Małgorzata Jagusiak 
Przedsiębiorcy, którzy posiadają orzeczenie o niepełnosprawności mogą ubiegać się o refundację niektórych składek ZUS z PFRON. W dzisiejszej publikacji zastanowimy się, jak taka refundacja powinna być rozliczona w przypadku różnych form opodatkowania.
Jakie warunki musi spełniać przedsiębiorca, który chce ubiegać się o dofinansowanie z PFRON?
Zasady refundacji składek z PFRON zostały uregulowane w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Przedsiębiorca, który zamierza ubiegać się o taką refundację powinien pamiętać o kilku warunkach, które ma do spełnienia, niektóre z nich wymieniamy poniżej.
| Osoba ubiegająca się o refundację musi posiadać orzeczenie o posiadanym stopniu niepełnosprawności |
| Warunkiem otrzymania dofinansowania jest złożenie wniosku Wn-U-G w odpowiednim terminie |
| Obowiązkowe składki społeczne do ZUS muszą być uregulowane w terminie wynikającym z przepisów. Dopuszcza się uchybienie terminu nie dłuższe niż 14 dni |
| Przedsiębiorca musi opłacić składki do ZUS przed złożeniem wniosku Wn-U-G |
| Przedsiębiorca nie może posiadać zaległości we wpłatach PFRON powyżej 100 zł |
| PFRON refunduje jedynie obowiązkowe składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe |
|---|
| W terminie 14 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o nastąpi wypłata refundacji. Fundusz przekazuje środki na rachunek bankowy przedsiębiorcy |
| Refundacja składek z PFRON stanowi dla przedsiębiorcy pomoc de minimis na zasadach określonych w przepisach Unii Europejskiej |
Czy refundacja składek ZUS z PFRON stanowi przychód w działalności gospodarczej?
W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy refundacja składek z PFRON może stanowić przychód w prowadzonej działalności gospodarczej? Należy pamiętać, że ustawa o podatku dochodowym dość precyzyjnie wymienia kategorie przychodów w działalności gospodarczej i nie są to tylko przychody związane z przedmiotem prowadzenia działalności.
| Ważne!
Przychodem w działalności gospodarczej są m.in. dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków |
|---|
| Otrzymana refundacja składek ZUS z PFRON będzie stanowiła dla przedsiębiorcy przychód w prowadzonej działalności gospodarczej o ile zapłacone składki do ZUS znajdą się w kosztach uzyskania przychodów, szczegóły poniżej |
Jakie są sposoby rozliczenia refundacji z PFRON w działalności gospodarczej?
Kluczowe do rozliczenia refundacji z PFRON będzie, w jaki sposób przedsiębiorca ujmie zapłacone do ZUS składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe i czy w ogóle je ujmie, skoro zakłada, że otrzyma zwrot z PFRON.
Przedsiębiorca, który będzie się ubiegał o refundację składek z PFRON zapłacono składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe do ZUS może:
- Zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
- Pomniejszyć dochód/przychód do opodatkowania.
- Pomniejszyć zapłacone składki ZUS o kwotę dofinansowania
Od tego, który ze sposobów wybierze przedsiębiorca będzie zależało rozliczenie refundacji w działalności gospodarczej
W zależności od przyjętego rozwiązania różny sposób rozliczenia refundacji, co pokazujemy poniżej.
Składki społeczne zapłacone do ZUS zaliczone do kosztów uzyskania przychodów
Jeśli składki społeczne zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, to ich refundacja stanowi przychód podatkowy. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy wybrali opodatkowanie na skali podatkowej i podatkiem liniowym, ponieważ tylko w tym przypadku rozlicza się koszty uzyskania przychodów.
Jeśli przedsiębiorcy zaliczyli składki ZUS, które mają być refundowane, do kosztów uzyskania przychodów, to w takim przypadku refundacja składek z PFRON powinna być zaksięgowana w kol. 8 “Pozostałe przychody” w okresie, w którym środki wpłyną na rachunek bankowy przedsiębiorcy
Składki społeczne zapłacone do ZUS zmniejszające dochód/przychód do opodatkowania
Jeśli przedsiębiorca wybierze opcję zmniejszenia podstawy opodatkowania dochodu/przychodu, to sposób rozliczenia refundacji będzie zależał od tego, czy zwrot z PFRON wpłynie na rachunek bankowy w tym samym roku co zapłacone składki do ZUS, czy dopiero w kolejnym roku.
| Refundacja składek z PFRON otrzymane: | |||
|---|---|---|---|
| W tym samym roku | W kolejnym roku | ||
| Skala podatkowa, podatek liniowy | Zryczałtowany podatek dochodowy | Skala podatkowa, podatek liniowy | Zryczałtowany podatek dochodowy |
| W zeznaniu rocznym PIT-36/PIT-36L/PIT-28 przedsiębiorca powinien wykazać składki na ubezpieczenia społeczne pomniejszone o otrzymaną kwotę refundacji z PFRON | Refundacja z PFRON powinna być uwzględniona jako przychód w zeznaniu rocznym PIT-36/PIT-36L | Refundacja z PFRON powinna być doliczona do przychodu wykazanego w zeznaniu rocznym PIT-28 i opodatkowana 3%*) stawką ryczałtu (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit.e ustawy o ryczałcie) | |
Zmniejszenie zapłaconych składki ZUS o kwotę dofinansowania z PFRON
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na trzeci wariant, to już na etapie rozliczania składek społecznych zapłaconych do ZUS rozliczy kwotę pomniejszoną o refundację z PFRON, bez względu na to czy już ją otrzymał czy dopiero otrzyma. W takim przypadku przedsiębiorca od razu zakłada, że otrzyma kwotę, na jaką składał wniosek o refundację a to oznacza, że w rozliczeniach zostanie wykazana kwota, którą faktycznie wydatkował. W takim przypadku nie musi już wykonywać żadnych dodatkowych czynności.
Czy refundacja z PFRON znajdzie się w podstawie do naliczania składki zdrowotnej?
Z uwagi na to, że wysokość składki zdrowotnej zależy od kwoty dochodu/przychodu osiągniętego w działalności gospodarczej, to w tym miejscu należy jeszcze zastanowić się, czy refundacja składek ZUS znajdzie się również w podstawie do naliczania składki zdrowotnej? Jak się okazuje od tej refundacji trzeba będzie również zapłacić składkę zdrowotną, jeśli zostanie zaksięgowana w PKPiR w pozostałych przychodach. Z zapytaniem do ZUS w tej sprawie zwrócił się jeden z przedsiębiorców numer sprawy: DI/200000/43/915/2023 – decyzja nr 915/2023 z dnia 08.11.2023 r. W odpowiedzi ZUS napisał, że przepisy ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej nie różnicują przychodów podatkowych z działalności gospodarczej na przychody ze sprzedaży towarów i usług (kol. 7 PKPiR) i przychody pozostałe (kol. 8). W ocenie ZUS pozostałe przychody podatkowe znajdą się w podstawie do naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Uwaga!
W odpowiedzi na zapytanie ogólne do ZUS w sprawie rozliczania refundacji z PFRON w podstawie do naliczania składki zdrowotnej w działalności gospodarczej uzyskano ogólną odpowiedź, w której czytamy. W zakresie ustalania dochodu na potrzeby składki zdrowotnej, pod uwagę bierzemy przychody i koszty w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeśli więc będą to przychody podlegające opodatkowaniu w PIT, to one również znajdą się w podstawie do naliczania składki zdrowotnej
Podsumowanie
W dzisiejszej publikacji zajęliśmy się tematem refundacji składek ZUS przedsiębiorcy z PFRON. Przedsiębiorca może ubiegać się o taką refundację, ale pod warunkiem, że zapłaci składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe do ZUS i tylko takie składki są refundowane. Ustawa o PFRON reguluje zasady składania wniosków w tej sprawie. Zapłacone składki do ZUS przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów podatkowych lub pomniejszyć podstawę do opodatkowania lub od razu ująć składki społeczne w wysokości uwzględniającej refundację. Jeśli składki ZUS będą w kosztach, to po otrzymaniu refundacji z PFRON należy wykazać przychód podlegający opodatkowaniu w PKPiR jako pozostałe przychody w działalności gospodarczej. Dodatkowo taki przychód znajdzie się w podstawie do naliczania składki zdrowotnej, co potwierdza organ rentowy w przytoczonej interpretacji ZUS. Natomiast jeśli składki ZUS będą zmniejszały dochód/przychód, to zależy czy przedsiębiorca otrzyma refundację w bieżącym lub kolejnym roku podatkowym. Jeśli w bieżącym, to w zeznaniu rocznym trzeba wykazać składki społeczne po odjęciu refundacji. Jeśli w kolejnym roku podatkowym, to w zeznaniu rocznym należy wykazać przychód podlegający opodatkowaniu lub doliczyć do przychodów z działalności na ryczałcie. Co do wysokości stawki ryczałtu, to są dwa podejścia. Zgodnie z jednym powinna mieć zastosowanie stawka 3%, natomiast w odpowiedzi KIS pojawia się informacja, że stawka właściwa dla prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego też w takim przypadku warto ustalić z organem podatkowym, który sposób postępowania będzie właściwy. Jeśli chodzi o refundację z PFRON w kontekście obliczenia składki zdrowotnej, to najbezpieczniej będzie przyjąć zasadę, że jeśli z tego tytułu powstaje przychód/dochód w podatku PIT, to od niego też trzeba naliczyć składkę zdrowotną. Jednak zawsze można to jeszcze skonsultować z ZUS.
Stan prawny na dzień: 28.05.2024 r.
5 
Krzysztof Janoś
Specjaliści vSprint
