Wiążące informacje podatkowe i celne w formie elektronicznej oraz zmiany w KSeF od 2024

2 sierpnia 2023 r. prezydent podpisał ustawę z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Najważniejsze nowości, które wprowadza dokument to obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) i elektronizacja wiążących informacji podatkowych i celnych. KSeF dotyczy wszystkich firm, dlatego sprawdź przedsiębiorco, co się zmieni w Twoim przypadku.

1. Nowości w trybie wnioskowania o wydanie wiążących informacji

Zmiana trybu wnioskowania dotyczy:

• Wiążących Informacji Stawkowych (WIS),
• Wiążących Informacji Taryfowych (WIT),
• Wiążących Informacji Akcyzowych (WIA),
• Wiążących Informacji o Pochodzeniu (WIP).

Obecnie nie jest ustandaryzowany system składania wniosków o wydanie wiążących informacji. Wnioski o WIS i WIA przedsiębiorcy mogą składać w postaci papierowej lub drogą elektroniczną przez e-PUAP. Natomiast wniosek o wydanie WIP można złożyć wyłącznie za pomocą papierowego formularza. Z kolei wniosek o wydanie Wiążącej Informacji Taryfowej (WIT) może być złożony wyłącznie z zastosowaniem konta założonego na PUESC.

Nowela ustawy wprowadza wyłącznie elektroniczną obsługę wymienionych wiążących Informacji. Z technicznego punktu widzenia zmiany dotyczą rozbudowy systemów e-US i PUESC i nie wymagają dodatkowych wdrożeń u przedsiębiorców.

Wdrożenie eWIS, eWIT, eWIA i eWIP zaplanowano na 1 stycznia 2024 r., ale pełna elektroniczna obsługa (w tym w zakresie zmiany, cofnięcia, uchylenia, przedłużenia wydanych dokumentów) ma obowiązywać dopiero od 1 lipca 2024 r.

Cyfryzacja obsługi przyspieszy procedowanie spraw i poprawi sposób otrzymywania odpowiedzi przez przedsiębiorców, co zwiększy pewność obrotu gospodarczego.

2. KSeF obowiązkowy od 1 lipca 2024 r.

Ważniejsza informacja, ponieważ dotyczy wszystkich przedsiębiorców to obowiązkowe wdrożenie KSeF. Jest to rządowa platforma do wystawiania i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. To faktury, które wprowadziła ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, zwana potocznie SLIM VAT 2.

Wdrożenie KSeF to element systemu uszczelniania VAT i usprawnianie procesów. Właściciele firm już od dawna wiedzieli, że KSeF będzie obowiązkowy, jednak rząd przesuwał wejście w życie ustawy.

Od 1 stycznia 2022 r. korzystanie z KSeF jest dobrowolne dla chętnych firm. Można wejść do aplikacji pod tym linkiem. System jest nieobowiązkowy, ale nie testowy. Oznacza to, że każda wystawiona faktura jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego.

Od 2024 i 2025 obowiązek obsługiwania faktur przez KSeF będą mieli podatnicy posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Z technicznej strony wprowadzone e-faktury trafią najpierw na serwery KSeF, gdzie zostaną zweryfikowane pod kątem poprawności w strukturze logicznej. Jeśli system nie wykryje błędów, przyjmie dokument. Cały proces ma się odbywać w czasie rzeczywistym, tj. kontrahent powinien móc odebrać fakturę w ciągu kilku minut.

Faktur wprowadzonych do KSeF (przyjętych przez system) nie da się edytować. W rezultacie jedynie wystawienie korekty unieważni błędną fakturę. Każda faktura wystawiona w KSeF otrzyma numer identyfikacyjny, na podstawie którego będzie rozpoznawana zarówno u sprzedawcy, jak i odbiorcy faktury.

KSeF będzie przechowywał 10 lat, czyli 5 lat dłużej niż następuje przedawnienie zobowiązania podatkowego.

Przedsiębiorcy nie będą mieli obowiązku wystawiania faktur konsumenckich poprzez KSeF, ale będą mogli robić to dobrowolnie. Jeżeli się na to zdecydują, mają obowiązek zapewnić kupującemu dostęp do wystawionej faktury, chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązku. Dostęp ma być zapewniony poprzez kod QR przekazywany klientowi.

3. Kary za KSeF dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Przy nowelizacji ustawy rząd przyjął dodatkowe ustalenia:

• paragony fiskalne z NIP będą uznawane za faktury uproszczone do 31 grudnia 2024 r.,
• systemem e-faktur nie zostaną objęte faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS,
• z systemu zostaną wyłączone bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych),
• z obiegu zostaną wycofane noty korygujące (jedynym sposobem poprawienia faktury będzie faktura korygująca).

Na koniec jeszcze dwie dobre wiadomości: w razie awarii KSeF po stronie przedsiębiorcy, będzie on miał możliwość wystawienia faktury offline i dostarczenia jej następnego dnia roboczego do systemu.

Ponadto rząd uznał, że do końca 2024 r. będzie okres dostosowania się firm do nowych wymogów. W związku z tym zdecydował, że ewentualne sankcje będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2025 r.

4. KSeF i wiążące informacje – podsumowanie

Elektronizacja wiążących informacji to zmiana istotna tylko dla firm, które występują o te dokumenty. Natomiast wdrożenie KSeF wcześniej czy później będzie dotyczyło wszystkich przedsiębiorców. Na pewno to rozwiązanie usprawni przepływ środków pomiędzy firmami, ponieważ zostanie wyeliminowana możliwość, że kontrahent nie otrzyma faktury.

Problemem może być jedynie to, że KSeF dotknie drobnych przedsiębiorców, którzy jeszcze korzystają z faktur papierowych. Część z nich funkcjonuje w ten sposób od wielu lat, ponieważ nie potrafią obsługiwać systemów komputerowych. Dla nich wprowadzenie KSeF oznacza konieczność przeszkolenia lub zatrudnienia osoby do pomocy.