VIN-R rejestracja do OSS w ramach procedury nieunijnej

Zmiany w handlu internetowym wprowadzone od 1 lipca 2021 roku wymuszają na przedsiębiorcach znajomość kolejnych przepisów. Nowe rozwiązania ustawowe obejmują transakcje realizowane pomiędzy przedsiębiorcami a konsumentami. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wymaga specjalnego raportowania i rozliczania. W dzisiejszej publikacji opiszemy czym jest i jak przebiega rejestracja do OSS w ramach procedury nieunijnej na formularzu VIN-R.

Procedura szczególna OSS

Dostawa towarów i świadczenie usług wymienionych w ustawie i objaśnieniach podatkowych na rzecz konsumentów (B2C) na terenie Unii Europejskiej z dniem 1 lipca 2021 roku została objęta szczególnym nadzorem. Wszystkie transakcje, bez względu na kwotę, muszą być opodatkowane w VAT. W celu ułatwienia rozliczania takiej sprzedaży wprowadzono tzw. uproszczenia w postaci procedury szczególnej OSS (One Stop Shop). W OSS można dokonywać rozliczenia w ramach procedury unijnej i nieunijnej.

W zależności od tego czy rozliczenie w OSS będzie dokonywane w procedurze unijnej czy nieunijnej przedsiębiorca musi dokonać rejestracji na odpowiednim formularzu.

VIN-R rejestracja do OSS w ramach procedury nieunijnej

Przedsiębiorca spoza UE, który zdecyduje się na przystąpienie do procedury szczególnej OSS w Polsce ma obowiązek złożyć VIN-R “Zgłoszenie informujące w zakresie szczególnej procedury nieunijnej rozliczania VAT”.

Zgłoszenie w zakresie szczególnej procedury nieunijnej składane jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej, wyłącznie poprzez system e-Deklaracje. Zgłoszenie powinno zostać podpisane wyłącznie przy użyciu podpisu kwalifikowanego. Zgłoszenie VIN-R jest składane do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

W części B należy podać dane przedsiębiorcy – podmiotu zagranicznego:

• nazwę,
• nazwę handlową, jeżeli jest inna od nazwy przedsiębiorcy,
• państwo, w którym posiada siedzibę działalności gospodarczej, poza terytorium UE,
• numer identyfikacji podatkowej nadany w tym państwie,
• adres siedziby,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• adres strony internetowej, o ile posiada,
• imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za kontakty.

Wymagane jest również podanie szczegółów dotyczących numeru rachunku bankowego. Należy podać numer IBAN, pole obowiązkowe. Wpłaty w procedurze OSS dokonywane są w walucie EUR, rekomendowane jest podanie numeru rachunku w tej walucie. Jeżeli byłyby dokonywane ewentualne zwroty, to również są w walucie EUR, a to pozwoli uniknąć przewalutowania środków.

Jeżeli zagraniczny przedsiębiorca w momencie dokonywania rejestracji jest zarejestrowany do jednej ze szczególnych procedur (unijna, nieunijna, importu), to w części B.5 musi wskazać indywidualne numery identyfikacyjne nadane przez określone państwo.

W części B.6 należy podać datę od kiedy podatnik planuje przystąpić do szczególnej procedury nieunijnej. W przypadku składania wniosku o aktualizację danych, należy podać prawidłową datę od kiedy podatnik został zarejestrowany do procedury nieunijnej.

Część C jest przeznaczona na wyrejestrowanie z procedury nieunijnej ze wskazaniem przyczyny i daty, od której to nastąpi:

W części D i E zawarte są oświadczenia i pouczenia, o tym co grozi za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy:

Ewidencja i deklaracja na potrzeby rozliczania procedury nieunijnej

Korzystanie z procedury szczególnej OSS wiąże się z obowiązkiem prowadzenia szczegółowej ewidencji, w której zostaną odnotowane wszystkie transakcje przeprowadzane w OSS. Przepisy mówią o obowiązku przechowywania takich ewidencji przez okres 10 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym były dokonywane transakcje. Ponadto przedsiębiorcy mają obowiązek składania kwartalnych deklaracji VIN-DO w terminie do ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu kwartału. Ważne jest żeby pamiętać, że w tym przypadku nie działa zasada dnia ustawowo wolnego, nie ma więc przesunięcia na kolejny dzień roboczy. Jeśli termin będzie przypadał na sobotę, niedzielę lub święto, to deklarację należy złożyć przed tym dniem.

Formularz VIN-R – podsumowanie

Rozliczanie transakcji w ramach procedury OSS stanowi niewątpliwie duże ułatwienie dla przedsiębiorców, zarówno tych, którzy posiadają siedzibę działalności gospodarczej w UE, jak i tych spoza UE. Skorzystanie z procedury nie jest obowiązkowe, jednak jeśli się tego nie zrobi, to trzeba się rejestrować do podatku VAT w każdym kraju konsumpcji. Zgłoszenie rejestracyjne VIN-R należy złożyć w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do dostawy towarów czy świadczenia usług objętych tą procedurą. Korzystanie z OSS wiąże się z dodatkowymi obowiązkami ewidencyjnymi i deklaracyjnymi.