Remont a ulepszenie środka trwałego

Rozróżnienie pojęć „remont” i „ulepszenie środka trwałego” ma szczególne znaczenie pod względem podatkowym oraz ewidencji księgowej. Nieprawidłowe określenie charakteru poniesionych nakładów może doprowadzić do zaniżenia lub zawyżenia wartości początkowej środka trwałego, a w efekcie zawyżenia lub zaniżenia kosztów.

Ulepszenie środka trwałego – rodzaje

Ulepszenie środka trwałego polega na dokonywaniu nakładów, które powodują wzrost jego wartości użytkowej. W przepisach podatkowych można wskazać 5 rodzajów prac przeprowadzanych wobec środka trwałego traktowane jako ulepszenie:

Przebudowa:

Jest to zmiana istniejącego stanu środka trwałego na inny powodująca dostosowanie do pełnienia innych funkcji, zmianę warunków technicznych lub własności użytkowych, np. budowa ściany działowej w pomieszczeniu budynku, budowa rampy dla osób niepełnoprawnych przy wejściu do budynku w miejscu dotychczasowych schodów.

Rozbudowa:

Jest to powiększenie składników majątkowych, w szczególności budynków, budowli, linii technologicznych itp., np. zainstalowanie klimatyzacji w pomieszczeniu budynku.

Rekonstrukcja:

Jest to odtworzenie (odbudowanie) zużytych całkowicie lub częściowo środków trwałych, np. zainstalowanie w zestawie komputerowym nowej drukarki w miejsce zepsutej.

Adaptacja:

jest to przystosowanie (przerobienie) środka trwałego do wykorzystania go w innym celu niż jego pierwotne przeznaczenie albo nadanie mu nowych cech użytkowych, np. zmiana przeznaczenia lokalu mieszkalnego na użytkowy,

Modernizacja:

Jest to unowocześnienie środka trwałego, np. zakup do zestawu komputerowego większego dysku twardego.

Kiedy środki trwałe zostają ulepszone?

Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł (u płatnika VAT jest to wartość netto, dla firmy zwolnionej z VAT brutto) i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do wartości z dnia przyjęcia go do używania.

Wzrost wartości użytkowej mierzony jest w szczególności:

• okresem używania,
• zdolnością wytwórczą,
• jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych,
• kosztami ich eksploatacji.

Jeżeli jednak poniesione wydatki nie przekroczą kwoty 10 000 zł, mogą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu jednorazowo w dacie poniesienia.

W sytuacji, gdy ulepszenie środków trwałych jest wynikiem wymiany części składowych lub peryferyjnych, wydatki na nabycie tych części zwiększają wartość początkową środków trwałych, gdy ich jednostkowa cena nabycia przekracza 10 000 zł.

Gdy cena ta jest równa lub niższa niż 10 000 zł, wydatki na nabycie poszczególnych części składowych lub peryferyjnych stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie poniesienia wydatku.

Remont

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji remontu. Organy podatkowe akceptują odwołanie się do definicji tego pojęcia zawartej w przepisach ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.

Zgodnie z jej brzmieniem – remontem jest wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym.

Na podstawie tej definicji przyjmuje się, że remont to działanie przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego. Remontem jest np. wymiana zużytych składników technicznych następująca w toku eksploatacji środka trwałego i będąca wynikiem tej eksploatacji.

Remont czy ulepszenie środka trwałego?

Przyczyną kłopotów z odróżnieniem remontu od ulepszenia jest często to, że do prac remontowych mogą zostać wykorzystane najnowsze materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym. Remont nie polega bowiem na tym, że trzeba użyć dokładnie tych samych materiałów, jakie zostały zastosowane przy budowie środka trwałego (powstałego np. 20 lat temu).

W praktyce każdy przypadek przeprowadzonych prac remontowych należy oceniać indywidualnie. Sama faktura nie będzie wystarczającym dowodem. Często konieczne są umowy czy protokoły określające szczegółowo zakres wykonywanych prac. W szczególnie spornych sprawach konieczne jest powoływanie biegłego.