Świadectwo pracy – czym jest dokument wydawany przez pracodawcę po ustaniu stosunku pracy?

W niniejszym artykule przeczytasz czym jest świadectwo pracy, kiedy należy przekazać je pracownikowi i jaką powinno zawierać treść.

Świadectwo pracy – uwagi ogólne

Świadectwo pracy jest dokumentem zawierającym ściśle określone informacje związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy, a jego wydanie pracownikowi następuje w następstwie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Informacje zawarte w treści świadectwa pracy służą przede wszystkim kolejnemu pracodawcy do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Warto jednak pamiętać, że:

• świadectwo pracy nie jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 244 KPC także wtedy, gdy wydane zostaje przez urząd administracji państwowej [tak Sąd Najwyższy – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych wyroku z dnia 20 lutego 1991 r., sygn. akt I PR 422/90];
• świadectwo pracy jest wyłącznie oświadczeniem wiedzy i stanowi dokument prywatny. Nie zawiera zatem domniemania prawdziwości zawartej w niej treści [tak Sąd Apelacyjny w Białymstoku – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w wyroku z dnia 10 czerwca 2014 r., sygn. akt III AUa 8/14];

Obowiązek wydania świadectwa pracy

Obowiązek pracodawcy wydania pracownikowi świadectwa pracy powstaje automatycznie z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Kwestia ta została szczegółowo uregulowana w przepisie art. 97 Kodeksu pracy.

Ustawodawca, przykładowo w §1 powołanego artykułu, wykazał, że W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041) albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Tym samym obowiązek wydania świadectwa pracy dotyczy każdego pracownika, z którym zakończony został stosunek pracy. Świadectwo pracy może zostać wydane niejako z „urzędu” (automatycznie) przez pracodawcę bądź na wniosek pracownika.

Obowiązek wydania świadectwa pracy „z urzędu” przez pracodawcę

Obowiązek sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy powstaje z mocy prawa, tak więc pracodawca nie może uzależnić jego wykonania od przedłożenia przez pracownika wniosku w tym przedmiocie.

Powyższa zasada ta obowiązuje jednak tylko w sytuacji, gdy pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Wydawane w takiej sytuacji świadectwo pracy ma dotyczyć okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Wydanie świadectwa na wniosek pracownika

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Z uwagi na fakt, iż ustawodawca w przepisach prawa pracy nie sprecyzował, co należy rozumieć przez postać elektroniczną wniosku pracownika, to należy zakładać, iż w takiej sytuacji może to być forma np. mailowa. Z wnioskiem takim pracownik, z którym stosunek pracy jest kontynuowany, może wystąpić w każdym czasie, a więc np. po roku od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Obowiązek doręczenia pracownikowi świadectwa pracy

Zgodnie z komentowanym przepisem, w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu prawa pocztowego albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Zastanawiasz się czy pracodawca może zwolnić pracownika online ? Przejdź do tego artykułu, w którym wyjaśniamy tę kwestię.

Treść świadectwa pracy – obligatoryjne elementy

Świadectwo pracy nie powinno zawierać jakichkolwiek elementów ocennych, a jedynie fakty wskazane w przepisie art. 97 § 2 Kodeksu pracy oraz w §2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

Wyszczególnione w powyższych przepisach informacje, które muszą znaleźć się w świadectwie pracy są niezbędne do ustalenia uprawnień pracownika ze stosunku pracy lub z ubezpieczenia społecznego są następujące, tj.:

1. okresu lub okresów zatrudnienia;
2. wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
3. rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
4. trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
5. okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”;
6. urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
7. wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
8. wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
9. wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
10. wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
11. okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186(8) § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;
12. zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
13. liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
14. okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
15. okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
16. wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
17. okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
18. zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
19. należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
20. informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.

Sprostowanie świadectwa pracy

W przepisie art. 97 § 2(1) Kodeksu pracy uregulowany został tryb prostowania świadectwa pracy. W ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy.

Z kolei zgodnie z § 7 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy z uwagi na 14-dniowy termin dla pracownika do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy, w przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku przez pracodawcę należy zwrócić uwagę na wprowadzoną postać elektroniczną dla zawiadomienia pracodawcy. W przypadku gdy sąd pracy uwzględni powództwo pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca jest obowiązany wydać mu nowe świadectwo pracy niezwłocznie – nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia w tej sprawie.

Z kolei w sytuacji, gdy pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy, najpóźniej w dniu jego wydania jest obowiązany do usunięcia z akt osobowych pracownika i zniszczenia poprzednio wydanego świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Podsumowanie

Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym pozostawanie przez pracownika w stosunku pracy z pracodawcą, a co za tym idzie następstwem rozwiązania stosunku pracy. Co do zasady, to ma pracodawcy spoczywa obowiązek wydania świadectwa pracy każdemu pracownikowi, z którym zakończony został stosunek pracy. Jednakże przepisy prawa pracy przewidują również możliwość wystąpienia przez pracownika z wnioskiem do pracodawcy o wydanie świadectwa pracy w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Zastanawiasz się czy można wycofać złożone wypowiedzenie umowy o pracę ? Zajrzyj tutaj, gdzie omawiamy procedurę cofnięcia złożonego wypowiedzenia (niezależnie od tego czy zostało ono złożone przez pracodawcę czy pracownika).

Świadectwo pracy – wzór dokumentu

Wzór świadectwa pracy możesz pobrać tutaj.

Zobacz również inne przydatne wzory dokumentów.

Źródła:

1. A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 5, Warszawa 2020