Samochód osobowy w firmie

Samochód osobowy w firmie - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Bez względu na przedmiot prowadzonej działalności samochód osobowy w firmie wydaje się być niezbędny składnikiem majątku. Większość przedsiębiorców, o ile nie wszyscy, dysponuje samochodem osobowym. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem rozliczania kosztów oraz podatku VAT od samochodów osobowych w 2025 roku.

Definicja samochodu osobowego

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych zamieszczona została definicja samochodu osobowego z licznymi wyjątkami.

Samochód osobowy oznacza pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób, łącznie z kierowcą z wyjątkiem:

Pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
- klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
- z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków.
Pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu.
Pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
- agregat elektryczny/spawalniczy,
- do prac wiertniczych,
- koparka, koparko-spycharka,
- ładowarka,
- podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
- żuraw samochodowy.
Pojazdu samochodowego będące pojazdami specjalnymi o przeznaczeniu:

Z jednym rzędem siedzeń o DMC powyżej 3 ton. Konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Ustawa o ruchu drogowym
Pojazd samochodowy jest to pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością powyżej 25 km/h. Określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego.

Kryteria uznania samochodu za osobowy:

DMC nie przekracza 3,5 tony.
Konstrukcyjnie jest przeznaczony do przewozu 9 osób wraz z kierowcą.
Porusza się z prędkością 25 km/h.

Przedsiębiorca ma możliwość dysponowania samochodem osobowym nie tylko jeśli dokonana zakupu . Obecnie na rynku, dostępnych jest wiele opcji, wśród których najbardziej popularne są:

Odpłatne nabycie:
- od firmy,
- od osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Zawarcie umowy leasingu operacyjnego lub finansowego.
Najem, dzierżawa lub inna umowa o podobnym charakterze.
Wprowadzenie samochodu do firmy z majątku prywatnego.
Używanie samochodu prywatnego do celów działalności gospodarczej.
Otrzymanie samochodu w drodze spadku czy darowizny.

Rozliczenie nabycia samochodu osobowego, w zależności od wybranej opcji, na gruncie podatku PIT i VAT będzie dokonywane na nieco odmiennych zasadach, co opiszemy poniżej.

Odpłatne nabycie samochodu osobowego

W przypadku odpłatnego nabycia za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, a w szczególności o koszty:

transportu,
załadunku i wyładunku,
ubezpieczenia w drodze,
opłat notarialnych, skarbowych i innych,
odsetek, prowizji,
cła i podatku akcyzowego w przypadku importu.

W przypadku czynnego podatnika VAT cenę nabycia pomniejsza się o podatek VAT, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek VAT nie stanowi podatku naliczonego albo przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty należnego podatku o podatek naliczony. Będzie tak w przypadku podatników zwolnionych z VAT i wykorzystujących samochód osobowy w sposób mieszany – w działalności i prywatnie:

Przedsiębiorca zwolniony z VAT za cenę nabycia przyjmie kwotę brutto zakupu.
Przedsiębiorca wykorzystujący samochód osobowy w sposób mieszany ma prawo do odliczenia 50% VAT, natomiast drugie 50% znajdzie się w podstawie do naliczania odpisów amortyzacyjnych.

Ważne!

Jeśli samochód osobowy przed wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych był wcześniej używany przez przedsiębiorcę i nie był amortyzowany, cena nabycia nie może być wyższa od wartości rynkowej.

Przykład 1

Pan Jakub zamierza wprowadzić do działalności gospodarczej samochód osobowy, który nabył do majątku prywatnego w 2019 roku za kwotę 100.000 zł i samochód nie był wcześniej amortyzowany. W 2025 roku wartość rynkowa tego samochodu wynosi 50.000 zł. Oznacza to, że odpisy amortyzacyjne będą mogły być naliczane od kwoty 50.000 zł.

Przykład 2

Pani Ilona kupiła samochód od osoby prywatnej za kwotę 40.000 zł na umowę kupna-sprzedaży. Od zakupu trzeba jeszcze zapłacić 2% podatek od czynności cywilnoprawnych, w tym przypadku będzie to kwota 800 zł (40.000 zł x 2%). W podstawie do naliczania odpisów amortyzacyjnych znajdzie się kwota 40.800 zł.

Przykład 3

Pani Ania, czynny podatnik VAT, kupiła samochód osobowy na fakturę VAT. Samochód będzie częściowo wykorzystywany w działalności gospodarczej i prywatnie, a to oznacza, że przysługuje jej prawo do odliczenia 50% kwoty podatku VAT. Na czas transportu samochód został ubezpieczony, kwota ubezpieczenia wynosi 300 zł. Samochód osobowy będzie wprowadzony do ewidencji środków trwałych i będą dokonywane odpisy amortyzacyjne.

98.400 zł – wartość samochodu w kwocie brutto,
80.000 zł – kwota netto,
18.400 zł – 100% podatku VAT,
9.200 zł – 50% podatku VAT naliczony podlegającego odliczeniu,
89.500 zł – wartość początkowa samochodu, jako środka trwałego (80.000 zł + 9.200 zł + 300 zł).

Od kwoty 89.500 zł będą dokonywane odpisy amortyzacyjne.

Odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych – koszty

Samochody osobowe mogą być amortyzowane według metody liniowej i jednorazowo jeśli wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł.

Do samochodów osobowych nie ma zastosowania amortyzacja:

degresywna,
jednorazowa amortyzacja fabrycznie nowych środków trwałych do kwoty 100.000 zł,
jednorazowa amortyzacja w ramach pomocy de minimis do kwoty 50.000 euro.

Stawki amortyzacji znajdują się w Załączniku nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

Stawka amortyzacji samochodu osobowego wynosi 20%

Podwyższona stawka amortyzacji samochodu osobowego nie wyższa niż 28%.
Jest to iloczyn stawki podstawowej i współczynnika 1,4. Zastosowanie stawki podwyższonej jest możliwe, o ile samochód osobowy jest używany intensywniej w stosunku do warunków przeciętnych lub wymaga szczególnej sprawności technicznej. Dotyczy to samochód używanych w warunkach terenowych, leśnych, częste wyjazdy służbowe (art.22i ust.2 pkt 3 ustawy PIT)

Stawka indywidualna nie wyższa niż 40%
Dotyczy samochodów osobowych używanych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych przedsiębiorcy po raz pierwszy. Przy czym przedsiębiorca musi udowodnić, że przed ich nabyciem były używane przez podmiot inny niż on przez co najmniej okres 6 miesięcy

Przykład 4

Pan Ignacy zamierza wprowadzić samochód osobowy z majątku prywatnego do firmy, który być używany tylko przez niego. W tej sytuacji nie będzie mógł skorzystać z amortyzacji według stawki indywidualnej w wysokości 40%.

Przykład 5

Pan Piotr kupił samochód osobowy na firmę od osoby prywatnej i chce ująć pojazd do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych. W takim stanie faktycznym można skorzystać ze stawki indywidualnej i samochód będzie amortyzowany przez 30 miesięcy.

Limity odpisów amortyzacyjnych do samochodów osobowych

W celu prawidłowego rozliczania odpisów amortyzacyjnych od samochodów osobowych w działalności gospodarczej niezbędna jest jeszcze informacja na temat obowiązujących limitów odpisów amortyzacyjnych.

Limity odpisów amortyzacyjnych
Samochody elektryczne i napędzane wodorem	Pozostałe samochody osobowe
225.000 zł	150.000 zł
Uwaga! Powyżej limitu 150.000 zł (225.000 zł) odpisy amortyzacyjne będą rozliczane tylko w części

Przykład 6

Pan Adam zakupił samochód osobowy, który nie jest samochodem elektrycznym, a jego wartość początkowa wynosi 200.000 zł. W kwocie tej znajduje się również podatek VAT, który nie został odliczony.

miesięczny odpis amortyzacyjny od całej kwoty 200.000 zł wynosi 3.333 zł (200.000 zł x 20%) / 12 =3.333 zł),
pan Adam może zaliczyć do kosztów podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne jedynie kwotę 150.000 zł,
miesięczny odpis amortyzacyjny od kwoty 150.000 zł wyniesie 2.500 zł (150.000 zł x 20%) / 12 = 2.500 zł natomiast 833 zł nie stanowi kosztów uzyskania przychodów.

Leasing na firmę – koszty

Umowa leasingu umożliwia inwestorowi dostęp do wszelkiego rodzaju dóbr inwestycyjnych bez konieczności wydatkowania od razu pełnej kwoty na nabycie tych dóbr. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z dwóch rodzajów leasingów.

Umowa leasingu jest zawierana pomiędzy dwoma stronami:

Leasingodawcą (finansującym), który przekazuje przedmiot leasingu.
Leasingobiorcą (korzystającym), który uzyskuje prawo do korzystania z przedmiotu leasingu.

W obrocie gospodarczym dostępne są dwie formy leasingu: operacyjny i finansowy.

Leasing operacyjny	Leasing finansowy
Leasingobiorca (przedsiębiorca) dokonuje wpłaty czynszu inicjalnego, który jest zaliczany jednorazowo w koszty. Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia 100% lub 50% podatku VAT, w zależności od sposobu wykorzystania samochodu w firmie	Leasingobiorca (przedsiębiorca) wprowadza samochód osobowy do ewidencji środków trwałych i dokonuje odpisów amortyzacyjnych, które są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów
Koszty uzyskania przychodów stanowią miesięczne raty leasingowe	Kosztem jest również część odsetkowa raty leasingowej
Po zakończonej umowie leasingu przedsiębiorca musi dokonać wykupu, żeby stał się właścicielem przedmiotu leasingu. Wykupu można dokonać na firmę lub prywatnie	Po zakończonej umowie przedsiębiorca staje się właścicielem przedmiotu leasingu. Przedsiębiorca nie musi dokonywać wykupu

Szczegółowe informacje na temat rozliczenia podatku dochodowego i podatku VAT przy wykupie samochodu osobowego na firmę lub prywatnie zawarte zostały w podlinkowanej publikacji.

Leasing operacyjny – limity

Podobnie, jak przy odpisach amortyzacyjnych również przy leasingu operacyjnym obowiązują limity.

Samochód osobowy do kwoty 225.000 zł/150.000 zł	Samochód osobowy powyżej kwoty 225.000 zł/150.000 zł
Cała rata leasingu operacyjnego znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów	Rata leasingowa znajdzie się w kosztach uzyskania w proporcji, w jakiej kwota 225.000 zł/150.000 zł pozostaje do wartości samochodu

Przykład 7

Pani Marta nabyła samochód osobowy w leasingu operacyjnych, który będzie wykorzystywała w sposób mieszany w działalności gospodarczej. Wartość początkowa pojazdu wynosi 120.000 zł. W tej kwocie mieści się już 50% nieodliczonego podatku VAT. Miesięczna rata leasingowa wynosi brutto 2.460 zł. W tym przypadku cała rata leasingowa znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów.

kwota netto 2.000 zł,
460,00 zł – 100% podatku VAT,
230 zł – 50% podatku VAT naliczonego do odliczenia (460 zł x 50%),
2.230 zł – rata leasingowa w kosztach uzyskania przychodów (2.000 zł + 230 zł).

Przykład 8

Pan Mikołaj wziął w leasing operacyjny samochód osobowy, inny niż elektryczny lub napędzany wodorem, którego wartość początkowa wynosi 250.000 zł. Dla uproszczenia przyjęto, że w tej kwocie mieści się również nieodliczona kwota podatku VAT naliczonego. Rata leasingu brutto jest na kwotę 3.690 zł.

Rozliczenie raty leasingu operacyjnego w kosztach uzyskania przychodów:

60% – proporcja do rozliczenia rat leasingowych w kosztach podatkowych (150.000 zł/250.000 zł = 60%),
3.000 zł – kwota netto raty leasingowej,
690 zł – 100% podatku VAT,
345 zł – 50% VAT podlegające odliczeniu,
3.345 zł – 100% raty leasingowej wraz z nieodliczonym podatkiem VAT,
2.007 zł – część raty leasingowej, która znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów (3.345 zł x 60%).

Podobieństwa i różnice w najmie długookresowym, leasingu operacyjnym i finansowym znajdują się w podlinkowanej publikacji, co będzie stanowić uzupełnienie informacji zawartych w tym artykule.

Wprowadzenie samochodu do firmy z majątku prywatnego

Przedsiębiorca, który zamierza wprowadzić do firmy samochód osobowy, który wcześniej zakupił do majątku prywatnego, ma prawo to zrobić. W takim przypadku trzeba ustalić wartość początkową samochodu osobowego, która jak już pisaliśmy, nie może być wyższa od wartości rynkowej. Od tej kwoty będą naliczane odpisy amortyzacyjne.

Przykład 9

Pan Piotr zamierza wprowadzić do firmy samochód osobowy, który został zakupiony na fakturę VAT, gdzie widnieje kwota 120.000 zł. Aktualna cena rynkowa samochodu to kwota 70.000 zł. W takim przypadku pan Piotr wprowadzi samochód osobowy do ewidencji środków trwałych z wartością początkową 70.000 zł i od tej kwoty będzie naliczał odpisy amortyzacyjne.

Prywatny samochód w działalności gospodarczej

Natomiast jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na wykorzystanie w firmie samochodu prywatnego, który stanowi jego własność lub współwłasność, to nie ma obowiązku ujmowania go do ewidencji środków trwałych. W dalszym ciągu taki samochód stanowi majątek prywatny i nie trzeba będzie rozliczać jego sprzedaży w działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca ma prawo do ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków i składek w wysokości 20% od samochodu osobowego, który nie jest składnikiem majątku firmy pod warunkiem, że samochód jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez przedsiębiorcę

Otrzymanie samochodu osobowego w spadku lub w darowiźnie

Darowizna lub spadek w postaci samochodu osobowego na firmę pozwala na rozliczenie kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne pod warunkiem, że zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych i zostaną spełnione jeszcze inne założenia ustawowe.

Darowizna samochodu osobowego na firmę
Samochód osobowy był wcześniej amortyzowany	Amortyzacja może być kontynuowana w firmie obdarowanego (art. 23 ust. 9 ustawy PIT) i stanowi koszty uzyskania przychodów
Samochód osobowy nie był wcześniej amortyzowany	Amortyzacja nie może być kontynuowana w firmie obdarowanego (art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. a ustawy PIT), nie stanowi kosztów uzyskania przychodów
Nabycie korzysta ze zwolnienia od spadków i darowizn	Odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. a ustawy PIT)
Nabycie nie korzysta ze zwolnienia od podatku od spadków i darowizn, chyba że mieści się w limicie kwoty wolnej od podatku	Odpisy amortyzacyjne stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. a ustawy PIT)
Jeśli przedsiębiorca otrzyma samochód osobowy w drodze spadku, to odpisy amortyzacyjne będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

W jednej z interpretacji podatkowych można przeczytać na temat możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych przez przedsiębiorcę, który zapłacił podatek od spadków i darowizn. Mowa o interpretacji nr 0114-KDIP3-2.4011.387.2023.3.MT z dnia 07.06.2023 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej napisał m.in., że Zatem jeżeli w terminie do 6 miesięcy od daty zawarcia umowy darowizny złoży Pani naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego zeznanie podatkowe o nabyciu rzeczy lub praw majątkowych SD-3 i tym samym zrezygnuje Pani z prawa do zwolnienia określonego w art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn, to będzie Pani zobowiązana do zapłaty od darowanego samochodu podatku od spadków i darowizn. Oznacza to, że po uiszczeniu przez Panią podatku od spadków i darowizn uprawniona będzie Pani do wprowadzenia otrzymanego samochodu do ewidencji środków trwałych i ujmowania w kosztach uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od wartości początkowej samochodu jako środka trwałego.

Samochód osobowy użyczony

Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej rzeczy. Użyczenie ma charakter nieodpłatny. Rodzi się więc pytanie, w jaki sposób powinny być rozliczane podatki po stronie biorącego w używanie? Co do zasady w takim przypadku po stronie przedsiębiorcy powinien powstać przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Jednak jeśli do użyczenia dojdzie w kręgu najbliższej rodziny, to można skorzystać ze zwolnienia na mocy ustawy o podatku od spadków i darowizn.

Przykład 10

Pani Ilona podpisała umowę użyczenia na samochód osobowy z bratem. Umowa została zawarta pomiędzy stronami, które zaliczają się do I grupy podatkowej w podatku od spadków i darowizn, a to oznacza, że z tego tytułu nie powstanie przychód do opodatkowania po stronie pani Ilony, ponieważ korzysta ze zwolnienia przedmiotowego od podatku PIT (art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy PIT).

Przykład 11

Pani Karolina podpisałam umowę użyczenia na samochód osobowy ze swoim sąsiadem, z którym nie jest spokrewniona. W tym przypadku u pani Karoliny powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, który powinien być rozpoznany w aktualnej wartości rynkowej.

Rozliczenie wydatków w kosztach podatkowych w związku z użyczeniem samochodu osobowego odbywa się na takich samych zasadach, jak w przypadku samochodów użytkowanym na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

Czynny podatnik VAT ma prawo doliczyć 50% lub 100% podatku VAT

Koszty uzyskania przychodów mogą być rozliczane w 100% lub w 75%

W tym przypadku nie ma zastosowania rozliczanie 20% kosztów, ponieważ samochód nie stanowi własności ani współwłasności przedsiębiorcy

Przykład 12

Pan Michał jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzi PKPiR i rozlicza koszty podatkowe. Podpisał umowę użyczenia na samochód osobowy ze swoją mamą. Pojazd będzie wykorzystywany w firmie w sposób mieszany – w działalności i prywatnie. W miesiącu styczniu zapłacił 1.230 zł brutto za naprawę samochodu.

Rozliczenie wydatku:

1.000 zł – kwota netto,
230 zł – 100% podatku VAT,
115 zł – 50% podatku VAT podlegające odliczeniu,
836,25 zł – 75% kosztów uzyskania przychodów (1.000 zł + 115 zł) x 75% = 836,25 zł.

Koszty eksploatacji samochodu osobowego

Każdy ponosi koszty eksploatacji samochodów osobowych, z tym że jeśli samochód jest wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej, to przedsiębiorcy, którzy wybrali zasady ogólne i prowadzą PKPiR mogą rozliczać takie wydatki w kosztach uzyskania przychodów w całości lub w części. Zobaczmy więc, jak to się odbywa.

Przykładowy katalog wydatków eksploatacyjnych został zamieszczony w objaśnieniach podatkowych dotyczących samochodów osobowych i znalazły się w nim:

zakup paliwa,
serwis samochodu,
wymiana opon,
myjnia,
naprawa i części zamienne,
wymiana płynu hamulcowego i płynu do spryskiwaczy,
opłaty za przejazd autostradą,
opłaty za parkowanie – np. bilety z parkometru – księgowany na podstawie dowodu wewnętrznego,
badania diagnostyczne,
abonament radiowy na radio wykorzystywane w samochodzie,
czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu,
remont powypadkowy samochodu.

W zależności od sposobu wykorzystania samochodu osobowego w firmie wydatki będą mogły być rozliczane w 100%, w 75% lub 20%.

Sposób wykorzystania samochodu osobowego	Rozliczenie wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodów procentowo
Samochód osobowy wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej	100%
Samochód osobowy wykorzystywany w sposób mieszany w działalności i prywatnie	75%
Samochód osobowy stanowiący majątek prywatny przedsiębiorcy, który nie znajduje się w ewidencji środków trwałych	20%

Jeśli przedsiębiorca zamierza odliczać 100% wydatków związanych z eksploatacją samochodów osobowych, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu prowadzoną dla celów podatku od towarów i usług, która będzie wykorzystana również w podatku dochodowym. Podatnik VAT zwolniony również powinien prowadzić taką ewidencję dla celów dowodowych w przypadku kontroli przez organ podatkowy.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać takie dane jak:

numer rejestracyjny samochodu osobowego,
dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
wpis osoby kierującej samochodem osobowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, który zawiera:
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd-dokąd),
- liczbę przejechanych kilometrów,
- imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem,
liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Przykład 13

Pan Lucjan, czynny podatnik VAT, zakupił paliwo do samochodu osobowego wykorzystywanego w sposób mieszany w działalności gospodarczej. Faktura została wystawiona na kwotę 246 zł, w tym VAT 46 zł.

200 zł – kwota netto,
46 zł – 100% podatku VAT naliczonego,
23 zł – 50% podatku VAT podlegającego odliczeniu,
167,25 zł – koszty uzyskania przychodów, na które się składa: 200 zł + 23 zł = 223 zł x 75% = 167,25 zł.

Przykład 14

Pani Halina korzysta ze zwolnienia od podatku VAT. W miesiącu styczniu kupiła paliwo do samochodu osobowego wykorzystywanego w sposób mieszany za kwotę 246 zł, w tym VAT 46 zł w tym przypadku koszty uzyskania przychodów będzie stanowiło 75% kwoty brutto 246 zł, co daje 184,50 zł.

Przykład 15

Pan Grzegorz, czynny podatnik VAT, użytkuje samochód osobowy, który jest częścią jego majątku prywatnego. Pojazd nie jest więc wprowadzony do ewidencji środków trwałych. W lutym dokonał zakupu paliwa za kwotę 246 zł, w tym VAT 46 zł.,/p>

200 zł – kwota netto,
46 zł – 100% podatku VAT naliczonego,
23 zł – 50% podatku VAT podlegającego odliczeniu,
44,60 zł – koszty uzyskania przychodów (200 zł + 23 zł = 223 zł x 20% = 44,60 zł.)

Ubezpieczenie OC i AC w kosztach

W przypadku samochodów osobowych ustawodawca wprowadził limit do rozliczania w kosztach uzyskania przychodów ubezpieczeń, które płaci się od wartości pojazdu, znajdą się tutaj ubezpieczenie AC i GAP.

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ubezpieczenie AC i GAP do limitu wartości pojazdu w kwocie 150.000 zł

Limit 150.000 zł odnosi się do wszystkich samochodów osobowych bez względu na rodzaj napędu, dotyczy zarówno samochodów elektrycznych i pozostałych

Ubezpieczenie OC i NNW nie podlega limitowaniu

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają 20% wydatków w kosztach uzyskania przychodów, również w ten sposób rozliczą koszty ubezpieczenia samochodu osobowego, zarówno OC, NNW, AC i GAP

Przykład 16

Pani Katarzyna posiada samochód osobowy, którego wartość do celów ubezpieczenia AC wynosi 250.000 zł, roczna kwota ubezpieczenia AC stanowi kwotę 8.000 zł.

60% – limit do odliczenia składki AC, (150.000 zł / 250.000 zł = 60%),
4.800 zł – kwota ubezpieczenia AC do zaksięgowania w kosztach uzyskania przychodów (8.000 zł x 60%).

Samochód osobowy w firmie a VAT

Zgodnie z ustawą o podatku VAT przedsiębiorca ma prawo do:

Pełnego odliczenia podatku VAT w wysokości 100%.
Ograniczonego prawa do odliczenia VAT w wysokości 50%.
Proporcjonalnego odliczenia podatku VAT przy sprzedaży mieszanej.

Od samochodów osobowych wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej.

Prawo do odliczenia 100% podatku VAT	Złożyć informację VAT-26 do naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 25 dnia miesiąca po miesiącu, w którym poniesiony został pierwszy wydatek, nie później jednak niż w terminie złożenia JPK_V7 za ten okres. Zaprowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówkę. Opracować regulamin wykorzystania samochodu osobowego w firmie.
Prawo do odliczenia 50% VAT	Przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT od samochodów wykorzystywanych w sposób mieszany – w działalności i prywatnie. Nie ma żadnych obowiązków ewidencyjnych czy informacyjnych
Proporcjonalne prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego	Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż mieszaną – częściowo opodatkowaną w VAT a częściowo zwolnioną od podatku VAT, rozliczają podatek VAT naliczony tzw. proporcją. Wskaźnik proporcji jest ustalany na podstawie dwóch wartości: obrotu z prawem do odliczenia podatku VAT i całego obrotu w działalności gospodarczej. Szczegółowe informacje na temat wyliczania wskaźnika proporcji w VAT dostępne są w podlinkowanej publikacji
Prawo do odliczenia podatku VAT dotyczy w szczególności wydatków związanych z: nabyciem samochodu osobowego, wydatkami eksploatacyjnymi

Zmiana zasad użytkowania samochodu osobowego

Jeśli w trakcie użytkowania samochodu osobowego dojdzie do zmiany zasad użytkowania, to przedsiębiorca będzie miał prawo lub obowiązek do dokonania korekty podatku VAT naliczonego. Okres korekty zależy od wartości samochodu osobowego:

Wartość początkowa samochodu osobowego będącego środkiem trwałym	Okres korekty
Do 15.000 zł	Okres korekty wynosi 12 miesięcy
Powyżej 15.000 zł	Okres korekty wynosi 60 miesięcy

W zależności od sposobu wykorzystania samochodu osobowego w firmie i zasad zmiany jego użytkowania może dojść do korekty na plus i na minus.

Jeśli przed zmianą samochód osobowy był wykorzystywany w sposób mieszany a po zmianie tylko w działalności gospodarczej	Przedsiębiorca ma prawo do korekty podatku VAT naliczonego na plus
Jeśli przed zmianą samochód osobowy był wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej a po zmianie jest wykorzystywany w sposób mieszany	Przedsiębiorca ma obowiązek do korekty na minus
Korekty podatku VAT naliczonego dokonuje się w JPK_V7 w rozliczeniu za okres, w którym powstała ta zmiana

Przykład 17

Pan Wiktor kupił samochód w styczniu 2023 roku o wartości brutto 61.500 zł (50 000 zł netto, podatek VAT 11.500 zł). Samochód jest wykorzystywany w firmie w sposób mieszany. Pan Wiktor odliczył 50% podatku VAT, czyli kwotę 5.750 zł. W styczniu 2025 roku wycofał auto z działalności gospodarczej do majątku prywatnego. To oznacza, że na gruncie podatku VAT taki samochód jest traktowany, jakby do końca okresu korekty był wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej.

okres korekty wynosi 60 miesięcy, ponieważ wartość początkowa samochodu jest powyżej 15.000 zł,
5.750 zł – kwota podatku VAT naliczonego, który nie został odliczony i podlega korekcie,
36 miesięcy pozostało do końca okresu korekty (01.2025 r.-31.2027 r.),
3.450 zł – podatek VAT naliczony podlegający korekcie – korekta na plus (5.750 zł x 36 m-cy)/60 m-cy = 3.450 zł.

Przykład 18

Pani Magdalena kupiła samochód osobowy w styczniu 2022 roku za kwotę brutto 123.000 zł (100.000 zł netto + 23.000 zł podatek VAT). Samochód był wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej z prawem do odliczenia 100 % VAT. W styczniu 2025 r. pani Irena podjęła decyzję o zmianie przeznaczenia samochodu i od tego momentu jest on wykorzystywany w sposób mieszany – w działalności i prywatnie.,/p>

okres korekty 60 miesięcy, wartość powyżej 15.000 zł,
23.000 zł – kwota odliczonego podatku VAT (100%),
11.500 zł – kwota podatku VAT podlegająca korekcie,
24 miesiące do końca okresu korekty (01.2025 r. – 12.2026 r.),
4.600 zł – kwota zmniejszająca podatek VAT naliczony – korekta na minus obowiązkowa – (11.500 zł x 24 m-ce) : 60 m-cy = 4.600 zł.

Uwaga!

Sprzedaż samochodu osobowego jest również traktowana jak zmiana zasad użytkowania samochodu osobowego.

Jeśli przedsiębiorcy przysługiwało ograniczone prawo do odliczenia podatku VAT w wysokości 50%, to jeśli do sprzedaży dojdzie w okresie korekty przysługuje prawo do korekty podatku VAT naliczonego na plus.

Jeśli przedsiębiorca skorzystał z odliczenia 100% podatku VAT naliczonego przy zakupie, to w momencie sprzedaży nie dokonuje korekty podatku VAT naliczonego.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat samochodu osobowego w firmie. Wyjaśnione zostały zasady rozliczania kosztów w podatku dochodowym i podatku VAT.

Przedsiębiorcy mogą kupić samochód osobowy za gotówkę, na kredyt, ale mogą również zawrzeć umowę najmu, leasingu lub inną umowę o podobnym charakterze, która pozwala na użytkowanie samochodu osobowego. Mogą również wykorzystywać samochód prywatny, który nie stanowi majątku firmowego.

Wyjaśniono kiedy i na jakich zasadach mogą być dokonywane odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych, które znajdą się w ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorców obowiązują limity odpisów amortyzacyjnych 150.000 zł/225.000 zł w zależności od napędu samochodu osobowego.

Takie same limity obowiązują przy rozliczaniu rat leasingowych w leasingu operacyjnym. Limit dotyczy opłaty wstępnej i rat leasingowych. Przy wykorzystaniu samochody prywatnego w firmie przedsiębiorca może odliczyć 20% poniesionych wydatków, ale nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki.

Z limitem 150.000 zł mamy do czynienia przy rozliczaniu w kosztach wydatku na ubezpieczenie AC i GAP, którego wysokość zależy od wartości auta. W tym przypadku limit jest taki sam dla wszystkich samochodów osobowych bez względu na napęd.

Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od nabycia samochodu osobowego i wydatków eksploatacyjnych. Przy czym to prawo może być ograniczone do 50% odliczenia lub rozliczane proporcją w przypadku sprzedaży mieszanej w działalności gospodarczej.

Zmiana przeznaczenia samochodu osobowego rodzi prawo lub obowiązek korekty podatku VAT naliczonego na plus bądź na minus, co zostało wyjaśnione na przykładach.

Stan prawny na dzień: 20.02.2025 r.