Urlop okolicznościowy – kto i kiedy może z niego skorzystać? Najważniejsze informacje

Praca na etacie daje wiele przywilejów, jednym z nich jest prawo do urlopów z różnego tytułu. Jednak nie każdy urlop przysługuje z automatu wszystkim pracownikom, tak też jest w przypadku urlopu okolicznościowego, o którym będziemy pisać w dzisiejszej publikacji. Dowiemy się między innymi kto i kiedy może z niego skorzystać.

Urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy przysługuje jedynie pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, wynika to wprost z przepisów. Potoczne rozumienie słowa “okolicznościowy” nasuwa skojarzenia z jakąś sytuacją, która występuje sporadycznie i ma związek z jakimś ważnym wydarzeniem w życiu osobistym. Ustawodawca wydał Rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, w którym zamieszczone są m.in. informacje na temat obowiązku zwolnienia pracownika od świadczenia pracy w ściśle określonych okolicznościach tam wymienionych.

Komu przysługuje urlop okolicznościowy?

W praktyce posługujemy się pojęciem “urlop okolicznościowy” a tak naprawdę jest to zwolnienie od świadczenia pracy na określony czas.

Pozostałe okoliczności, w których pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia, podczas nieobecności w pracy

Do tej pory wymienione zostały zdarzenia wynikające wprost z Rozporządzenia, na które pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, które potocznie określane jest urlopem okolicznościowym. Jednak konstrukcja przepisu pozwala spojrzeć na ten temat z szerszej perspektywy, a konkretnie chodzi o inne sytuacje życiowe, w których pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy i jest to nieobecność usprawiedliwiona, przykładowo:

• w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli (NIK),
• w celu oddania krwi przez krwiodawcę,
• przeprowadzenie badań lekarskich i szczepień ochronnych na czas niezbędny do ich wykonania,
• prowadzenie zajęć dydaktycznych związanych z pracą,
• udział w akcjach ratowniczych organizowanych przez np. ochotniczą straż pożarną, Górskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe.

Rodzicom i opiekunom przysługuje w roku kalendarzowym 2 dni na opiekę nad dzieckiem, które nie ukończyło 14 lat. Jest to regulacja ustawowa i wynika wprost z Kodeksu pracy. Pracownik może skorzystać z tego przywileju bez podawania przyczyny nieobecności, za czas zwolnienia przysługuje prawo do wynagrodzenia.

Wniosek o urlop okolicznościowy

Składając wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego, pracownik powinien na nim zamieścić podstawowe informacje takie jak:

• imię i nazwisko,
• dane pracodawcy,
• podstawa udzielenia urlopu okolicznościowego,
• termin, w którym urlop zostanie wykorzystany,
• podpis wnioskodawcy.

Warto jeszcze podkreślić, że urlop okolicznościowy z tytułu śmierci członków najbliższej rodziny przysługuje na każdego oddzielnie. Jeśli doszłoby do śmierci rodziców, dziadków w tym samym roku w niewielkim odstępie czasu, to urlop okolicznościowy przysługuje w wymiarze 2 dni z powodu zgonu matki i 2 dni z powodu zgonu ojca. Ta sama zasada będzie dotyczyła dziadków, przy czy w tym przypadku wymiar urlopu okolicznościowego wynosi 1 dzień.

Można jeszcze zadać pytanie, czy jeżeli do śmierci dojdzie w tym samym czasie, to czy przysługuje urlop w podwójnym wymiarze, tj. np. 4 dni w przypadku zgonu rodziców? Przepisy nie odnoszą się do tak szczegółowych przypadków, jednak można zakładać, że pracodawca powinien udzielić urlopu w takiej wysokości. Intencją ustawodawcy jest zawsze dobro pracownika i ten aspekt powinien być wzięty pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.

Urlop okolicznościowy – kiedy przepada?

Przepisy nie narzucają terminu, w którym ma być wykorzystany urlop okolicznościowy. Taki urlop przysługuje jedynie w roku, w którym miało miejsce zdarzenie powiązane z urlopem. Warto mieć jednak na uwadze, że w niektórych sytuacjach urlop okolicznościowy może przepaść i pracownik powinien o tym pamiętać. Pokażemy na przykładach, kiedy to może mieć miejsce. Nie zawsze okoliczności udzielania urlopu są takie oczywiste. Pomimo, że taki urlop przysługuje na okoliczność konkretnego zdarzenia, to nie zawsze musi być wykorzystany w dniu wystąpienia tego zdarzenia.

Przykład 1

Pan Jakub postanowił wziąć ślub cywilny 31 grudnia 2024 r. Wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego złożył dopiero 2 stycznia 2025 r. W takim przypadku prawo do urlopu wygasło, ponieważ urlop nie przechodzi na kolejny rok podatkowy.,/p>

Przykład 2

Pan Adam przebywa na urlopie wypoczynkowym, w trakcie którego urodziło mu się dziecko. W takim przypadku nie może przerwać urlopu wypoczynkowego, żeby wziąć urlop okolicznościowy. Brak szczegółowych przepisów dopuszcza możliwość udzielenia takiego urlopu po zakończonym urlopie wypoczynkowym, jednak w takich przypadkach będzie to podlegało indywidualnej ocenie u danego pracodawcy.,/p>

Przykład 3

Pani Agata miała zaplanowany ślub i z tego tytułu wykorzystała 2 dni urlopu okolicznościowego przed terminem ślubu. Jednak uroczystość nie doszła do skutku. W takim przypadku urlop okolicznościowy nie przysługuje. Jeśli pani Agata ma urlop wypoczynkowy, to zastąpi on urlop okolicznościowy, w przeciwnym razie należałoby wnioskować o urlop bezpłatny.

Przykład 4

W trakcie długiego zwolnienia lekarskiego zmarła babcia pani Ilony i w tym czasie odbył się również jej pogrzeb. Po powrocie do pracy pani Ilona złożyła wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego z powodu śmierci babci, ponieważ w tym dniu odczytywany był testament u notariusza. Jest to okoliczność powiązana i pracodawca powinien udzielić urlopu.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat udzielania urlopu okolicznościowego, kto i kiedy może z niego skorzystać, kiedy taki urlop może przepaść.

Urlop okolicznościowy przysługuje jedynie pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, bez względu na wymiar zatrudnienia. Urlop przysługuje w wymiarze 1 lub 2 dni, w zależności od przyczyny, szczegóły znajdują się w Rozporządzeniu, które reguluje ten temat.

Termin wykorzystania urlopu nie został wyraźnie wskazany w przepisach. Powinien być to jednak termin tuż przed lub po wydarzeniu. Urlop można wykorzystać jedynie w roku kalendarzowym, w którym zaistniała okoliczność uprawniająca do urlopu. Niewykorzystany urlop nie przechodzi na kolejny rok.

Pracownik powinien zawiadomić pracodawcę niezwłocznie, że chce skorzystać z urlopu okolicznościowego. Forma zawiadomienia powinna być zgodna z przepisami obowiązującymi u danego pracodawcy, chyba że takich nie ma, to dowolna.

Jeśli z jakiś powodów ustanie przyczyna udzielenia urlopu, to pracownik będzie musiał go zastąpić urlopem wypoczynkowym, jeśli taki posiada lub poprosić o urlop bezpłatny.

Stan prawny na dzień:16.10.2024 r.