Zespół IFIRMA 
Telefon w firmie
Rozliczanie w kosztach uzyskania przychodów telefonu zarejestrowanego na firmę i wykorzystywanego wyłącznie w celach służbowych w zasadzie nie budzi wątpliwości. Wydatki związane z takim telefonem przedsiębiorca może w całości zaliczyć do kosztów podatkowych. Dotyczy to wydatków na zakup aparatu telefonicznego, opłat abonamentowych, kosztów przeprowadzonych rozmów służbowych, a w przypadku telefonu stacjonarnego również kosztów jego instalacji. Generalnie kosztami podatkowymi w działalności gospodarczej są wszelkie poniesione przez podatnika koszty jeżeli mają one związek z tą działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów. Przy takich uregulowaniach ustawowych nie ma wątpliwości, że wydatki pracodawcy poniesione na rozmowy prowadzone przez pracowników używających telefonów firmowych wyłącznie w celach służbowych stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości.Karty pre-paid
Podobnie ma się rzecz z kosztami doładowań telefonów (kosztami zakupu kart do telefonu). Istotne jest w takim przypadku, aby telefon był zarejestrowany na firmę. Ściślej – aby na firmę był zarejestrowany numer telefoniczny przypisany do karty znajdującej się w tym telefonie. W takim przypadku nie ma wątpliwości, że koszty doładowań telefonów (dokumentowane fakturami dokumentującymi takie koszty, np. fakturami dokumentującymi zakupy kart do telefonu) są kosztami uzyskania przychodów podatników. W przeciwnym przypadku (gdy telefon nie jest zarejestrowany na firmę lub nie jest w ogóle zarejestrowany) konieczne z punktu zaliczania takich wydatków do kosztów jest posiadanie bilingu. Podobnie ma się rzecz z VAT – zarówno podatek naliczony przy zakupie telefonu, jak również podatek naliczony przy zakupie doładowań podlega odliczeniu na zasadach ogólnych, a więc w zakresie, w jakim telefon wykorzystywany jest do wykonywania czynności opodatkowanych. A zatem istnieje w omawianej sytuacji podstawa do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie telefonu oraz przy zakupach doładowań (kart do telefonu). W przypadku zakupu „doładowania” do karty telefonicznej wykorzystywanej w prywatnym telefonie komórkowym nie ma możliwości jednoznacznego wykazania, w jakiej części przeprowadzone rozmowy były związane z działalnością gospodarczą, a w jakim miały charakter prywatny, tak jak ma to miejsce w przypadku telefonów na abonament. Bowiem podstawą rozliczenia wydatków na rozmowy przeprowadzone z telefonu na abonament jest wykaz rozmów telefonicznych , tzw. biling. Rozwiązaniem tego problemu może być przekazanie telefonu na potrzeby działalności, dokupienie drugiej katy aktywacyjnej i wykonywanie rozmów prywatnych przy użyciu tej drugiej karty. Wedy wydatki na „doładowanie” będzie można łatwo zweryfikować i podzielić na prywatne i służbowe, gdyż będą dotyczyć osobno każdej z kart aktywacyjnej. Można również zdecydować się na zakup drugiego telefonu wyłącznie na potrzeby działalności. Wówczas całość związanych z nim wydatków można będzie zaliczyć do kosztów firmy.Prywatny telefon przedsiębiorcy w kosztach
Oczywiście prowadząc firmę w prywatnym domu czy mieszkaniu, taki przedsiębiorca ma możliwość zaliczania do kosztów podatkowych części wydatków związanych z utrzymaniem takiego mieszkania lub domu. Wśród innych wydatków może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (kosztów podatkowych) także wydatki poniesione w związku ze służbowymi rozmowami telefonicznymi wykonanymi z telefonu prywatnego. Istotne jest jednak, by były to tylko koszty tych rozmów, które dotyczyły spraw firmowych. Obowiązuje tu, tak jak i w przypadku innych wydatków, zasada, że kosztem podatkowym są tylko te wydatki, które przyczyniają się lub mogą przyczynić się do uzyskania przychodów z naszej działalności albo też pozwalają nam zabezpieczyć źródło naszych dochodów. Stąd użytkując prywatny telefon w ramach prowadzonej firmy, należy bardzo starannie rozliczyć związane z tym koszty na te, które dotyczą firmy i są kosztem podatkowym oraz te, które mają charakter prywatny i kosztem podatkowym być nie mogą. Rozmowy przeprowadzone z domowego telefonu powinny być udokumentowane zestawieniem sporządzanym przez operatora, nazywanym popularnie billingiem. Zaznaczając na nim rozmowy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, przedsiębiorca jest w stanie ustalić rzeczywisty koszt służbowych rozmów telefonicznych podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Na wydatki podlegające zaliczeniu w ciężar kosztów przedsiębiorca sporządza dowód wewnętrzny. Podstawę jego sporządzenia stanowi faktura dotycząca należności za przeprowadzone rozmowy telefoniczne w danym okresie oraz billing z zaznaczonymi rozmowami służbowymi. Niestety, przedsiębiorca nie może obciążyć kosztów podatkowych wydatkami na zakup i założenie domowego telefonu, jak również opłatami abonamentowymi. Z założenia bowiem telefon zainstalowany w miejscu zamieszkania służy prywatnym celom przedsiębiorcy oraz jego rodziny.Prywatny telefon pracownika
Również pracownicy wykorzystują prywatne telefony do celów służbowych. Pracodawcy zwracają im wówczas związane z tym wydatki. Z tytułu otrzymania takiego zwrotu u pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy. W określonych sytuacjach przychód ten może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego. Stanie się tak, jeżeli będzie on ekwiwalentem pieniężnym za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy własnego sprzętu. Aby refundowane pracownikom wydatki za używanie do celów służbowych prywatnych telefonów można było uznać za ekwiwalent, ich wysokość powinna odzwierciedlać wydatki poniesione przez pracownika na ten cel oraz stopień zużycia telefonu. Oznacza to, że przedsiębiorca musi udowodnić celowość poniesienia wydatku. Jeżeli te warunki nie zostaną spełnione, wówczas kwota zwrotu nie będzie objęta zwolnieniem. Inaczej kwestia opodatkowania przychodu pracownika wygląda w przypadku refundacji omawianych wydatków w formie ryczałtu. Ponieważ ryczałt nie uwzględnia faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, wypłata tego świadczenia stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Przy zaliczaniu do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych za pracownika, a dotyczących zwrotu kosztów związanych z prowadzeniem przez niego rozmów z prywatnego telefonu, należy brać pod uwagę powołaną już wyżej ogólną definicję kosztu. Jednocześnie należy pamiętać, że aby można było zaliczyć omawiane wydatki w ciężar kosztów, niezbędne jest prawidłowe ich udokumentowanie. Jeżeli podatnik nie posiada dowodów, które jednoznacznie wskazywałyby na wykorzystanie prywatnych telefonów pracowników dla celów firmy, nie istnieje możliwość potwierdzenia, że wydatek na refundację części opłat telefonicznych ponoszonych przez pracownika dotyczy funkcjonowania firmy. Wobec powyższego najwłaściwszym wydaje się dokumentowanie przez pracownika poniesionych na potrzeby służbowe wydatków wydrukami rozmów telefonicznych (billingami). I tak Np. jeżeli zgodnie z umową wypłacany ekwiwalent pieniężny odpowiada kosztom używania prywatnego telefonu do celów służbowych, jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.Zwolnienie ze składek ekwiwalentu pieniężnego ma zastosowanie do:
- pracowników,
- chałupników,
- funkcjonariuszy Służby Celnej,
- osób wykonujących odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania na podstawie skierowania do pracy,
- członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych.
Krzysztof Janoś
Izabela Pięta
Marcin Małecki
Dorota Łesak
