Większa ilość dni urlopu wypoczynkowego – jak ustalić wymiar urlopu prawidłowo?

Zdarza się, że pracownik kończy szkołę w okresie trwania zatrudnienia. Ten fakt, w zależności od okresu jego dotychczasowego zatrudnienia, może skutkować zwiększeniem wymiaru urlopu. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, kiedy pracownikowi przysługuje prawo do dłuższego wolnego i jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy – ile dni urlopu przysługuje pracownikowi?

Wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego w ciągu roku kalendarzowego określa Kodeks Pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z prawem ilość dni wolnych zależy od stażu pracy.:

• 20 dni – przy stażu pracy krótszym niż 10 lat,
• 26 dni – przy stażu powyżej 10 lat.

Do stażu pracy wlicza się okresy poprzednich zatrudnień opartych na umowie o pracę. Nie wlicza się natomiast pracy na podstawie umów cywilnoprawnych.

Do okresu zatrudnienia zalicza się także czas nauki w:

• szkole zawodowej lub równorzędnej – 3 lata,
• średniej szkole zawodowej – 5 lat,
• średniej szkole zawodowej dla absolwentów równorzędnych szkół zawodowych – 5 lat,
• średniej szkole ogólnokształcącej – 4 lata,
• szkole policealnej – 6 lat,
• szkole wyższej – 8 lat.

Powyższe wynika z art. 155 § 1 k.p. Okresów nauki w różnych typach szkół nie sumuje się. Jeżeli pracownik ukończył kilka rodzajów szkół, liczy się ta, za którą przysługuje najdłuższy okres zatrudnienia. Istotne jest, że ustawodawca wskazuje, że szkoła musi być ukończona. Ukończenie danego rodzaju szkoły pracownik potwierdza, przedstawiając świadectwo lub dyplom.

Przykład 1

Marcin w 2018 r. skończył liceum ogólnokształcące, czyli z punktu widzenia prawa osiągnął 4-letni staż pracy. Po liceum poszedł na 3-letnie studia licencjackie, na których zaliczył wszystkie zajęcia przewidziane programem (uzyskał absolutorium), ale nie podszedł do obrony pracy licencjackiej. Jednym z warunków ukończenia studiów jest (w myśl art. 76 ust. 1 pkt 3 ustawy o szkolnictwie wyższym) pozytywna ocena pracy dyplomowej.

W 2021 r. Marcin rozpoczął naukę w szkole policealnej, w której zdał egzamin zawodowy w czerwcu 2023 r. Tym samym w czerwcu 2023 r. do stażu pracy Marcina doliczyło się 6 lat za ukończenie szkoły policealnej (studia nie powiększyły okresu zatrudnienia, ponieważ nie zostały ukończone). Jednocześnie, w myśl zasady, że okresy pobierania nauki nie sumują się, od stażu pracy zostały odliczone 4 lata, które naliczyły się, gdy Marcin ukończył liceum. Można to podsumować w ten sposób, że okres zatrudnienia Marcina powiększył się w czerwcu o 2 lata.

Wymiar urlopu pracownika po przekroczeniu 10 lat stażu pracy – jak go ustalić?

Pracownikowi, który w ciągu roku kalendarzowego zwiększy się okres zatrudnienia do ponad 10 lat (np. ukończy szkołę) przysługuje dłuższy urlop – 26 dni. 26 dni przysługują za cały rok, choć prawo do 6 dni (różnica pomiędzy urlopem 20-dniowym a 26-dniowym) nabywa się dopiero w dniu, w którym staż pracy przekroczy 10 lat.

Przykład 2

1 grudnia 2022 r. firma X zatrudniła Karolinę. Przedstawiła ona dyplom ukończenia w 2020 r. studiów oraz świadectwo pracy, z którego wynika, że była zatrudniona od 1 października 2021 r. do 31 grudnia 2022 r. Staż pracy Karolina to zatem 9 lat i 3 miesiące (8 lat za studia i 1 rok i 3 miesiące za okres zatrudnienia). 1 stycznia 2023 r. Karolina nabyła prawo do 20 dni urlopu, ale 1 września 2023 r. minęło jej 9 miesięcy zatrudnienia w firmie X, więc łączny staż pracy przekroczył 10 lat. Z tego tytułu Karolina nabyła prawo do 26- dniowego urlopu i pracodawca miał obowiązek skorygować jej urlop na 2023 r. z 20 na 26 dni.

Jak widać z przykładu, nie ma znaczenia, którego dnia roku pracownik nabędzie prawo do urlopu w wymiarze 26 dni. Dodatkowe 6 dni przysługują „na sztywno” w danym roku, nawet jeśli 10-letni okres zatrudnienia minie 31 grudnia.

Jak wyliczyć urlop proporcjonalny?

Ustalenie wymiaru proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego dla pracownika zatrudnionego w ciągu roku, który w tym roku nabędzie prawo do urlopu 26-dniowego, przebiega inaczej. Reguły wyliczenia reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop zwane potocznie rozporządzeniem urlopowym. Zgodnie z § 3 przepisu pracodawca, zatrudniając pracownika, którego staż pracy powiększy się w tym roku do ponad 10 lat, nalicza mu urlop proporcjonalny tak, jakby od razu przysługiwało mu 26 dni wolnego.

Przykład 3

Firma Y zatrudniła 1 czerwca 2023 r. na czas nieokreślony Martę. W momencie zatrudnienia Marta miała staż pracy wynoszący 9 lat i 7 miesięcy, zatem 10 lat zatrudnienia minie jej za 5 miesięcy, tj. 1 listopada 2023 r. Na mocy przytoczonego rozporządzenia firma Y ustaliła wymiar urlopu Marty, tak jakby już miała 10-letni staż pracy. Z tego względu od 1 czerwca do 31 grudnia 2023 r. nabyła ona prawo do urlopu proporcjonalnego wynoszącego 16 dni

Wyliczenie wyglądało w ten sposób: 26 dni / 12 m-cy x 7 m-cy (od czerwca do grudnia) = 15,16. Po zaokrągleniu: 16

Ustalając ilość dni urlopu wypoczynkowego, trzeba pamiętać, żeby zaokrąglać do góry niepełny:

• przepracowany miesiąc – np. pracownikowi zatrudnionemu na czas określony od 20 marca do 17 kwietnia 2023 r. należy wyliczyć urlop za 2 miesiące zatrudnienia (cały marzec i cały kwiecień),
• dzień urlopu – jeśli z wyliczeń wyjdzie, że pracownikowi przysługuje np. 5,1 dnia urlopu, należy naliczyć mu 6 dni (zaokrągla się wyłącznie do góry).

Podwyższenie urlopu w trakcie roku – podsumowanie

Wymiar urlopu pracownika zależy od stażu pracy: 20 dni (za staż do 10 lat) i 26 dni (za staż powyżej 10 lat). Okres zatrudnienia powiększa się z mocy prawa, gdy pracownik ukończy szkołę (np. za studia wyższe jest to 8 lat). Jeżeli łączny staż pracy przekroczy 10 lat, pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu. Dodatkowych 6 dni nie wylicza się proporcjonalnie (pomiędzy dniem nabycia prawa do dłuższego urlopu a ostatnim dniem roku), ale to wartość stała, którą dodaje się do dni urlopowych przysługujących na bieżący rok.

Z kolei, jeżeli pracodawca zatrudnia pracownika (na umowę na czas nieokreślony lub określony, ale nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego) w tym samym roku, w którym staż jego pracy powiększy się do ponad 10 lat, powinien ustalić urlop proporcjonalny wyliczony od 26 dni.