Refaktura kosztów noclegu – kluczowe informacje 2024

W prowadzonej działalności gospodarczej mamy do czynienia z różnego rodzaju transakcjami handlowymi. Najczęściej przedsiębiorcy dokonują dostaw towarów czy usług w sposób bezpośredni, niekiedy może jednak powstać potrzeba refakturowania kosztów. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem refakturowania kosztów noclegu, podamy kluczowe informacje 2024.

Na czym polega refakturowanie kosztów?

Pomimo iż w przepisach nie ma wprost odniesienia do kwestii refakturowania kosztów, to na przestrzeni lat wypracowana została metodologia postępowania. Na stronie biznes.gov.pl można przeczytać, że refakturowanie, to proces, w którym przedsiębiorca nabywa we własnym imieniu usługi, ale faktycznym odbiorcą tej usługi jest inny przedsiębiorca, dochodzi do odsprzedaży usługi. W takim przypadku przedsiębiorca odsprzedający pełni więc rolę pośrednika pomiędzy sprzedawcą usługi a jej ostatecznym odbiorcą. Taka konkluzja wynika z wydawanych interpretacji i orzeczeń sądowych.

Koszty noclegu w podatku VAT

Zanim przejdziemy do zasadniczego tematu, warto przypomnieć, jakie obecnie obowiązują zasady rozliczania kosztów noclegu w podatku VAT. W ustawie o podatku VAT zostały zapisane pewne zasady, które obowiązują wszystkich przedsiębiorców. Wskazano m.in. przypadki, w których przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu.

Jeśli chodzi o rozliczanie podatku VAT od usług noclegowych w celu ich odsprzedaży, to w jaki sposób należy to rozumieć, zostało wyjaśnione w objaśnieniach podatkowych SLIM VAT, w których czytamy, że nabyciu usługi w celu odsprzedaży oznacza przeniesienia tej usługi na kolejnego nabywcę, dochodzi wówczas do refakturowania usługi.

Przykład 1

Firma X chce przeprowadzić szereg szkoleń informatycznych dla swoich pracowników, w tym celu podpisała umowę z firmą Y. Z warunków umowy wynika, że firma X zapewnia nocleg wykładowcom i dokona refakturowania kosztów usługi noclegowej na rzecz firmy Y. W takim przypadku mamy do czynienia z odsprzedażą usługi noclegowej, a to oznacza, że firma X ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od nabycia tej usługi.

Kiedy przedsiębiorca odliczy podatek VAT od nabycia usług hotelarskich?

Co do zasady zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów pod warunkiem, że mają one związek z działalnością opodatkowaną w VAT. Wiemy już, że od zakupu usług noclegowych nie zawsze będzie można odliczyć podatek VAT, a co jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność hotelarską?

Zobaczmy, co było przedmiotem, jednej z wydanych interpretacji podatkowych z dnia 30.1.02023 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.260.2019.8.IK. We wniosku zadano pytanie, czy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego za nabyte usługi noclegowe, jeśli będą odsprzedawane, jako odrębne usługi. Firma stosuje overbooking – rezerwacja większej ilości gości niż może pomieścić hotel, przeważnie w okresie dużego obłożenia hotelu w celu jak najlepszego wykorzystania miejsc i ograniczenia strat. W celu wywiązania się z umowy może dojść do nabycia usług noclegowych u konkurencji, które będą odsprzedawane dla gości hotelu. Najpierw organ podatkowy uznał stanowisko przedsiębiorcy za nieprawidłowe, ale po skardze złożonej do sądu musiał zweryfikować swoje podejście. W ponownie wydanej interpretacji podatkowej zgodził się z przedsiębiorcą, że ma prawo do odliczenia podatku naliczonego od usług noclegowych nabytych do dalszej odsprzedaży.

W wyrokach sądowych wydanych w tej sprawie można przeczytać m.in., że niedopuszczalna jest sytuacja, w której przedsiębiorca prowadzący działalność hotelową, nabywając usługi noclegowe i gastronomiczne w celu ich odsprzedaży na rzecz swoich klientów, pozbawiony byłby prawa do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu tych usług. Ciężar ekonomiczny podatku poniósłby nie ostateczny konsument, jakim jest gość hotelowy, a sam przedsiębiorca. Najważniejszą cechą podatku VAT jest zasada jego neutralności, której realizacja polega na umożliwieniu podatnikowi obniżenia podatku należnego o kwoty podatku zapłaconego przy nabyciu towarów i usług, związanych z jego działalnością gospodarczą. Skoro takie uprawnienie stanowi zasadę, to ograniczenie tego prawa może wynikać tylko z konkretnego przepisu prawa unijnego. Jeśli zatem w prawie unijnym nie ma regulacji pozwalającej wprost na ograniczenie prawa podatników do odliczenia, to prawo do odliczenia powinno być w pełni respektowane. Zacytowano spory fragment uzasadnienia sądu, ponieważ wydaje się, że jest bardzo trafnie sformułowany i transparentnie wyjaśnia zasadę działania obowiązujących przepisów.

Świadczenie kompleksowe a prawo do odliczenia podatku VAT od usług noclegowych

Jak się okazuje sprawy się zaczynają komplikować jeśli będziemy mieli do czynienia ze świadczeniem usługi kompleksowej. W takim przypadku przedsiębiorca może nie mieć prawa do odliczenia podatku VAT od nabycia usługi noclegowej. Jednak dla lepszego zobrazowania tego zagadnienia warto przywołać jedną z interpretacji podatkowych.

Z zapytaniem do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zwrócił się przedsiębiorca, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej organizuje szkolenia, konferencje oraz innego rodzaju formy edukacji lub eventy w imieniu i na rzecz podmiotów trzecich. Odbiorcami usług oferowanych przez przedsiębiorcę są spółki powiązane oraz podmioty z rynku. Sprawa została opisana w interpretacji nr 0114-KDIP1-3.4012.56.2021.3.ISK z dnia 8 czerwca 2021 r. W przedmiotowym piśmie czytamy, że w przypadku organizacji kompleksowej usługi w zakresie organizacji szkoleń lub eventów, oprócz zapewnienia sali konferencyjnej, transportu czy wykładowców, firma nabywa również usługi noclegowe celem dalszej odsprzedaży do zamawiającego usługę główną. Zadano pytanie, czy przedsiębiorcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup usług noclegowych celem ich dalszej odsprzedaży w opisanym stanie faktycznym? Dyrektor KIS nie zgodził się z wnioskodawcą i uznał, że nie ma prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu usług noclegowych w celu dalszej odsprzedaży. W uzasadnieniu napisał m.in., że nabywając usługi noclegowe w celu sprzedaży świadczenia kompleksowego w postaci szkolenia/konferencji/spotkania/eventu przedsiębiorca nie będzie miał prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących zakupu usług noclegowych. W tym przypadku nie dochodzi do odprzedaży usług noclegowych na zasadach wynikających z ustawy VAT, tylko będzie to sprzedaż jednej kompleksowej usługi szkoleniowej, w skład której wchodzi m.in. usługa noclegu.

Jak należy dokumentować refakturowanie usługi noclegowej?

Napisaliśmy już na wstępie, że refakturowanie usług powinno się odbywać poprzez wystawienie faktury VAT. Jednak ta zasada będzie obowiązywała, jeśli do transakcji dojdzie pomiędzy podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Natomiast jeśli byłaby to odsprzedaż usługi noclegowej dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, przykładowo zleceniobiorców, to w takim przypadku obowiązuje ogólna zasada dokumentowania.

Jeśli przedsiębiorca jest obowiązany posiadać kasę fiskalną, to ma obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego. Przy czym warto pamiętać, że w takim przypadku nabywca usługi może wystąpić z żądaniem wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy. Przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie, o ile będzie spełniał pewne warunki.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat refakturowania kosztów noclegu w kontekście prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od nabycia usług noclegowych w celu dalszej odsprzedaży. Co do zasady na refakturze znajdą się te same kwoty, stawka podatku, jak na fakturze wystawionej przez dostawcę usługi. Przedsiębiorca wystawiający refakturę pełni funkcję pośrednika pomiędzy dostawcą a odbiorcą usługi.

Omawiana tematyka jest złożona i wielowątkowa, zwrócone między innymi uwagę na świadczenie usługi kompleksowej, w skład której wchodzą usługi noclegowe. W takim przypadku organy podatkowe wykluczają możliwość odliczenia VAT naliczonego.

Jednak już w innej sprawie, gdzie usługi refakturuje przedsiębiorca prowadzący działalność hotelarską, organ podatkowy po interwencji sądów przyznał rację przedsiębiorcy i prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od nabycia usług noclegowych, które były refakturowane. Trudno więc ocenić, które stanowisko jest właściwe skoro są ze sobą sprzeczne.

Brak przepisów w ustawie o podatku VAT, które wprost regulowałyby tę tematykę nie ułatwia zadania przedsiębiorcom ani księgowym. Pomimo że w wydawane są interpretacje podatkowe i zapadają wyroki sądowe, to i tak trudno jest wypracować pewne zasady, którymi warto się posiłkować. Ponadto są to rozstrzygnięcia w indywidualnych sprawach i konkretnym stanie faktycznym. Zawsze jednak w przypadku wątpliwości można zasięgnąć opinii doradcy podatkowego, czy wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, co zabezpiecza stanowisko przedsiębiorcy.

Stan prawny na dzień: 09.10.2024 r.