Sprzedaż bez wystawienia paragonu – konsekwencje

Czy zawsze trzeba wystawić i wydać paragon drugiej stronie sprzedaży? Czy pominięcie tej czynności jest przestępstwem skarbowym? O tym przeczytasz w poniższym artykule.

Obowiązek wystawienia paragonu lub faktury

Ustawodawca w przepisie art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej ustawa o VAT) wprowadził obowiązek rejestrowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących w przypadku podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zgodnie z tym przepisem „podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących”.

W ewidencji sprzedaży wykazuje się dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające:

• przedmiot opodatkowania,
• wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz
• dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, a w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.

Paragon

Faktem jest, że podatnicy są zobowiązani do wydawania klientom paragonów i ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

• wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
  • w postaci papierowej lub
  • za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu nabywcy paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej, bez konieczności podawania jego danych osobowych;
• dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
• udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
• poddawać kasy rejestrujące obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;
• przechowywać kopie dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
• stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży;
• wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących inne dokumenty dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas;
• prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej;
• poddawać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;
• zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas;
• zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Należy niewątpliwie zapamiętać, że:

• paragon powinien być wydany natychmiast po dokonaniu transakcji sprzedaży;
• wydanie paragonu powinno zostać zrealizowane w miejscu dokonanej transakcji sprzedaży;
• paragon powinien być wydany w postaci papierowej lub, jeśli nabywca wyrazi zgodę, w postaci elektronicznej poprzez przesłanie dokumentu w sposób z nim uzgodniony.

Faktura

W przypadku faktury wskazać należy, że można ją wystawiać nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, ale od tej zasady przysługuje wyjątek – fakturę można wystawiać nie wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy/ wykonaniem usługi i jest to możliwe wyłącznie w odniesieniu do czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z przepisem art. 19a ust. 3 (usługi ciągłe), art. 19a ust. 4 (dostawy ciągłe) i art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (np. usługi najmu) z zastrzeżeniem, że faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy (art. 106i ust. 8 ustawy o VAT).

Obowiązek dołączenia paragonu do faktury

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

• do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się dotyczący tej sprzedaży paragon fiskalny w postaci papierowej albo
• pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Jednakże nie dotyczy to sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji:

• paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo
• numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Niewystawienie paragonu bądź faktury – konsekwencje na gruncie ustawy KKS

Zgodnie z przepisem art. 62 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy:

• „Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych” [por. § 1];
• „Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo obu tym karom łącznie” [por. § 2];
• „Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, a kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie” [por. 2a];
• „Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku, bądź dowodu zakupu towarów” [por. §3];
• „Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży” [por. § 4];
• „W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego określonego w § 1-4 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe” [por. §5].

Tym samym z powyższego przepisu wynika, że:

• kara grzywny w wysokości 180 stawek dziennych przysługuje za:
  • brak wystawienia paragonu lub faktury,
  • wadliwe wystawienie paragonu lub faktury,
  • odmowę wydania paragonu lub faktury,
• kara grzywny w wysokości 720 stawek dziennych lub kara pozbawienia wolności na okres nie krótszy niż rok (bądź dwie te kary łącznie) przysługuje za:
  • wystawienie paragonu lub faktury w sposób nierzetelny,
  • posługiwanie się nierzetelnie wystawionym dokumentem sprzedaży, a kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości,
  • nieprzechowywanie wystawionej lub otrzymanej faktury, rachunku bądź dowodu zakupu towarów,
  • dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo niewydanie dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży.

Z kolei mniejsza waga, o której mowa w § 5 została uregulowana w przepisie art. 53 § 8 KKS, zgodnie z którym: „[…] wypadek mniejszej wagi jest to czyn zabroniony jako wykroczenie skarbowe, które w konkretnej sprawie, ze względu na jej szczególne okoliczności – zarówno przedmiotowe, jak i podmiotowe – zawiera niski stopień społecznej szkodliwości czynu, w szczególności gdy uszczuplona lub narażona na uszczuplenie należność publicznoprawna nie przekracza ustawowego progu z § 6, a sposób i okoliczności popełnienia czynu zabronionego nie wskazują na rażące lekceważenie przez sprawcę porządku finansowoprawnego lub reguł ostrożności wymaganych w danych okolicznościach, albo sprawca dopuszczający się czynu zabronionego, którego przedmiot nie przekracza kwoty małej wartości, czyni to z pobudek zasługujących na uwzględnienie”.

W literaturze wskazuje się, że:

• o niskim stopniu społecznej szkodliwości można mówić zwłaszcza wtedy, gdy uszczuplona lub narażona na uszczuplenie należność publicznoprawna nie przekracza ustawowego progu, a sposób i okoliczności popełnienia czynu zabronionego nie wskazują na rażące lekceważenie przez sprawcę porządku finansowoprawnego lub reguł ostrożności wymaganych w danych okolicznościach;
• sposób i okoliczności popełnienia czynu nie mogą wskazywać na rażące lekceważenie przez sprawcę porządku finansowoprawnego lub reguł ostrożności wymaganych w danych okolicznościach. Aby ustalić, czy w danej sytuacji ta przesłanka negatywna nie zachodzi, należy najpierw ocenić, czym jest porządek finansowoprawny oraz jakie reguły ostrożności są wymagane w danych warunkach. Drugi z tych czynników podlega ocenie odrębnie dla każdego przypadku. Pojęcie porządku finansowoprawnego ma natomiast charakter generalny i należy je ocenić jako całokształt regulacji prawa finansowego (por. G. Keler [w:] J. Błachut, A. Soja, G. Keler, Kodeks karny skarbowy. Komentarz, Warszawa 2024, art. 53).

Przedawnienie przestępstwa skarbowego

Karalność przestępstwa skarbowego ustaje, jeżeli od czasu jego popełnienia upłynęło:

• 5 lat – gdy czyn stanowi przestępstwo skarbowe zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności lub karą pozbawienia wolności nieprzekraczającą 3 lat;
• 10 lat – gdy czyn stanowi przestępstwo skarbowe zagrożone karą pozbawienia wolności przekraczającą 3 lata.

Karalność przestępstwa skarbowego polegającego na uszczupleniu lub narażeniu na uszczuplenie należności publicznoprawnej ustaje także wówczas, gdy nastąpiło przedawnienie tej należności.

Podsumowanie

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, czyli w tym momencie należy wystawić paragon albo fakturę. Jeśli podatnik nie dokona tejże czynności, to istnieje szansa na uchronienie się przed konsekwencjami skarbowymi poprzez skorzystanie z czynnego żalu. Więcej na ten temat przeczytasz w tym artykule, gdzie dodatkowo znajdziesz wzór czynnego żalu wraz z omówieniem.