć pod uwagę rynkowe ceny zużytych materiałów, koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych (art. 67²⁴ § 5 kp).

Czy pracodawca musi zapewnić np. biurko czy krzesło do pracy z domu?

Przy wydawaniu polecenia pracy zdalnej pracownik oświadcza, że posiada warunki lokalowe i techniczne do świadczenia pracy w takiej formie.

Ponadto kp. (art. 67²⁴ § 1 pkt 3) mówi, że pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy online, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

Jak liczyć dni okazjonalnej pracy zdalnej po zmianie pracodawcy?

Pracownik ma prawo do pracy z domu przez 24 dni w ciągu roku kalendarzowego. W przypadku zmiany pracy w trakcie roku, pracownikowi przysługuje prawo do pracy zdalnej w wymiarze niewykorzystanym u poprzedniego pracodawcy.

Czy 24 dni pracy z domu przysługuje także zatrudnionym na część etatu?

Okazjonalną pracę zdalną pracownik ma prawo wykonywać do 24 dni w roku. Limit 24 dni nie zależy to ani od wymiaru etatu, ani od liczby godzin wynikających z dziennego rozkładu pracy.

Czy pracodawca ma prawo konsekwentnie odrzucać wniosek o okazjonalną pracę z domu i w rezultacie nigdy na nią nie zezwolić?

Pracodawca ma prawo odmówić okazjonalnej pracy zdalnej w szczególności, kiedy niemożliwe jest jej wykonywanie ze względu na charakter lub organizację pracy. Jednocześnie odmowa nie może mieć charakteru dyskryminacyjnego. Kp wyróżnia dyskryminację bezpośrednią i pośrednią.

Bezpośrednia zachodzi wtedy, kiedy pracownik traktowany jest w mniej korzystny sposób niż inni pracownicy znajdujący się w tej samej sytuacji (art. 18^3a § 3 kp). Natomiast dyskryminacja pośrednia istnieje, gdy na skutek pozornie neutralnego postanowienia naruszane są warunki zatrudnienia wszystkich lub większości pracowników (art. 18^3a § 4 kp).

Pracownik, wobec którego pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalna krajowa (art. 18^3d kp).

Czy pracodawca może udzielić urlopu zamiast okazjonalnej pracy spoza biura?

Uprawnienia pracownika do urlopu (wypoczynkowego, na żądanie itd.) są niezależne od prawa do okazjonalnego pracowania z domu. Obie instytucje prawne mają inny cel: urlop to zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy (w celu np. regeneracji sił), a istotą pracy online jest umożliwienie pracownikowi świadczenia pracy z uzgodnionego miejsca z powodu uzasadnionych potrzeb pracownika (np. konieczności opieki nad dzieckiem).

Czy praca w trybie zdalnym pozbawia prawa do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów?

Choć wykładnia językowa i funkcjonalna stoją w sprzeczności, to należy posiłkować się przepisami wynikającymi wprost z ustawy. A ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 2 wprost wskazuje, że pracownik może skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Zgodnie z powyższym, podwyższone koszty uzyskanie przychodów, wynikające z ustawy o PIT, przysługują pracownikowi również w przypadku wykonywania pracy z domu.

Potwierdza to również wydana 19 lipca 2023 roku przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, interpretacja indywidualna, w której przedsiębiorca, zatrudniający w swoim zakładzie pracowników zwrócił się z zapytaniem czy pracownik, świadczący pracę pod swoim adresem zamieszkania, ma prawo do podwyższonych kosztów pracowniczych. Według tego przedsiębiorcy – tak, z czym zgodził się Dyrektor KIS, w uzasadnieniu powołał się na ww zapis ustawy o PIT.