Kradzież majątku firmowego oraz jej skutki

Prowadząc działalność gospodarczą podatnik narażony jest na ryzyko utraty firmowego składnika majątku w wyniku kradzieży lub zniszczenia. Taka strata środka trwałego stanowiącego majątek firmowy przedsiębiorcy, pociąga za sobą szereg poważnych konsekwencji. Sprawdź, jakie skutki podatkowe wywołują zdarzenia takie jak zniszczenie towaru lub kradzież majątku firmowego. Konkretne przykłady znajdziesz poniżej.

Kradzież majątku a podatek dochodowy

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu (art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych), z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o pdof.

W przypadku kradzieży środka trwałego konieczne jest uwzględnienie ograniczeń, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

• odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania (art. 23 ust. 1 pkt 4 updof);
• strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych (art. 23 ust. 1 pkt 5 updof);
• strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 23 ust. 1 pkt 48 updof).

Z powyższego wynika, że kosztem podatkowym dla podatnika będzie tylko ta część w jakiej środek trwały nie został zamortyzowany. W przypadku pojazdu osobowego który był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC, również uwzględnimy koszt przewyższający równowartość 20.000 euro.

Przy ustalaniu niezamortyzowanej części środka trwałego, która może stanowić koszt podatkowy, brana jest pod uwagę różnica:

• pomiędzy wartością początkową środka trwałego,
• a dokonanymi odpisami amortyzacyjnymi.

Podatnik może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów stratę, która nie powstała z winy podatnika bądź jego pracownika, nie była następstwem niedbalstwa czy naruszenia przepisów.

• protokół szkody, który powinien zawierać: datę i opis zdarzenia, rodzaj i wartość skradzionego towaru oraz podpis przedsiębiorcy,
• protokół szkody z policji, straży pożarnej, lub
• zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela – jeżeli środek trwały np. “pojazd” był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC.

Dodatkową czynnością jaką powinien wykonać przedsiębiorca to zgłoszenie utraty pojazdu w wydziale komunikacji. Taki pojazd warto wyrejestrować, bo w przeciwnym przypadku będziemy zobowiązani płacić obowiązkowe ubezpieczenie OC.

W sytuacji gdy kradzież majątku firmowego, była spowodowana zaniedbaniem pracodawcy, czyli np. gdy maszyna budowlana pozostała nienależycie zabezpieczona na placu budowy lub utracony środek trwały nie był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem, wówczas nie ma podstaw do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pozostałej niezamortyzowanej części.

Również nie zaliczymy do kosztów niezamortyzowanej wartości środka trwałego, który został całkowicie zamortyzowany lub został zaliczony jako jednorazowy koszt. Dokonane odpisy amortyzacyjne lub jednorazowe do czasu kradzieży pozostają kosztem podatkowym.

Podatnik dodatkowo zobowiązany jest dokonać likwidacji utraconego środka trwałego w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w momencie gdy dostrzeże brak środka trwałego na stanie.

W ustalonej dacie utraty środka trwałego dokonujemy również zaprzestania amortyzacji środka trwałego.

Przyznane odszkodowanie

Otrzymane odszkodowanie od ubezpieczyciela w ramach utraty środka trwałego, który był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC, stanowi przychód z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu. Przychód z odszkodowania wykazywany jest jako “Pozostałe przychody” w dacie otrzymania odszkodowania (art. 14 ust. 2 pkt 12 updof).

W sytuacji, gdy nie było dobrowolnego ubezpieczenia AC, nie otrzymamy odszkodowania oraz nie mamy prawa zakwalifikowania do kosztów podatkowych niezamortyzowanej części pojazdu.

Do kosztów podatkowych mamy możliwość zaliczenia jedynie niezamortyzowaną część skradzionego majątku firmowego (jeśli była objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC). Jest to kwota stanowiąca różnicę pomiędzy wartością początkową pojazdu (np. ceną nabycia), a dokonanymi odpisami amortyzacyjnymi, które do kosztów podatkowych już zostały zaliczone.

Kradzież pojazdu na kredyt lub w leasingu

Jeśli pojazd wzięty w leasing lub na kredyt zostaje skradziony, konieczne jest jak najszybsze poinformowanie o tym fakcie firmę leasingową lub bank. Zasadniczo właścicielem całości lub części pojazdu jest firma leasingowa lub bank i to z nimi należy rozliczyć pozostałą spłatę należności dotyczącą rat.

Kupując pojazd na kredyt lub w leasingu, przedsiębiorca zostanie poproszony o zakup polisy AC (dobrowolnego ubezpieczenia), nawet jeśli nie widzi takiej konieczności. Dodatkowo klient może wykupić dobrowolne ubezpieczenia GAP (ubezpieczenie od utraty wartości pojazdu).

Odszkodowanie po kradzieży wypłacone jest właścicielowi pojazdu, którym jest leasingodawca lub bank. Otrzymane odszkodowanie prawdopodobnie pozwoli na spłatę rat, natomiast ewentualna pozostała różnica po odliczeniu zobowiązań zostanie przekazana użytkownikowi pojazdu czyli przedsiębiorcy.

Jeżeli odszkodowanie z polisy AC nie pokrywa w całości pozostałych do spłacenia kosztów/rat, przedsiębiorca zobowiązany jest pokryć pozostałe koszty ze środków własnych.

Przykład. 1.

W skutek kradzieży pojazdu leasingobiorcy pozostało do spłacenia 25.000 zł niezapłaconych rat do wygaśnięcia umowy leasingowej. Firma leasingowa otrzymała odszkodowanie od ubezpieczyciela na taką samą kwotę – w związku z tym leasingobiorca nie będzie musiał ponosić dodatkowych kosztów, ponieważ ubezpieczenie pokryło pozostałą wartość niezapłaconych rat na kwotę 25.000 zł.

W sytuacji, gdy odszkodowanie nie pokryłoby pozostałej wartości niezapłaconych rat, leasingobiorca będzie zobowiązany pokryć różnicę z własnych środków – oczywiście jeśli był taki zapis w umowie.

Przykład. 2.

W listopadzie 2017 podatnik wprowadził do ewidencji środków trwałych samochód ciężarowy o wartości 105.000 zł. Samochód poddano amortyzacji metodą liniową, przy zastosowaniu stawki w wysokości 20%. Samochód został skradziony z parkinu podziemnego strzeżonego w lipcu 2018. O kradzieży majątku firmy została poinformowana policja oraz firma ubezpieczeniowa, w której podatnik wykupił dobrowolne ubezpieczenie AC. Od miesiąca sierpnia 2018 przedsiębiorca zaprzestaje amortyzacji środka trwałego.

Firma ubezpieczeniowa wypłaciła odszkodowanie podatnikowi w sierpniu 2018. Przychód został wykazany w kolumnie 8 KPiR jako „Pozostałe przychody” w dacie otrzymania odszkodowania.

Wysokość poniesionej straty z tytułu kradzieży środka trwałego:

• wartość początkowa pojazdu: 105.000 zł,
• suma odpisów amortyzacyjnych za okres od 12/2017 do 7/2018 (8 m-cy), wyniosła 14.000 zł.

Postanowienie o umorzeniu postępowaniu zostało wydane przez policję w 10/2018 i w tym samym miesiącu przedsiębiorca zaliczył stratę do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 91.000 zł (105.000 zł – 14.000 zł). Dodatkowo w październiku 2018 przedsiębiorca dokonuje likwidacji środka trwałego.

Przykład. 3.

Przedsiębiorca przekazał prywatny pojazd jako środek trwały do majątku firmy. Opłacił obowiązkowe ubezpieczenie OC bez dobrowolnego AC sądząc, że pojazd parkowany w garażu nie zostanie skradziony. Strata pojazdu wywołana kradzieżą, który nie był objęty dobrowolnym AC, ale został objęty wyłącznie ubezpieczeniem OC nie pozwoli na rozliczenie w kosztach niezamortyzowanej części pojazdu.

Przedsiębiorca zobowiązany jest do zaprzestania amortyzacji środka trwałego oraz likwidacji pojazdu.

Przykład. 4.

Czynny podatnik VAT zakupił w styczniu 2018 komputer o wartości 3.000 zł, który został jednorazowo zaliczony do kosztów uzyskania przychodów poprzez wpis do rejestru wyposażenia. W maju 2018 było włamanie do biura przedsiębiorcy, gdzie m. in. został skradziony komputer.

W kosztach podatkowych nie została ujęta strata powstała w wyniku kradzieży ponieważ komputer został jednorazowo zaliczony w koszty.

Straty lub przeterminowane towary handlowe stanowiące koszty uzyskania przychodów

Prowadzący działalność gospodarczą narażeni są często na możliwość powstania strat w towarach, gdyż towary handlowe często ulegają zniszczeniu, przeterminowaniu bądź zostają skradzione.

Zaliczenie straty możliwe jest po spełnieniu poniższych warunków:

• strata musi być związana z całokształtem prowadzonej działalności,
• jej powstanie musi być spowodowane działaniem niezawinionym przez podatnika,
• musi być właściwie udokumentowana,
• podatnik powinien podjąć właściwe działanie zabezpieczające powstanie tejże straty.

Podatnik, aby mógł uznać stratę za rzeczywiście poniesioną, zobowiązany jest do rzetelnego i wiarygodnego udokumentowania powstałej straty. W takiej sytuacji sporządzany jest protokół zniszczenia lub utraty towaru, który powinien zawierać:

• numer i datę sporządzenia dokumentu,
• datę zniszczenia/utraty towaru,
• przyczynę zniszczenia/utraty towaru,
• nazwę, ilość i wartość towaru (czynny podatnik VAT podaje wartość netto towarów a zwolnieni z VAT wartości brutto),
• łączna kwotę zniszczonych/uszkodzonych towarów,
• podpis osoby sporządzającej protokół.

W przypadku sprzętu elektronicznego, zobowiązani jesteśmy podsiadać dokument potwierdzający przekazanie sprzętu do utylizacji. Protokół zniszczenia towaru dostępny jest tutaj.

Prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów wartość towaru zaliczana jest w koszty w momencie jego zakupu (otrzymania faktury lub towaru) w kolumnie 10 Zakup towarów handlowych i materiałów według ceny zakupu. Natomiast straty wykazujemy w kolumnie 13 Pozostałe wydatki.

Powstałe straty w towarach handlowych należy wyksięgować na podstawie dowodu księgowego z kolumny 10 (na minus), gdzie ewidencjonuje się zakup towarów i materiałów i przenieść do kolumny 13 na pozostałe wydatki (na plus).

Przykład. 5.

Właściciel sklepu spożywczego rozliczający się na KPiR zakupił 03.03.2018 mrożonki, które zostały umieszczone w chłodziarce. W godzinach nocnych chłodziarka uległa uszkodzeniu a zakupione towary nie nadawały się już do sprzedaży.

Podatnik zmuszony był dokonać likwidacji części towaru, który uległ rozmrożeniu na skutek zdarzenia losowego – na podstawie sporządzonego protokołu zniszczenia/utraty towaru dokonując wyksięgowania na podstawie dowodu księgowego z kolumny 10 do kolumny 13 PKPiR.

Przykład. 6.

W hurtowni budowlanej w wyniku upadku z wózka widłowego uległy uszkodzeniu 2 kartony płytek oraz 3 worki gipsu. W związku z tym, że uszkodzenie towaru nie było błędem magazyniera tylko uszkodzonego wózka widłowego poniesiona strata po właściwym udokumentowaniu może zostać przeksięgowana z kolumny 10 do kolumny 13 PKPiR (na podstawie dokumentu księgowego).

Straty, które nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów

Wszelkie poniesione straty wynikające z winy podatnika np. z jego nieracjonalnego działania, niedbalstwa lub niezachowania należytej staranności nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów. Również niektóre urzędy skarbowe stoją na stanowisku, że należy dokonać korekty odliczonego przy zakupie podatku VAT.

Przykład. 7.

Podatnik prowadzący kwiaciarnię zakupił w styczniu 2018 kwiaty, które w wyniku niskiej temperatury przemarzły, gdyż były niewłaściwie zabezpieczone. Powyższej straty nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ponieważ podatnik nie zachował należytej staranności przy przechowywaniu towaru.

Przedsiębiorca zobowiązany jest sporządzić protokół strat niewłaściwie zabezpieczonego towaru w dacie jego zniszczenia i na tej podstawie dokonać wyksięgowania z kolumny 10 PKPiR Zakup towarów handlowych i materiałów według ceny zakupu.

Czy będzie konieczny zwrot VAT?

Zgodnie z opinią organów podatkowych korekty VAT nie dokonujemy jeżeli:

• towary handlowe uległy przeterminowaniu,
• zniszczeniu podczas zalania czy pożaru,
• zepsuciu,
• uszkodzeniu podczas transportu lub rozładunku oraz kradzieży, o ile do zniszczenia czy utraty towaru nie doszło z winy przedsiębiorcy, a zdarzenie zostało prawidłowo udokumentowane.

Zgodnie z Interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (ITPP2/4512-44/15/AP), jeśli w momencie nabycia pojazdu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego i dokonaliśmy zakup z przeznaczeniem do wykonywania czynności opodatkowanej, to nie ma podstaw do korygowania VAT w przypadku kradzieży.

Zniszczenie towaru z winy podatnika i zwrot VAT

Przedsiębiorca, który nie dopełnił należytej staranności w zabezpieczeniu mienia i przyczynił się do utraty lub zniszczenia np. towarów, które były zakupione z zamiarem wykorzystania go do działalności opodatkowanej podatkiem VAT, traci prawo do odliczenia podatku VAT.

Tym samym podatnik jest zobowiązany do korekty podatku naliczonego, odliczonego przy zakupie towarów na podstawie art. 91 ust. 7 i 7d ustawy o podatku od towarów i usług, w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła zmiana przeznaczenia.

Za ten sam okres rozliczeniowy wykazuje również w pliku JPK_VAT korygowane wartości ze znakiem minus. Korekta związana ze zmianą przeznaczenia dotyczy towarów handlowych a także środków trwałych jak i wyposażenia.

Przykład. 8.

Podatnik, chcąc zwiększyć sprzedaż książek dla dzieci wystawiał w marcu 2018 stojak przed sklep. W czasie burzy wystawione książki zostały przemoczone, podarte i nie nadawały się do sprzedaży.

W związku z tym, że podatnik nie zachował należytej staranności w zabezpieczeniu towarów, które zostały zniszczone z jego winy, zobowiązany jest do korekty VAT. Korekty VAT dokonuje w deklaracji VAT składanej za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła zmiana przeznaczenia (w deklaracji VAT-7/VAT-7K jak i JPK_VAT za marzec 2018).

Korekta VAT zmiany przeznaczenia środka trwałego/pojazdu, która dotyczy wartości poniżej 15.000 złoty oraz powyżej 15.000 złotych została omówiona w innym artykule.