Umowa współpracy – jak powinno wyglądać jej rozliczenie?

Umowa o współpracy to umowa zawierana najczęściej pomiędzy dwiema firmami. Wykonawcą umowy jest głównie przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Przy ustalaniu warunków umowy strony muszą zwrócić dużą uwagę na zapisy kontraktu. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, które elementy umowy B2B są szczególnie ważne oraz jak rozliczyć taką umowę.

Umowa współpracy – podstawa prawna

Umowa współpracy bywa nazywana także ramową umową współpracy, z angielskiego umową B2B (Business to Business) albo kontraktem B2B. Jest to rodzaj umowy nienazwanej, czyli takiej, która nie jest uregulowana w Kodeksie Cywilnym i innych ustawach szczególnych. Istnienie takiego rodzaju umów wynika ze specyfiki rynku: różne podmioty oddziaływają na siebie w różny sposób i niemożliwe byłoby ustandaryzowanie każdego rodzaju oddziaływania jako oddzielną czynność prawną.

Umowa B2B jest dopuszczalna na mocy zasady swobody umów wyrażonej w art. 3531 Kodeksu Cywilnego, który mówi, że: “strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”. Umową współpracy określa się umowę, w której strony deklarują wspólne działanie i dążą do osiągania wspólnych celów wskazanych w postanowieniach porozumienia.

Przedmiot umowy o współpracę

Przedmiotem umowy B2B może być wszystko to, co może być przedmiotem umowy cywilnoprawnej. Kontrakt B2B mogą podpisać dwie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, dwie firmy lub firma z osobą, która nie prowadzi działalności. W praktyce tego rodzaju umowy zawierają najczęściej przedstawiciele wolnych zawodów i freelancerzy posiadający zarejestrowane działalności gospodarcze, którzy świadczą pracę na rzecz firmy, z którą zawarli umowę.

Kontrakty B2B często mają cechy umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Przyjmuje się, że w przypadku jednorazowego zlecenia na świadczenie usługi lub wykonanie dzieła, należy zawrzeć jedną ze wspomnianych umów, gdyż umowa o współpracę, jak wynika z samej jej nazwy, dotyczy trwałej kooperacji pomiędzy stronami. Jednakże nie jest to uregulowane prawnie i przepisy nie zabraniają podpisania kontraktu B2B nawet dla potrzeb jednego, niedużego zlecenia.

Wzór umowy o współpracy

Kontrakt B2B zawierany jest między stronami, które (najczęściej) w treści nazywa się Zamawiającym (strona, która zleca pracę) i Wykonawcą (strona, która realizuje zlecenie). Umowa musi być dokładna i precyzyjnie określać zobowiązania każdej ze stron. W szczególności należy zadbać, aby znalazły się w niej:

• strony umowy (dane firm lub firmy i osoby fizycznej),
• data zawarcia umowy,
• czas zawarcia umowy (na czas określony lub nieokreślony),
• okres i warunki złożenia wypowiedzenia,
• rodzaj zlecenia/dzieła do wykonania,
• warunki współpracy,
• prawa i obowiązki każdej ze stron,
• sposób rozliczenia wykonania zlecenia,
• sposób rozliczenia się za pracę (faktura, rachunek),
• terminy rozliczenia,
• kwota wynagrodzenia.

W zależności od dodatkowych ustaleń pomiędzy stronami lub specyfiki danego zlecenia w kontrakcie mogą znaleźć się ustalenia uzupełniające:

• forma zlecania zamówień, prac do wykonania (np. drogą e-mailową),
• minimalna liczba godzin pracy, liczba dzieł, które wykonawca będzie wykonywał w określonym przedziale czasowym (np. minimum 20 projektów graficznych w miesiącu),
• sposób określania wynagrodzenia, jeśli każde dzieło będzie wynagradzane inaczej (np. każdy projekt graficzny będzie wyceniany indywidualnie w zależności od stopnia jego trudności, a wycena będzie dokonywana w korespondencji mailowej z wykonawcą),
• obowiązek i sposób informowania wykonawcy o swojej niedostępności (np. wykonawca ma obowiązek poinformować zlecającego o każdej swojej niedostępności trwającej ponad 14 dni z wyprzedzeniem minimum 7-dniowym),
• możliwość reklamacji wykonanej pracy, termin na jej złożenie i termin do wprowadzenia poprawek
• warunki rozliczenia się ze sprzętu po zakończeniu umowy (np. kiedy zamawiający udostępnia wykonawcy specjalistyczny sprzęt na czas wykonania zlecenia).

Dokładne przedstawienie warunków umowy jest ważne z tego względu, aby ustalić, czy nie wyczerpuje ona cech umowy o pracę. Jeśli tak jest, to osoba wykonująca zlecenie jest pracownikiem i podlega wszystkim regulacjom przewidzianym przez przepisy (dotyczącym obowiązku odprowadzania składek, prawa do urlopu, ochrony przed zwolnieniami itd.). Ponadto, Kodeks Pracy zabrania pracodawcom zastępowania umów o pracę innymi umowami, więc w takim przypadku kontrakt B2B nie powinien być w ogóle zawarty, a w jego miejsce powinna znaleźć się umowa o pracę.

Prawa autorskie a umowa o współpracę

Umowa o współpracy często nawiązywana jest z freelancerami, którym zleca się wykonanie konkretnego utworu (utworów) o indywidualnym charakterze (tekstu, grafiki, zdjęcia itp.). Aby zamawiający mógł dysponować utworem, konieczne jest przeniesienie praw autorskich przez autora dzieła. W takim przypadku należy dodać w umowie stosowny zapis (o przeniesieniu praw) i uwzględnić w nim wszystkie pola eksploatacji, czyli sposób korzystania z dzieła, np.:

• publikowanie dzieła z wykorzystaniem różnych technik: cyfrowych, drukarskich,
• zwielokrotnianie (kopiowanie) dzieła,
• odpłatne lub nieodpłatne wprowadzanie dzieła w obrót poprzez sprzedaż, wynajem, darowiznę,
• wykorzystywanie dzieła dla celów marketingowych, promocyjnych,
• możliwość wprowadzania zmian w dziele przez zamawiającego (np. redagowanie lub skracanie tekstu, drobne zmiany graficzne).

Należy także określić sposób podpisywania opublikowanego dzieła. Może ono być podpisane imieniem i nazwiskiem lub nazwą firmy wykonawcy, pseudonimem lub pozostać bez podpisu.

Umowa o współpracę a umowa o pracę

Często podnoszonym tematem jest nadużywanie przez pracodawców kontraktów B2B. Oferują oni zatrudnienie wyłącznie w oparciu o umowę o współpracy, mimo że specyfika pracy nosi znamiona umowę o pracy. Samo nazwanie umowy “umową o współpracę” nie oznacza wcale, że nie jest ona umową o pracę. Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu Pracy o stosunku pracy mówimy, gdy pracownik wykonuje za wynagrodzenie określony rodzaj pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Wynika z tego, że warunkiem zakwalifikowania umowy cywilnoprawnej (w tym umowy B2B) jako umowy o pracę jest ustalenie, że w łączącej strony umowie przeważają cechy istotne dla umowy o pracę. Potwierdził to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 czerwca 2008 r. (I PK 311/07), w którym przeczytamy, że sąd może ustalić istnienie stosunku pracy także wtedy, gdy strony w dobrej wierze zawierają umowę cywilnoprawną, lecz jej treść lub sposób realizacji odpowiada cechom stosunku pracy.

Co także istotne – brak zamieszczenia w umowie o współpracę zapisu o obowiązku osobistego świadczenia pracy, powoduje, iż nie jest możliwe zakwalifikowanie tego stosunku między stronami jako stosunku pracy, nawet gdy inne zapisy umowy wyczerpują elementy konstrukcyjne stosunku pracy. Taka sytuacja spotkała pracownicę punktu kolektorskiego z Wrocławia. Była ona zatrudniona na umowę cywilnoprawną, pracodawca przyznał jej nawet niektóre uprawnienia pracownicze (prawo do urlopu), ale z umowy nie wynikało, że ma ona obowiązek osobiście wykonywać pracę. Sąd uznał, że jej zobowiązanie nie miało charakteru bezwzględnie osobistego, gdyż mogła skorzystać z zastępstwa osób trzecich i w tym przypadku nie można uznać istnienia stosunku pracy (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 października 1998 r., I PKN 416/98).

Przykład 1

Pani Emilia, z zawodu graficzka, znalazła interesującą ofertę pracy. Warunki umowy przedstawione przez pracodawcę zakładały pracę w odgórnie narzuconych godzinach w siedzibie firmy, pod kierownictwem przełożonego i osobiste świadczenie pracy. Pracodawca zgodził się zatrudnić panią Emilię, pod warunkiem, że zarejestruje ona działalność gospodarczą i zawrze z nim umowę o współpracę. Pani Emilia ma podstawy, aby wystąpić o ustalenie stosunku pracy, ponieważ zapisy umowy B2B, którą podpisała, wyczerpują cechy umowy o pracę. Nie ma znaczenia fakt, że pani Emilia z własnej woli zgodziła się na umowę o współpracy, ponieważ zgodnie z art. 22 § 12 Kodeksu Pracy, nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy.

Przykład 2

Pan Kamil znalazł pracę w wydawnictwie jako tłumacz literatury. Z wydawnictwem podpisał kontrakt B2B, w którego warunkach zaznaczono, że tłumaczenia będzie wykonywał z domu i w określonych przez wydawnictwo godzinach. Przetłumaczone teksty będzie przesyłał zbiorczo, na koniec każdego tygodnia, za pomocą poczty e-mail. Pan Kamil nie ma podstaw, aby wystąpić o ustalenie stosunku pracy. Choć spełniono warunki, że to pracodawca decyduje o miejscu i czasie świadczonej pracy, to zabrakło klauzuli o osobistym świadczeniu pracy, zatem pan Kamil mógł ją zlecić osobie trzeciej.

Sprawy o uznanie stosunku pracy rozpatrywane są bardzo indywidualnie. Drobny szczegół, wystąpienie (lub niewystąpienie) jakiejś okoliczności, interpretacja sprawy mogą mieć znaczenie przy wydawaniu wyroku. Ciekawym przykładem jest treść uzasadnienia wyroku Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 13 stycznia 2020 r. Sprawa dotyczyła kobiety zatrudnionej na umowie o dzieło i pracującej w telemarketingu. Połączeniom, które wykonywała do klientów, przysłuchiwali się tzw. liderzy i udzielali jej uwag. W uzasadnieniu sąd rozważa, kiedy udzielanie uwag pracownikom jest motywowaniem ich do pracy, a kiedy przeradza się w kierownictwo nad pracownikiem.

Rozliczenie umowy o współpracę

W przypadku firm umowa o współpracę jest rozliczana na podstawie faktury. Wykonawca wystawia fakturę, a zamawiający zobowiązany jest ją opłacić. Wydatek związany z wynagrodzeniem zamawiający ma prawo ująć w kosztach. Przy umowie o współpracę z osobą, która nie ma zarejestrowanej działalności, rozliczenie przebiega na podstawie wystawionego przez nią rachunku, który zazwyczaj zawiera kwotę brutto w rozbiciu na podatek, ewentualne składki ZUS i kwotę netto do wypłaty. W zależności od charakteru zlecenia, umowa o współpracy zachowuje charakter prawny umowy zlecenia lub umowy o dzieło, i w zależności od tej formy, należy odprowadzić od niej odpowiednie składki.

Jak ustalić stosunek pracy?

Pracownik, który wykonuje pracę na podstawie umowy o współpracy (lub innej cywilnoprawnej) i podejrzewa, że wyczerpuje ona znamiona umowy o pracę, może wnieść pozew do sądu pracy. Zgodnie z treścią art. 461 § 1 Kodeksu Postępowania Cywilnego powództwo z zakresu prawa pracy można wytoczyć sąd rejonowy właściwy według miejsca zamieszkania pracownika, miejsca wykonywania pracy albo położenia zakładu pracy. Do pozwu należy dołączyć umowę o współpracy oraz inne dokumenty, które pomogą sądowi w rozstrzygnięciu sprawy – ewidencję czasu pracy, dokumentację pracowniczą, zeznania świadków (innych pracowników, osób będących klientami lub współpracownikami firmy itp.).