Małgorzata Michalak 
I. Rozliczenia pracownika wobec ZUS
1. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń
Zgłoszenia do ubezpieczeń pracownika, którego zatrudniamy na podstawie umowy o pracę, dokonujemy na formularzu ZUS ZUA. Na tym samym formularzu dokonujemy zgłoszenia, jeżeli zatrudniamy zleceniobiorcę na podstawie umowy zlecenia, jeżeli ta osoba będzie zgłoszona do wszystkich ubezpieczeń (z chorobową lub bez – bo jest ona dobrowolna, w takim przypadku). Jeżeli będzie tylko składka zdrowotna z umowy zlecenia, to zgłoszenia dokonujemy na formularzu ZUS ZZA. Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od daty zatrudnienia.2. Składki ZUS za pracownika
Za pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę opłacamy wszystkie składki:- społeczne: emerytalną, rentową, chorobową i wypadkową,
- zdrowotne,
- Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
3. Comiesięczne rozliczanie pracownika wobec ZUS
Oprócz zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń, musimy co miesiąc obliczyć, potrącić i rozliczyć za niego składki i wpłacić do ZUS na odpowiednie konto. Należy również przesłać do ZUS odpowiednią deklarację rozliczeniową wraz z imiennymi raportami miesięcznymi. Wszystko to należy wykonać w terminie do 15 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Pracownika rozliczamy na deklaracji ZUS DRA. W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA płatnik składek rozlicza składki oraz wypłacone w danym miesiącu świadczenia podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Oraz raportach miesięcznych: – Raport ZUS RCA – jest miesięcznym raportem, w którym podaje się odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne pracownika albo zleceniobiorcy (jak opłaca wszystkie składki) za dany miesiąc. – Raport ZUS RZA – jest miesięcznym raportem, w którym podaje się odprowadzoną składkę na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy za dany miesiąc. Jeżeli pracownik jest np. na zwolnieniu lekarskim, czyli ma przerwę w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, to płatnik składek musi złożyć oprócz deklaracji ZUS DRA i raportu ZUS RCA również raport ZUS RSA. – Raport ZUS RSA – jest raportem miesięcznym, w którym wykazuje się okres przerwy w opłacaniu składek oraz wypłaconych świadczeniach. Sporządza się go w celu :- przekazania informacji o wypłaconych świadczeniach np. wynagrodzeniu chorobowym, zasiłku chorobowym, opiekuńczym, macierzyńskim,
- i o przerwach w opłacaniu składek np. urlopie bezpłatnym, nieobecności usprawiedliwionej.
Podstawowe kody świadczenia przerwy to:
331 – wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy, czyli wynagrodzenie chorobowe wypłacone przez pracodawcę, do 33 dnia świadczenia przerwy (od 14 dnia w przypadku osób po 50 roku życia). 313 – zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS od 34 dnia choroby (od 15 dnia w przypadku osób po 50 roku życia). 151 – okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. 111 – urlop bezpłatny. Płatnik składek składa osobiście lub przesyła (pocztą lub elektronicznie) do ZUS, w tym samym terminie deklarację rozliczeniową ZUS DRA wraz z dołączonymi do niej imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłaca składki za dany miesiąc nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Ważne! Dokumenty w formie elektronicznej należy składać w przypadku płatników rozliczających składki za więcej niż 5 ubezpieczonych. Dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej mogą być składane w terenowych jednostkach organizacyjnych ZUS albo przesyłane pocztą do właściwej, ze względu na siedzibę płatnika składek, terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.4. Zgłoszenie do ubezpieczenia członka rodziny
Zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny dokonujemy na formularzu ZUS ZCNA. Formularz ten służy do zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, czyli stosujemy go, gdy chcemy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, np. dziecko (własne lub przysposobione) oraz małżonka czy też wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym. Służy on też do zgłaszania utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego wcześniej do ubezpieczenia, czyli wyrejestrowania z tego ubezpieczenia. Na druku tym dokonuje się też zmiany czy korekty danych dotyczących członka rodziny zgłoszonego na tym druku do ubezpieczenia zdrowotnego.5. Zgłoszenie korekty lub zmiany
Zmiany lub korekty dokonujemy na formularzach ZUS ZIUA lub ZUS ZUA. ZUS ZIUA – jest to formularz, który stosujemy w przypadku, gdy zmianie lub korekcie ulegną dane identyfikacyjne ubezpieczonego zgłoszonego wcześniej na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA ( część III ZUS ZUA lub ZUS ZZA ) czyli np.: seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, nazwisko. ZUS ZUA – to formularz, który stosujemy nie tylko w przypadku zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia, ale też w przypadku konieczności zgłoszenia jakieś zmiany czy korekty danych osoby ubezpieczonej np. zmiana adresu czy zmiana NFZ. Formularze te składamy w terminie 7 dni od zaistnienia zmian.6. Wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń
Wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego dokonujemy składając do ZUS formularz ZUS ZWUA. Jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń należy podać dzień następujący po dniu rozwiązania stosunku pracy. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie nakłada obowiązku umieszczania podpisu osoby ubezpieczonej na tym formularzu. Pracownika należy wyrejestrować w terminie 7 dni.7. Zwolnienia z opłacania FP i FGŚP
a) Od 1 stycznia 2009 pracodawca nie opłaca składek na Fundusz Pracy i FGŚP za zatrudnionych pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego lub urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie do pracy. b) Od 1 lipca 2009 roku nie pobiera się ze składek na FP i FGŚP:- przez 12 miesięcy od osób w wieku co najmniej 50 lat, zatrudnionych po 30 czerwca 2009 roku , które przez 30 dni poprzedzające zatrudnienie pozostawały w rejestrze bezrobotnych PUP;
- bezterminowo od osób które ukończyły wiek 55 lat ( kobiety) i 60 lat ( mężczyźni ). Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę , o pracę nakładczą, agencyjną czy umowę zlecenie, a także osób, które prowadzą działalność gospodarczą.
- Od 1 stycznia 2010 roku zostały wprowadzone zmiany: dla osób powracających z dodatkowego urlopu macierzyńskiego. Okres zwolnienia to 36 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca, po którym nastąpił powrót do pracy.
Ważne!
Nie podlegają obowiązkowi opłacania składek na FP firmy zatrudniające pracowników tylko na podstawie umowy zlecenie. Nie dotyczy zleceniodawców będących jednostkami organizacyjnymi (np. spółek cywilnych). Czyli składki na ten Fundusz opłaca pracodawca, który zatrudnia chociaż jednego pracownika na podstawie umowy o pracę. Natomiast, jeśli zatrudnia tylko zleceniobiorców na podstawie umowy zlecenia, to wtedy nie ma obowiązku za nich opłacać tej składki niezależnie od wysokości wynagrodzenia.II. Rozliczenia wobec ZUS osoby prowadzącej działalność gospodarczą
1. Zgłoszenie do ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą
Tak, jak w przypadku pracownika, osoba prowadząca działalność dokonuje zgłoszenia na formularzu ZUS ZUA. Dokonuje zgłoszenia na tym formularzu jeśli zgłasza się do wszystkich składek społecznych (tylko chorobowa jest dobrowolna) i składki zdrowotnej. Natomiast, jeżeli zgłasza się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (np. jest dodatkowo zatrudniona na umowę o pracę na co najmniej najniższą krajową lub pobiera emeryturę), to dokonuje zgłoszenia na ZUS ZZA. Zgłasza się w ciągu 7 dniu od rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Takie same zasady obowiązują w przypadku osoby współpracującej przy prowadzeniu działalności.2. Składki ZUS za osobę prowadząca działalność
Osoba prowadzącą działalność gospodarczą opłaca obowiązkowo składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalną, rentową, wypadkową. Składka chorobowa jest dobrowolna. Opłacając składkę na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, osoba prowadząca działalność gospodarczą, może mieć prawo do zasiłku chorobowego wypłacanego przez ZUS, o ile zdecyduje się właśnie na opłacanie tej składki. Nie opłacając tej składki, przedsiębiorca takiego zasiłku nie dostanie. Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym, następuje od dnia wskazanego w dokumencie ZUS ZUA, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i chorobowego nastąpi w ciągu siedmiu dni od daty powstania obowiązku opłacania składek (czyli np. od dnia założenia firmy). Gdy ZUS ZUA zostanie złożone po obowiązującym terminie, objęcie ubezpieczeniem nastąpi od daty złożenia dokumentu do ZUS. Przystąpienie do ubezpieczenia chorobowego nie oznacza, że od razu ma się prawo do zasiłku za czas choroby. Prawo do otrzymania zasiłku nabywa się dopiero po 90 dniach nieprzerwanego podlegania ubezpieczeniu. Przez „nieprzerwane podleganie ubezpieczeniu” rozumiemy terminowe opłacanie składki. Składka na ubezpieczenie chorobowe musi być zawsze opłacana w terminie określonym dla danego płatnika, czyli do 10 lub 15 dnia następnego miesiąca. Przedsiębiorca opłaca obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne, dające prawo do korzystania z bezpłatnego leczenia w placówkach podstawowej opieki zdrowotnej, w szpitalach a także w ambulatoriach opieki specjalistycznej. Opłaca też składkę na Fundusz pracy. Składkę na FP opłaca się za okres trwania obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnych i rentowych i nalicza się ją od kwot stanowiących podstawę wymiaru tych składek. Jeżeli pracodawca opłaca składki preferencyjne, to nie płaci składki na Fundusz Pracy.Przedsiębiorcy mogą opłacać pełny ZUS albo preferencyjny.
Preferencyjne zasady płacenia składek, dotyczą jedynie osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, które:- rozpoczęły wykonywanie działalności gospodarczej nie wcześniej niż 25 sierpnia 2005r.,
- w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej nie prowadziły pozarolniczej działalności,
- nie wykonują działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.
Małgorzata Jagusiak
Adam Sawicki
Dorota Łesak
