Refundacja z funduszy unijnych – jak rozliczyć wydatek w PIT i VAT?

Odkąd Polska należy do Unii Europejskiej nikogo chyba nie dziwi, że można ubiegać się i otrzymać różnego rodzaju środki. Proces ubiegania się o środki unijne jest dość długotrwały, ale cierpliwość się opłaca, ma swoje wymierne efekty. Najczęściej takie środki nazywane są dotacjami a zasady ich przyznawania wynikają z poszczególnych projektów. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem refundacji z funduszy unijnych, pod kątem rozliczenia wydatku w PIT i VAT.

Jak zdobyć środki unijne?

Środki unijne są przyznawane w ramach różnego rodzaju programów, beneficjentem może zostać każdy obywatel. Cele, na które przyznawane są fundusze dotyczą różnych dziedzin. Chociaż najczęściej kojarzą się z działalnością gospodarczą, to jednak mogą się o nie ubiegać także osoby, które nie prowadzą firmy a przekonało się o tym wiele osób. Co prawda cały proces naboru wniosków i ich rozpatrywanie jest bardzo zbiurokratyzowany, ale jeśli uzbroimy się w cierpliwość, to w końcu otrzymamy fundusze. W ramach środków UE realizowane są różnego rodzaju programy, które zawierają zróżnicowane kryteria przyznania funduszy. Dodatkowe pieniądze mogą uzyskać m.in. naukowcy, rolnicy, przedsiębiorcy, jednostki samorządu terytorialnego, różnego rodzaju organizacje. W przypadku działalności gospodarczej najczęściej takie środki określane są mianem dotacji. Żeby uzyskać dodatkowe pieniądze trzeba w pierwszej kolejności spełniać kryteria programu, następnie należy przygotować wniosek i go złożyć w odpowiednim terminie. Sposób naboru wniosków, kryteria oceny i inne ważne informacje można znaleźć w regulaminie. Czas oczekiwania na ostateczne rozstrzygnięcie może się wydłużać, ale jak zostaniemy zakwalifikowani do programu, to pozostaje podpisanie umowy i wydawanie pieniędzy.

W jaki sposób mogą być przyznawane dotacje unijne?

Na etapie składania wniosków o dotację należy przygotować plan wydatkowania środków unijnych. Przede wszystkim muszą być określone konkretne kategorie wydatków i przyporządkowane do nich kwoty. W zależności od programu środki z UE przyznawane są na trzy sposoby:

• przed poniesieniem wydatku,
• po poniesieniu wydatku, jako refundacja,
• w sposób mieszany.

Jeżeli otrzymamy fundusze przed poniesieniem wydatku, to od beneficjenta żąda się zabezpieczenia, najczęściej w postaci weksla, który po zamknięciu projektu jest zwracany. Jeżeli dochodzi do refundacji, to najpierw musimy posiadać kapitał własny, którym sfinansujemy wydatek a dopiero później otrzymamy pieniądze z UE. Bez względu na to w jakiej formie pozyskamy środki unijne, to i tak zawsze musimy je rozliczyć. Każdy wydatek musi być w sposób właściwy udokumentowany, ponadto biuro projektu sprawdza osobiście, czy faktycznie doszło do zakupu towarów i usług w ramach przyznanych środków. Dotacja może być rozliczana od razu w całości, ale również stosowana jest metoda rozliczania etapami. Tak bardzo ogólnie wygląda przyznawanie dotacji unijnych a teraz zajmiemy się ich rozliczaniem.

Czy dotacja unijna jest przychodem w PIT?

Jeżeli chodzi o podatek dochodowy, to środki unijne, które można zaliczyć do kategorii dotacji, są przychodem w działalności gospodarczej. Jednak ustawodawca wprowadził możliwość zwolnienia takiego przychodu od podatku.

Przychodem w działalności gospodarczej są dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów lub jako zwrot wydatków. W tej kategorii znajdą się również środki unijne

Ustawa o PIT przewiduje następujące kategorie zwolnień od podatku PIT dla dotacji:

• jednorazowe środki z Funduszu Pracy na podjęcie działalności gospodarczej przyznane na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,
• dotacje, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
• płatności na realizację projektów w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, otrzymane z Banku Gospodarstwa Krajowego, z wyłączeniem płatności otrzymanych przez wykonawców,
• środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w ustawie o finansach publicznych

W przypadku przyznania funduszy unijnych należy każdorazowo ustalić, czy mieszczą się one w kategorii zwolnień przedmiotowych z ustawy o PIT, które zostały wymienione =

Refundacja z funduszy unijnych – czy rozliczać przychód w PIT?

Dotacja nie zawsze będzie korzystała ze zwolnienia od podatku dochodowego. W tej publikacji odnosimy się tylko do takich funduszy unijnych, które są zwolnienie z PIT, nie analizujemy przypadków, w których dotacja będzie opodatkowana. Jak już ustalimy, że dotacja korzysta ze zwolnienia od podatku pora ustalić czy należy ją wykazać w PKPiR? Jak sięgniemy sobie do Rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR, to zauważymy, że przychody wpisuje się w kol. 7 i 8. Kolumna 7 służy do wpisywania przychodów ze sprzedaży towarów i usług z działalności podstawowej przedsiębiorcy a więc na pewno nie można w tym miejscu dokonywać żadnych wpisów związanych z dotacją. W kolumnie 8 ujmujemy pozostałe przychody, co prawda w tej kategorii mieszczą się dotacje, ale ponieważ korzystają ze zwolnienia od podatku PIT, to ich w tym miejscu nie wpisujemy, ponieważ będą się sumowały w przychodach z działalności i byłyby opodatkowane. Pozostają nam więc pozostałe kolumny do ewentualnego zapisu. W kolejności pojawia się kolumna 15, która jest wolna. Ustawodawca wskazuje, że można tutaj wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1–13, można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego. Więc jeśli przedsiębiorca czułby taką potrzebę, żeby informacja o przyznanych środkach unijnych znalazła się w PKPiR, to mógłby dokonać wpisu w tym miejscu. Jest jeszcze kolumna 17 do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2–16, więc nie ma przeciwwskazań, żeby również w tym miejscu napisać informację o otrzymanym wsparciu unijnym. Jedna żadne przepisy nie nakładają na przedsiębiorcę obowiązku zamieszczania informacji o otrzymanej dotacji w PKPiR.

Refundacja z funduszy unijnych – jak rozliczyć wydatek w PIT?

Wiemy już, że środki przyznane w ramach dotacji unijnych stanowią przychód w działalności, który korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego. Jak to jest w takim razie z poniesionymi wydatkami, czy mogą one znaleźć się w kosztach uzyskania przychodów? Wydawałoby się, że jeżeli nie ma przychodu w PIT, to nie będzie również możliwości rozliczenia kosztów uzyskania przychodów sfinansowanych dotacją i ta zasada jest dominująca z jednym jednak wyjątkiem. Mianowicie, jeśli jest to dotacja ze środków Funduszu Pracy, to wydatki dokonane w ramach tych funduszy znajdą się w kosztach podatkowych, za wyjątkiem odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych.

Refundacja z funduszy unijnych – jak rozliczyć wydatek w VAT?

Jeżeli chodzi o podatek VAT, to prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynika wprost ustawy. Jeżeli zakupione towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, to przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. W ustawie wymienione zostały także tzw. przesłanki negatywne, które wykluczają możliwość odliczenia VAT. Mowa jest m.in. o tym, że od usług gastronomicznych i noclegowych nie odliczymy podatku VAT. W przypadku tych ostatnich VAT będzie mógł być odliczony, jeśli będą nabywane w celu dalszej odsprzedaży. Ustawa o podatku VAT nie uzależnia prawa do odliczenia podatku od źródła finansowania wydatku.

Potwierdzają to również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. W jednej z nich nr 0112-KDIL3.4012.304.2023.2.AK z dnia 26.072023 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przyznał rację przedsiębiorcy, że przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno od faktur zapłaconych ze środków własnych, jak i ze środków otrzymanych z Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK). W uzasadnieniu Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej napisał m.in., że przepisy ustawy o VAT nie wiążą prawa do odliczenia podatku ze źródłem pochodzenia środków finansowych przeznaczonych na zakup towarów i usług. Przepisy nie wyłączają również prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku dokonywania zakupów ze środków finansowych pochodzących od podmiotów trzecich. A to oznacza, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zależy przede wszystkim od związku dokonanych zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi, bez znaczenia pozostaje źródło pochodzenia środków finansowych. W przypadku dotacji z Urzędu Pracy (UP) z regulaminu będzie wynikało czy odliczony VAT należy zwrócić do UP. W tym przypadku nie wynika to z przepisów podatkowych lecz z warunków przyznawania dotacji.

Rozliczanie wydatków z funduszy unijnych – podsumowanie

Przedsiębiorcy chętnie korzystają z różnego rodzaju dotacji, o ile tylko spełniają warunki do ich uzyskania. W ramach funduszy unijnych istnieje wiele programów, które oferują fundusze na różnego rodzaju cele, m.in. związane z działalnością gospodarczą. Można uzyskać środki na rozpoczęcie działalności, ale również na doposażenie firmy, kursy, szkolenia, naukę języków obcych, na tworzenie nowych miejsc pracy. Na gruncie ustawy o podatku dochodowym fundusze unijne będą stanowiły przychód, który korzysta ze zwolnienia od podatku PIT. Wydatki sfinansowane z funduszy unijnych nie stanowią kosztów uzyskania przychód. Można więc powiedzieć, że taka dotacja unijna jest neutralna na gruncie podatku dochodowego. Jeżeli natomiast chodzi o podatek VAT, to tutaj zasada odliczania podatku VAT naliczonego od zakupów jest taka sama, jak w każdym innym przypadku. Ustawa o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia VAT od źródła finansowania wydatku. Dla przedsiębiorcy rozliczanie zakupów ze środków unijnych na gruncie podatku VAT będzie wyglądało tak samo, jak w pozostałych przypadkach. Nie trzeba stosować jakiś szczególnych trybów postępowania. Jak widać rozliczenia podatkowe nie są uciążliwe i nie zniechęcają do pozyskiwania funduszy unijnych.