|
|
18 minut czytania

Urlop wypoczynkowy – ile dni się należy i jak go liczyć? Kompendium 2025

Zastanawiasz się, ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikom i jak go liczyć? W dzisiejszym artykule szczegółowo opiszemy ten temat.

urlop wypoczynkowy 2025

Urlop wypoczynkowy - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Zmiana formy opodatkowania 2025 – jaka forma opodatkowania jest najlepsza dla firmy jednoosobowej?

Z przywileju urlopu wypoczynkowego nie skorzystają wszystkie osoby, przysługuje on jedynie pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę. Wymiar i zasady przyznawania urlopu wypoczynkowego zostały uregulowane w ustawie Kodeks pracy. W dzisiejszej publikacji napiszemy, ile dni urlopu wypoczynkowego należy się pracownikom i jak go liczyć.

Urlop wypoczynkowy

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, ten przywilej jest niezbywalny. Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi, który świadczy pracę na podstawie:

  • umowy o pracę,
  • powołania,
  • wyboru,
  • mianowania,
  • spółdzielczej umowy o pracę.

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę, takie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia obliczane są na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu lub 12 miesięcy w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia.

Wymiar urlopu zależy od stażu pracy, przy czym do okresu pracy zalicza się również czas trwania nauki w zależności od ukończonej szkoły.

Urlop wypoczynkowy – ile dni?

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wymiaru czasu pracy.

Wymiar urlopu wypoczynkowego Staż pracy
20 dni Okres zatrudnienia krótszy niż 10 lat
26 dni Okres zatrudnienia dłuższy niż 10 lat

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

  • zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – nie więcej jednak niż 3 lata,
  • średniej szkoły zawodowej – nie więcej jednak niż 5 lat,
  • średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych – 5 lat,
  • średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
  • szkoły policealnej – 6 lat,
  • szkoły wyższej – 8 lat.

Okresy nauki, o których jest mowa powyżej, nie podlegają sumowaniu.

Informacje na temat jak prawidłowo ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego dostępne są w podlinkowanej publikacji.

Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się:

  • okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka lub
  • okres nauki.

Brana jest pod uwagę opcja korzystniejsza dla pracownika.

Przykład 1

Pan Jakub w trakcie studiów podjął pracę na umowę o pracę. Studia rozpoczął w 2015 roku, w 2020 roku rozpoczął pracę na etacie. Studia zakończył egzaminem dyplomowym w grudniu 2022 roku. W takim przypadku do ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego w 2025 roku powinno być brane pod uwagę:

  • 8 lat z tytułu ukończenia studiów wyższych,
  • 2 lata stażu pracy (2023 – 2024).

Lata pracy 2020-2022 nie będą brane pod uwagę do ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego, ponieważ dublują się z latami nauki.

Przykład 2

Pani Ilona ukończyła studia wyższe w 2023 roku. Pracę na umowę rozpoczęła od stycznia 2024 roku. Po przepracowaniu pełnych 2 lat pani Ilonie będzie przysługiwał urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni, ponieważ będzie posiadała staż pracy wymagany do urlopu powyżej 10 lat, na co składa się 8 lat z tytułu nauki w szkole wyższej i 2 lata pracy.

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

W ustawie Kodeks pracy zostały zapisane pewne kluczowe informacje, które odnoszą się zarówno do pracowników, jak i pracodawców.

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo
Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie jest objęty urlop na żądanie w wymiarze 4 dni w każdym roku kalendarzowym
Jeśli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, lub ta organizacja wyraziła na to zgodę, nie musi być ustalany plan urlopów. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem
Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Ta zasada nie dotyczy 4 dni urlopu na żądanie
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. W takim przypadku jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w związku z odwołaniem z urlopu
W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za urlop

W podlinkowanej publikacji zawarte zostały szczegółowe informacje na temat obowiązku wykorzystania 14 dni urlopu wypoczynkowego przez pracownika.

Dodatkowy urlop wypoczynkowy

Pewnym grupom pracowników przysługują wyższe limity urlopu wypoczynkowego. W tej kategorii znajdują się m.in. osoby z orzeczonym umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności, którym przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych. Innym grupom zawodowym przysługuje również dodatkowy urlop wypoczynkowy a oto niektóre z nich.

Grupy zawodowe Dodatkowy urlop wypoczynkowy
Nauczyciel
  1. Nauczycielom zatrudnionym w szkołach, w których nie są przewidziane ferie szkolne, przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 35 dni roboczych w czasie ustalonym w planie urlopów.
  2. Nauczycielom zatrudnionym w szkołach, w których ferie przysługują, urlop wypoczynkowy jest w wymiarze trwania tych ferii.
Prokurator i sędzia Prokuratorowi i sędziemu przysługuje corocznie dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze:
  • 6 dni roboczych – po 10 latach pracy,
  • 12 dni roboczych – po 15 latach pracy
Weteran lub weteran poszkodowany Przysługuje mu dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 5 dni
Pracownik socjalny Pracownikowi socjalnemu zatrudnionemu w:
  • ośrodku pomocy społecznej,
  • centrum usług społecznych, o którym mowa w ustawie o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych,
  • w powiatowym centrum pomocy rodzinie,

do którego obowiązków należy praca socjalna lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy, jeżeli przepracował nieprzerwanie i faktycznie co najmniej 3 lata. Wówczas przysługuje mu raz na 2 lata dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych

Jak obliczyć ilość urlopu wypoczynkowego?

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy pełnym wymiarze czasu pracy jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Wymiar urlopu wypoczynkowego może być zaokrąglony, do pełnych godzin i dni w górę co jest korzystne dla pracownika. Przy czym nie może to mieć wpływu na roczny wymiar urlopu wypoczynkowego
Miesięczny okres pracy brany pod uwagę do ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego upływa w dniu poprzedzającym upływ miesiąca, np. dla pracownika zatrudnionego 20 kwietnia miesiąc pracy upływa 19 maja
Przykład 3

Pani Ilona rozpoczęła pracę 1 marca i w kwietniu chce złożyć wniosek o przysługujący jej urlop za ten miesiąc, wymiar urlopu wynosi 26 dni. W tym przypadku miesięczny wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 3 dni, przyjęto zaokrąglenie w górę (26 dni/12 miesięcy).

Przykład 4

Pan Michał przepracował 3 miesiące i zastanawia się, ile mu przysługuje urlopu wypoczynkowego? To jego pierwsza praca i zgodnie z przepisami roczny wymiar urlopu to 20 dni. W takim razie za 3 miesiące pracy panu Michałowi przysługuje 5 dni urlopu wypoczynkowego (20 dni x 3/12).

Wymiar urlopu wypoczynkowego za część etatu

Zgodnie z przepisami urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. To oznacza, że pracownikowi zatrudnionemu na część etatu będzie przysługiwał urlop wypoczynkowy w proporcjonalnym wymiarze godzinowym. Skoro 26 dni urlopu wypoczynkowego obejmuje 208 godzin pracy (26 x 8 godzin), to przy zatrudnieniu na część etatu podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu przykładowo:

  • ½ etatu – 13 dni urlopu – 104 godziny (13 x 8h)
  • ¾ etatu – 20 dni urlopu – 160 godzin (20 x 8h),
  • ⅗ etatu – 16 dni urlopu – 128 godzin (16 x 8h).

Przykład 5

Pani Kamila jest zatrudniona na ½ etatu i pracuje 5 dni w tygodniu po 4 godziny. Przysługuje jej roczny wymiar urlopu w ilości 13 dni, co daje 104 godziny urlopu wypoczynkowego (13 dni x 8h). Pani Kamila zawnioskowała o 5 dni urlopu, a to oznacza, że pula godzin urlopowych zmniejszy się o 20 godzin (5 dni x 4 godziny pracy dziennie).

Przykład 6

Jan Jakub jest zatrudniony na ½ etatu, ale pracuje w następującym systemie: poniedziałek i wtorek po 8 godzin, piątek 4 godziny. W maju zawnioskował o 5 dni urlopu wypoczynkowego. W jego przypadku urlop wypoczynkowy obejmuje tylko dni pracy, a więc poniedziałek, wtorek i piątek w jednym tygodniu i poniedziałek wtorek w drugim tygodniu, co daje 5 dni urlopu i wymiar godzinowy 36 godzin (8h + 8h + 4h + 8h + 8h).

Jeśli w trakcie roku dojdzie do zmiany wymiaru etatu, to należy ustalić pracownikowi nowy limit urlopu wypoczynkowego, który będzie sumą urlopu należnego przed zmianą i po zmianie.

Przykład 7

Panu Michałowi zatrudnionemu w firmie na pełen etat przysługiwał urlop w wymiarze 26 dni roboczych. Z przyczyn osobistych od 1 lipca na wniosek pracownika wymiar urlopu został obniżony do ¾ etatu. Obliczamy wymiar urlopu wypoczynkowego przypadający na ten rok:

  • 13 dni od stycznia do czerwca (26 dni x 6/12),
  • 10 dni od lipca do grudnia (26 dni x ¾ etatu = 20 dni, 20 dni x 6/12 = 10 dni),
  • 23 dni – łączny wymiar urlopu wypoczynkowego w roku obniżenia wymiaru etatu, co daje 184 godziny (23 dni x 8h).

Przykład 8

Pani Lucyna była zatrudniona na pełny etat od stycznia do września a od października do grudnia na ¾ etatu. Wymiar urlopu wypoczynkowego, jaki jej przysługiwał na ten rok, wynosi 26 dni.
Obliczamy wymiar urlopu wypoczynkowego przypadający na ten rok:

  • 20 dni od stycznia do września (26 dni x 9/12),
  • 5 dni od października do grudnia (26 dni x ¾ etatu = 20 dni, 20 dni x 3/12 = 5 dni),
  • 25 dni – łączny wymiar urlopu wypoczynkowego w roku obniżenia wymiaru etatu, co daje 200 godzin (25 dni x 8h).

Pani Lucyna wykorzystała do września 26 dni urlopu wypoczynkowego, czyli o jeden dzień więcej niż wynika z wyliczenia. W takim przypadku pracodawca nie może nic z tym zrobić. Pani Lucyna wykorzystała urlop wypoczynkowy zgodnie z obowiązującymi przepisami, 26 dni urlopu przysługiwało jej przy zatrudnieniu na pełen etat.

Nie ma przepisu, który mówi o tym, że pracownik powinien otrzymywać urlop proporcjonalny do przepracowanego czasu w trakcie roku, a więc hipotetycznie może go wykorzystać w całości na początku roku.

Zatrudnienie u dwóch pracodawców a wymiar urlopu wypoczynkowego

Przepisy nie zabraniają zawierania umów o pracę z kilkoma pracodawcami. W takim przypadku wymiar urlopu wypoczynkowego będzie liczony odrębnie w każdym zakładzie pracy. Oznacza to, że roczny wymiar urlopu najczęściej będzie przekraczał 20 dni lub 26 dni.

Przykład 9

Pani Halina jest zatrudniona w firmie A na cały etat, w firmie B na ½ etatu:

  • 26 dni – wymiar urlopu w firmie A,
  • 13 dni – wymiar urlopu w firmie B,
  • 39 dni – łączny wymiar urlopu wypoczynkowego z obu firm.

W takich przypadkach pracownik powinien brać pod uwagę, że żaden z pracodawców nie ma obowiązku udzielenia urlopu w tym samym czasie. Może dojść do sytuacji, że w trakcie urlopu w jednej firmie pracownik będzie pracował w drugiej.

Urlop proporcjonalny

W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem, przysługuje mu urlop proporcjonalny według następujących zasad:

  1. U dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.
  2. U kolejnego pracodawcy w wymiarze:
    • proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
    • proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż mu przysługiwał u kolejnego pracodawcy otrzyma urlop w odpowiednio niższym wymiarze
Ważne!
Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców
Przykład 10

Pani Jola przepracowała w zakładzie X od stycznia do maja, od czerwca została zatrudniona w zakładzie Y. Staż pracy pani Joli wynosi 15 lat, a więc ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu w zakładzie X wynosił 11 dni (26 dni/12 miesięcy x 5 miesięcy pracy). Wymiar urlopu w zakładzie Y wynosił 15 dni (26 dni/12 miesięcy x 7 miesięcy pracy). W zakładzie X pani Jola wykorzystała 13 dni, czyli 2 dni więcej niż wynika z wyliczeń. Oznacza to, że w zakładzie Y będzie jej przysługiwało pozostałe 13 dni urlopu z rocznego limitu 26 dni.

Urlop uzupełniający

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Czyli chodzi sytuacje, w których zmienia się wymiar urlopu wypoczynkowego z 20 na 26 dni. Jeśli pracownik nie wykorzystał za dany rok kalendarzowy urlopu w wymiarze 20 dni, to i tak nabywa uprawnienia do 26 dni urlopu, zobaczmy na przykładach, jak to rozumieć.

Przykład 11

Pan Zbyszek w lipcu osiągnął 10-letni staż uprawniający do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Do końca czerwca wykorzystał 10 dni z 20 dni urlopu. W takim przypadku w tym roku będzie miał do wykorzystania jeszcze 16 dni, na co składa się 10 dni ze starego wymiaru i 6 dni urlopu uzupełniającego z uwagi na zmianę wymiaru urlopu.

Przykład 12

Pani Iza nabyła prawo do urlopu w wyższym wymiarze w miesiącu grudniu. Do końca listopada wykorzystała 21 dni urlopu, a przysługiwało jej 20 dni. To oznacza, że pozostało jej jeszcze 5 dni, a nie 6 dni z tytułu urlopu uzupełniającego.

Wniosek o urlop wypoczynkowy

Co prawda przepisy nie przewidują, w jakiej formie powinien być składany wniosek o urlop wypoczynkowy, jednak przyjęło się, że jest to forma pisemna. Najczęściej wniosek jest składany do akceptacji bezpośredniemu przełożonemu. Prawo do urlopu przysługuje po podpisaniu wniosku.

Przykładowe elementy wniosku urlopowego:

  • imię i nazwisko pracownika i jego stanowisko,
  • miejscowość i data złożenia wniosku,
  • dane pracodawcy,
  • termin, w którym pracownik chce przebywać na urlopie.

W niektórych zakładach pracy obowiązują wzory formularzy, na których składany jest wniosek urlopowy. Wzór wniosku urlopowego znajduje się na stronie ifirma.pl we wzorach dokumentów pomocniczych dla przedsiębiorców.

Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

Przyczyna przesunięcia terminu urlopu może leżeć zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Urlop wypoczynkowy może zostać przesunięty:

  1. Na umotywowany ważnymi przyczynami wniosek pracownika.
  2. Z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy.

Przesunięcie urlopu wypoczynkowego na termin późniejszy jest możliwe także z powodów:

  1. Czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby.
  2. Odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.
  3. Powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy.
  4. Urlopu macierzyńskiego.

W takich przypadkach pracownik wykorzysta urlop wypoczynkowy w terminie późniejszym uzgodnionym z pracodawcą.

Roszczenia ze stosunku pracy, w tym urlop wypoczynkowy, ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Roszczenia o urlop wypoczynkowy będzie się rozpoczynało 30 września roku następnego po roku kalendarzowym, w którym prawo do urlopu zostało nabyte. Czyli bieg terminu przedawnienia do urlopu wypoczynkowego za 2024 rok rozpoczyna się 30 września 2025 roku, a więc przedawni się 30 września 2028 roku. Bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego. Nie zawsze jednak da się wykorzystać zaległy urlop w terminie do 30 września.

Powrót z urlopu macierzyńskiego
Z kodeksu pracy wynika, że na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.
Przepis dotyczy także:
  • pracownika – ojca wychowującego dziecko lub
  • pracownika – innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego,
  • rodziców adopcyjnych, którzy przyjęli dziecko na wychowanie i wystąpili do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka,
  • pracownika, który przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej.

Jest to przywilej, a nie obowiązek pracownika. Pracownik może złożyć wniosek o udzielenie urlopu w innym terminie, ale w takim przypadku musi się liczyć z tym, że pracodawca nie ma obowiązku się na to zgodzić.
W przypadku powrotu z urlopu macierzyńskiego będzie problem z wykorzystaniem zaległego urlopu do 30 września następnego roku, dlatego w tym przypadku pracownik i pracodawca powinni uzgodnić, jaki termin będzie optymalny dla obydwu stron
Powrót z długiego zwolnienia lekarskiego
Jeśli pracownik przebywał na długim zwolnieniu lekarskim i nie jest w stanie wykorzystać zaległego urlopu w terminie do 30 września, to wówczas pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem nowy termin wykorzystania zaległego urlopu. Jeśli to nie będzie możliwe w bieżącym roku, to zaległy urlop przechodzi na kolejny rok
Takie same zasady, jak przy powrocie z urlopu macierzyńskiego i długiego zwolnienia lekarskiego, będą obowiązywać w pozostałych przypadkach, w których na mocy przepisów może dojść do przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego
Uwaga!
Przy wykorzystywaniu zaległych urlopów warto pamiętać, że roszczenia ulegają przedawnieniu po upływie 3 lat

Zmiana pracy a niewykorzystany urlop

Może się tak zdarzyć i niejednokrotnie tak się dzieje, że dojdzie do rozwiązania, wygaśnięcia stosunku pracy, w trakcie roku kalendarzowego. Dotyczy to również umów zawartych na czas określony, które ulegają rozwiązaniu z upływem okresu, na jaki zostały zawarte. Rodzi się wówczas pytanie, co się dzieje z niewykorzystanym urlopem wypoczynkowym? Na pewno taki urlop nie przepada, ale może być kilka opcji, które należałoby brać pod uwagę.

Po pierwsze, kiedy dojdzie do zawarcia umowy o pracę z tym samym pracodawcą, u którego poprzednia umowa wygasła lub została rozwiązana. W takim przypadku, jeśli strony uzgodnią, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy zostanie skonsumowany przy kolejnej umowie, to wówczas nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu za urlop.

Przykład 13

Pan Błażej zatrudnił się w firmie reklamowej, w której zajmował się marketingiem, była to umowa na zastępstwo nieobecnego pracownika. Po powrocie pracownika do pracy umowa wygasła, ale w tzw. międzyczasie okazało się, że firma potrzebuje informatyka, a wymagania spełniał pan Błażej. W związku z wygaśnięciem poprzedniej umowy pozostało mu niewykorzystanych 7 dni urlopu wypoczynkowego. W tej sytuacji pracodawca zatrudnił od razu pana Błażeja na umowę o pracę na okres próbny. W takim przypadku nie rodzi to obowiązku wypłaty ekwiwalentu za urlop, ponieważ będzie on mógł być wykorzystany przy następnej umowie.
Po drugie, jeśli zmiana pracy będzie się wiązała również ze zmianą pracodawcy, to wówczas pracownik powinien otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Przykład 14

Pani Ewelina otrzymała propozycję pracy w innej firmie, która jest zlokalizowana blisko jej miejsca zamieszkania. Z uwagi na sytuację rodzinną chciała skorzystać z tej opcji. Uzgodniła ze swoim obecnym pracodawcą, że rozwiąże z nią umowę o pracę za porozumieniem stron, bez okresu wypowiedzenia. Pani Ania posiada 5 dni zaległego urlopu wypoczynkowego, a więc otrzyma wypłatę ekwiwalentu za urlop.
Po trzecie, zostanie zawarte porozumienie pomiędzy obecnym i przyszłym pracodawcą a pracownikiem, w którym zostanie ustalone, że nowy pracodawca udzieli niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracownikowi. Oczywiście nie jest to obowiązkiem nowego pracodawcy, tylko jego dobrą wolą. W takim przypadku musi być zgodność trzech stron – pracownika, obecnego i przyszłego pracodawcy. W tej sytuacji obecny pracodawca również nie będzie miał obowiązku wypłaty ekwiwalentu.

Przykład 15

Pan Rafał był zatrudniony w firmie A, ale otrzymał ciekawszą propozycję od firmy B. Firma A zgodziła się na zmianę pracodawcy, jednak zależało jej na dokończeniu projektu przez pana Rafała, więc nie było jej na rękę, żeby wziął zaległy urlop wypoczynkowy. W tym przypadku doszło do porozumienia pomiędzy firmą A i B, że nowy pracodawca, a więc firma B udzieli panu Rafałowi zaległego urlopu. Na takie rozwiązanie wyraził oczywiście zgodę również pracownik, który jest stroną w przeprowadzanych uzgodnieniach.

Jak rozliczyć się z pracownikiem z niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego?

Niekiedy może dojść do sytuacji, w których pracodawca musi podjąć decyzję, w jaki sposób rozliczyć się z pracownikiem z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, mogą wystąpić następujące okoliczności:

  1. Pracownik dalej u nas pracuje i ma niewykorzystany urlop.
  2. Pracownik jest w okresie wypowiedzenia i dochodzi do rozwiązania umowy za porozumieniem stron lub jest zwolniony dyscyplinarnie czy z winy pracownika.

W pierwszym przypadku pracownik wykorzystuje zaległy urlop w terminie do 30 września roku następującego po roku, za który ten urlop mu przysługiwał. W takiej sytuacji nie ma mowy o wypłacie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Przykład 16

Pani Krystyna przebywała w 2024 roku na długim zwolnieniu lekarskim, do 31 grudnia 2024 r. nie zdążyła wykorzystać 20 z 26 dni przysługującego urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji zaległy urlop powinien być przez nią wykorzystany maksymalnie w terminie do 30 września 2025 r.

Jeśli dochodzi do rozwiązania umowy o pracę i pracownik pozostaje w okresie wypowiedzenia lub jest zwalniany ze skutkiem natychmiastowym, pracodawca może być zmuszony do wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy:

  1. Pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy.
    Chyba że strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą, to wówczas ekwiwalent nie jest wypłacany.
  2. Pracownikowi nie będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny za urlop.
    Pracodawca wyśle pracownika na zaległy urlop w okresie wypowiedzenia, chyba że wystąpią okoliczności, że pracownik nie będzie mógł w tym okresie wykorzystać urlopu.

Przykład 17

Pani Krystyna zwolniła się z pracy, w jej przypadku okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Posiada jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze 5 dni. Pracodawca skierował panią Krystynę na zaległy urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia, tym samym pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu za urlop.,/p>

Przykład 18

Panu Adamowi skończyła się umowa o pracę dnia 30 września zawarta na czas określony. Okazało się, że posiada jeszcze 8 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca zdecydował się na wypłatę ekwiwalentu za 8 dni zaległego urlopu z uwagi na spiętrzenie zadań w firmie.

Przykład 19

Pani Anecie przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni. Z uwagi na lepsze warunki płacowe pani Aneta postanowiła się zwolnić z pracy z dniem 30 czerwca. Wypowiedzenie złożyła 1 czerwca. W takim przypadku przysługuje jej 13 dni urlopu wypoczynkowego (26 dni x 6/12) za okres od stycznia do czerwca. Od 5 czerwca pani Aneta poszła na zwolnienie lekarskie i przebywała na nim do 30 czerwca. W tym przypadku pracodawca, wypłaci pani Anecie ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. ,/p>

Prawo do ekwiwalentu za urlop przysługuje w dniu rozwiązania umowy o pracę lub w dniu jej wygaśnięcia. Zasady wyliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy zostały szczegółowo opisane w podlinkowanej publikacji.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat urlopu wypoczynkowego, jak się go liczy i ile dni się należy.

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy, do którego zaliczany jest również okres nauki. Przy 10-letnim stażu pracy przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego, natomiast powyżej 10 lat wymiar urlopu wzrasta do 26 dni. Niektóre grupy zawodowe i osoby niepełnosprawne mają prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Urlop przysługuje za dni pracy.

Urlop wypoczynkowy jest płatny, a wysokość przysługującego wynagrodzenia jest taka sama jak za czas pracy. Pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu ani przenieść tego prawa na inną osobę. Pracownikowi zatrudnionemu na część etatu przysługuje urlop wypoczynkowy w proporcjonalnym wymiarze godzinowym.

W roku kalendarzowym, w którym ustanie stosunek pracy z pracownikiem, przysługuje mu urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u danego pracodawcy. Przy zmianie pracy pracownik powinien wykorzystać urlop w okresie wypowiedzenia a jeśli się tak nie stanie, to może zajść konieczność wypłaty ekwiwalentu za urlop. Jest jeszcze jedna opcja, a mianowicie może dojść do porozumienia pomiędzy starym, nowym pracodawcą i pracownikiem, że niewykorzystany urlop przejdzie na nowy zakład pracy.

Urlop wypoczynkowy może zostać przesunięty z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy. Mogą to być również przyczyny niezależne od żadnej ze stron.

Stan prawny na dzień: 28.03.2025 r.

Autor ifirma.pl

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.

Dodaj komentarz

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Może te tematy też Cię zaciekawią

Biuro rachunkowe - ifirma.pl

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

Mobilnie
Napisz do nas lub zadzwoń +48 735 209 003