Smartwatch na firmę – czy zakup smartwatcha może być kosztem?

Decyzja o tym, co może być kosztem uzyskania przychodu w firmie, często bywa nie lada wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców. Pomimo tego, że w przepisach jest podana definicja określająca czym jest koszt, jest ona na tyle ogólna, że wątpliwości występują w wielu przypadkach. Jak zatem ustalić, czy poniesiony wydatek może być odliczony od przychodów, szczególnie gdy analizie podlega przedmiot o wszechstronnym zastosowaniu, jak na przykład od lat zyskujący coraz większe poparcie smartwatch?

Czym jest koszt podatkowy?

Zgodnie z ustawową definicją, kosztem uzyskania przychodu jest wydatek, poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów w przyszłości (art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Taki wydatek również musi być prawidłowo udokumentowany, czyli zakup udokumentowany fakturą, rachunkiem lub umową kupna-sprzedaży. Każdy koszt jest również oceniany, czy nie stanowi wydatku o charakterze prywatnym przedsiębiorcy.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, oprócz definicji kosztu, jest również zamieszczony katalog wydatków, nieuznawanych za koszty podatkowe (art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Zatem, jeśli dany wydatek został poniesiony wyłącznie w celu prowadzenia działalności gospodarczej, przyczynia się do osiągania przez nią przychodów oraz nie został wyłączony przez ustawodawcę z możliwości odliczenia, może pomniejszyć dochód firmy, a tym samym zmniejszyć wysokość podatku.

Podsumowując i upraszczając – kosztem podatkowym może być wszystko, co nie zostało wymienione w art. 23 ustawy o PIT i co zostanie obronione przez przedsiębiorcę jako wydatek konieczny do prowadzenia działalności, podczas ewentualnej kontroli urzędu skarbowego. W razie wątpliwości, zawsze można zapoznać się z interpretacjami indywidualnymi lub wystąpić o własną. Co prawda interpretacje indywidualne, w szczególności wydane dla innych firm nie stanowią podstawy prawnej, jednak mogą posłużyć za drogowskaz. Przykładowa interpretacja pozwalająca na zaliczenie smartwacha w kosztach firmy znajduje się tutaj.

Smartwatch w firmie

Trudno sobie obecnie wyobrazić prowadzenie działalności bez podstawowych narzędzi, jakimi są sprzęty elektroniczne i komputerowe, jednak czy do takich może być zaliczony smartwatch?

Do niedawna, smartwatch był kojarzony głównie z kontrolowaniem sportowej i zdrowotnej sfery naszego życia, dzięki opcjom monitorowania efektywności treningów sportowych, ilości i jakości snu, przebytych kilometrów, parametrów życiowych, spalonych kalorii a nawet poziomu stresu. I pomimo tego, że nie sposób zaprzeczyć, że zdrowy przedsiębiorca prawdopodobnie skuteczniej prowadzić swój biznes – taka argumentacja nie jest uznawana przez organy skarbowe. Korzyści zdrowotne przedsiębiorcy, jak również jego wygląd są traktowane wyłącznie jako jego osobiste i prywatne działanie, bez związku z firmą.

Ciągły rozwój technologii również w tym zakresie, nadaje wiele innych możliwości, niż motywowanie do zdrowego trybu życia i informowania o postępach. Ze względu na już istniejące liczne funkcje tego niewielkiego przedmiotu i nadal poszerzane o nowe, smartwatch stał się nieodłącznym elementem spotkań biznesowych, planowania zadań i przypominania o nich, odbieraniem i wykonywaniem połączeń telefonicznych, korespondowania, ustalania trasy dzięki GPS i wiele innych.

Takie funkcje jak kalendarz, przypomnienia, możliwość prowadzenia rozmów telefonicznych, wyznaczania trasy, pozwalają na jego używanie niezależnie od telefonu, albo w sytuacjach, gdy użycie telefonu jest niemożliwe. Gdy w prowadzeniu działalności tak bardzo liczy się czas, sprawny dostęp do informacji, swobodny kontakt z kontrahentami, wymienione funkcje smartwatcha będącego dyskretnym urządzeniem i zawsze pod ręką, pozwalają rozważać jego zakup, jako zakup narzędzia firmowego.

Smartwatch a koszty podatkowe

Nie ma wątpliwości w uznaniu zakupu smartwatcha jako kosztu w firmie, dla której taki przedmiot jest towarem handlowym, czyli zakupionym w celu jego dalszej odsprzedaży, ponieważ taki rodzaj działalności dana firma prowadzi. Jednak w sytuacji, gdy sprzęt został nabyty jako pomoc, narzędzie w prowadzeniu działalności, pojawiają się obawy o jego zakwestionowanie.

Obowiązek udowodnienia, czy zakupiony przedmiot jest ściśle związany z prowadzoną działalnością i nie stanowi wydatku o charakterze osobistym – spoczywa na przedsiębiorcy. To on, podczas ewentualnej kontroli urzędu skarbowej, musi wykazać ścisły związek poniesionego wydatku z przychodami swojej firmy. Przedsiębiorca wiedząc, jaki charakter ma prowadzona przez niego działalność i jakich narzędzi do jej prowadzenia potrzebuje, w razie zakwestionowania wydatku jako wydatku firmowego, powinien potrafić uargumentować konieczność poczynionego zakupu jako niezbędnego do prowadzenia działalności i osiągania przez nią zysków. Taka zasada występuje w przypadku każdego kosztu, nawet najbardziej oczywistego.

Przykłady sytuacji

Przyklad 1

Przedsiębiorca prowadzi sklep z artykułami komputerowymi, elektronicznymi, GSM. W jego asortymencie znajdują się laptopy, drukarki, smartfony, tablety, smartwache, słuchawki i zegarki sportowe. Zakupione produkty stanowią towar handlowy, z przeznaczeniem do dalszej odsprzedaży, doliczając marżę swojego sklepu. Taki zakres działalności, jest w wybranej przez niego klasyfikacji PKD. Zakupione produkty stanowiące asortyment sklepu są kosztem podatkowym.

Przyklad 2

Przedsiębiorca prowadzący sklep spożywczy zakupił smartwacha z rozbudowanymi funkcjami sportowymi. Wyjaśnieniem powodu zaliczenia zakupu do kosztów prowadzenia działalności, było zmotywowanie się do polepszenia sprawności fizycznej przedsiębiorcy, co przełoży się na większą siłę i sprawność, potrzebne do skutecznego prowadzenia swojego sklepu. Smartwach zakupiony w tym celu, nie może stanowić kosztu podatkowego firmy. Poprawienie sprawności fizycznej przedsiębiorcy, jest korzyścią o charakterze osobistym.

Przyklad 3

Spcecjalista z branży IT zakupił smartwacha. Jest on przez niego wykorzystywany do odczytywania wiadomości podczas prowadzonych przez siebie spotkań biznesowych i prowadzonych szkoleń, w trakcie których nie może korzystać z poczty e-mail ani korzystać z telefonu. Umożliwia mu również prowadzenie rozmów z kontrahentami podczas jazdy samochodem. Dodatkowo dostęp do kalendarza i powiadomienia o wydarzeniach pozwala na wywiązywanie się z umówionych spotkań i terminów. Smartwach zakupiony w tym celu stanowi koszt prowadzenia działalności.

Smartwach nie został wymieniony w art. 23 ustawy o PIT. Dlatego jeśli jego zakup jest prawidłowo udokumentowany oraz przedsiębiorca jest w stanie wykazać potrzebę jego używania w firmie – może stanowić koszt podatkowy.