Wycofanie rzeczy z majątku firmy, które nie są środkami trwałymi – omówienie na przykładach

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga nieustannych inwestycji i to niekoniecznie w zakup środków trwałych, ale również pozostałego wyposażenia. Z różnych powodów z czasem istnieje potrzeba wycofania rzeczy z majątku firmy, które nie są środkami trwałymi. W dzisiejszej publikacji napiszemy, jakie to niesie skutki na gruncie podatków.

Wyposażenie firmy

Każde przedsiębiorstwo posiada na wyposażeniu różnego rodzaju składniki rzeczowe, które nie znajdują się w ewidencji środków trwałych. Odkąd został podwyższony limit obowiązkowej amortyzacji do kwoty 10.000 zł takich składników jest znacznie więcej. Do końca 2019 roku każdy przedsiębiorca miał obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia obok ewidencji środków trwałych.

Wiele osób zadaje sobie pytanie jak postąpić, kiedy chcemy takie wyposażenie wycofać z firmy? Powodów takiej decyzji może być wiele, przykładowo chcemy przenieść taki składnik do majątku prywatnego czy go zlikwidować, ponieważ jest popsuty i nie spełnia już swojej funkcji. Poniżej odpowiemy na te nurtujące pytania w kontekście rozliczeń podatkowych.

Wycofanie rzeczy z majątku firmy – podatek VAT

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, to musi znać konsekwencje wycofania wyposażenia na gruncie podatku VAT. Co do zasady, jeżeli od zakupu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, to trzeba naliczyć podatek VAT należny, nie tylko w przypadku sprzedaży rzeczy, ale również w chwili wycofania. Przepisy ustawy o podatku VAT są w tym zakresie bezwzględne. Zobaczmy, w jaki sposób należy to rozumieć na przykładach.

Przykład 1

Pan Michał zakupił 3 regały do firmy, jednak okazało się, że jeden regał nie jest potrzebny, dlatego został wycofany do majątku prywatnego. W tej sytuacji pan Michał ma obowiązek naliczyć podatek VAT należny i wykazać go w JPK_V7, ponieważ przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu. Podstawę opodatkowania w VAT będzie stanowiła wartość rynkowa regału na dzień wycofania. W jaki sposób ustalić wartość rynkową można przeczytać w podlinkowanej publikacji.

Przykład 2

Pani Maria kupiła laptopa na firmę 10 lat temu, który po tym czasie się zepsuł i nie nadaje się do dalszego użytkowania. Został spisany protokół likwidacji sprzętu, w tym przypadku do utraty funkcjonalności sprzętu doszło bez winy przedsiębiorcy. W tym miejscu należy przypomnieć, że w przypadku sprzętu elektronicznego powinno to być dodatkowo potwierdzone, że został on zutylizowany z uwagi na ustawę o ochronie środowiska i ustawę o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym. Oznacza to, że pani Maria nie będzie miała obowiązku naliczenia podatku VAT należnego. Nie ma co prawda przepisów, które by to wprost regulowały, jednak w takich przypadkach przywoływany jest wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (ETS) w sprawie C-37/95 z 15 stycznia 1998 r., które zachował swoją ważność do dnia dzisiejszego.

Oczywiście słowo klucz, to będą “okoliczności niezależne”. Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, że organ podatkowy na etapie postępowania podatkowego, sprawdzającego czy kontroli podatkowej będzie wymagał wykazania “należytej staranności”, że nie doszło do tego z winny umyślnej przedsiębiorcy. Pojęcie “należytej staranności” przewija się bardzo często w licznych interpretacjach podatkowych. Nie ma ustawowej definicji, ale kilka ważnych wskazówek znajdzie się w podlinkowanej publikacji.

Likwidacja towarów handlowych – podatek VAT

Z założenia towary handlowe są nabywane z myślą o dalszej odsprzedaży. Może się tak jednak zdarzyć, że część z tych towarów zostało uszkodzonych w chwili dostarczenia w transporcie i nie może ich zwrócić czy reklamować. Jeszcze inna sytuacja kiedy to towarów nie można sprzedać, pomimo licznych prób ich przeceny, nawet poniżej wartości zakupu. Towary zalegają w magazynie co generuje duże koszty dla przedsiębiorcy, który woli je zlikwidować, żeby chociaż ograniczyć straty (zwolnienie powierzchni magazynowej). Przepisy nie są na tyle szczegółowe, żeby nam dały odpowiedź na to pytanie. Jednak wydaje się, że również w tym przypadku będzie miał zastosowanie wyrok ETS, o którym wspomnieliśmy powyżej.

Przykład 3

Pan Filip posiada na magazynie 1000 sztuk koszulek, które po licznych przecenach i tak się nie sprzedają. Z uwagi na ograniczoną powierzchnię magazynową podjął decyzję o ich zniszczeniu, zastanawia się jednak, czy w przyszłości urząd skarbowy nie zażąda od niego korekty podatku VAT naliczonego od ich zakupu. W tym miejscu odniesiemy się do jednej z interpretacji podatkowych. W przypadku towarów należy jeszcze pamiętać o odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej ich utylizację w zależności do kategorii likwidowanych towarów.

W interpretacji nr 0111-KDIB3-2.4012.809.2017.2.MGO z dnia 31.01.2018 r. zadano pytanie w sprawie braku obowiązku korekty podatku VAT naliczonego od likwidowanego środka trwałego. Przedsiębiorca stoi na stanowisku, że nie ma obowiązku korekty VAT naliczonego. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z tym stanowiskiem powołując się na przepis (art. 91 ustawy o VAT), w którym nie została wymieniona jako przesłanka powodująca obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego tego typu transakcja.

Wycofanie rzeczy z majątku firmy – nievatowiec

W przypadku przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego (do 200.000 zł) czy to zwolnienia przedmiotowego VAT, jeżeli nie przysługiwało im prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu, to nie mają obowiązku rozliczania VAT przy wycofaniu rzeczy z majątku firmy.

Przykład 4

Pan Jakub korzysta ze zwolnienia z VAT, chce wycofać firmową drukarkę do majątku prywatnego, nie przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu, dlatego w momencie wycofania nie rodzi to skutków w VAT. Pan Jakub będzie musiał jednak pamiętać o zasadach obowiązujących w podatku dochodowym.

Wycofanie rzeczy z majątku firmy – podatek dochodowy

Z kolei na gruncie podatku dochodowego sytuacja wygląda nieco inaczej. Jeżeli podejmiemy decyzje o wycofaniu składnika majątku, który nie jest środkiem trwałym do majątku prywatnego, to jeszcze nie oznacza to obowiązku zapłaty podatku dochodowego. Taki obowiązek powstaje dopiero wówczas, kiedy dojdzie do sprzedaży takiego składnika. Wycofując rzeczy z działalności gospodarczej przygotowujemy protokół likwidacji, w którym znajdą się najważniejsze informacje m.in. takie jak: nazwa składnika, przyczyna i sposób likwidacji. Jeżeli po wycofaniu sprzętu do majątku prywatnego dojdzie do jego uszkodzenia i utylizacji, to przedsiębiorca powinien zadbać o przeprowadzeniu takiej czynności z uwzględnieniem przepisów o ochronie środowiska i zużytym sprzęcie.

Przykład 5

Pani Kinga posiada w firmie na wyposażeniu monitory i chce jeden z nich wycofać i użytkować prywatnie. Przepisy tego nie zabraniają i w momencie wycofania pani Kinga nie będzie miała obowiązku zapłaty podatku dochodowego. Dopiero jak sprzeda ten monitor przed upływem 6 lat, to będzie miała obowiązek opodatkować w działalności przychód z tej sprzedaży.

W ustawie o PIT jest co prawda nieco kontrowersyjny zapis, który może wprowadzać pewien dysonans, mowa o art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy.

Nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup rzeczowych składników majątku firmy, niezaliczanych do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym przedsiębiorcy, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa

Jednak w omawianych przez nas sprawach ten przepis nie będzie miał zastosowania.

Likwidacja towarów handlowych – podatek dochodowy

Napisaliśmy już o tym, że niekiedy będzie lepiej dla przedsiębiorcy, jeśli dokona likwidacji towarów handlowych, niż miałyby one zalegać w magazynie. Najczęściej powodem takiej decyzji jest utrata wartości ekonomicznej i gospodarczej towarów. Jednak w tym przypadku rodzi się pytanie, czy takie towary będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów? W tym miejscu powołamy się na interpretację nr 0111-KDIB1-1.4010.82.2022.2.SG z dnia 28.04.2022 r., w której podjęty został ten temat. Sprawa co prawda dotyczyła osoby prawnej, która koszty zakupu towarów rozlicza dopiero w momencie ich sprzedaży, ale ogólna zasada rozliczania kosztów jest taka sama zarówno w podatku PIT, jak i CIT. W ocenie Dyrektora KIS wydatki na zakup towarów handlowych mogą być w kosztach uzyskania przychodów, pod warunkiem rzetelnego udokumentowania całego zdarzenia. Chodzi również o wykazanie, że likwidacja towarów handlowych nie wynika z celowego działania, czy zaniedbania po stronie przedsiębiorcy. Chodzi o dochowanie należytej staranności w każdej indywidualnej sprawie. Jeżeli chodzi o przedsiębiorców na ryczałcie, to nie rozliczają oni kosztów uzyskania przychodów, ale i tak mają obowiązek gromadzenia dokumentów zakupu towarów handlowych.

Dokumentowanie likwidacji towarów handlowych

Jeśli dojdzie do likwidacji towarów handlowych, to bez względu na formę opodatkowania należy przygotować protokół zniszczenia towarów. W takim protokole powinna się znaleźć m.in.: nazwa towaru, jego ilość i wartość według cen zakupu, przyczyna i sposób zniszczenia. Przykładowo w przypadku sprzedaży towarów spożywczych powodem zniszczenia będzie bardzo często upływ terminu przydatności do spożycia. Jeżeli będą to towary, które wymagają utylizacji, to należy pamiętać o dodatkowej dokumentacji potwierdzającej przekazanie sprzętu do odpowiedniego punktu. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą PKPiR na podstawie protokołu zniszczenia dokonują wyksięgowania wyliczonej kwoty z kol. 10 “Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych” ze znakiem minus i zaksięgowania w kol. 13 “Pozostałe wydatki”. W przypadku ryczałtu nie będzie to widoczne, poniewaz jest prowadzona jedynie Ewidencja przychodów.

Podsumowanie

Temat wycofania rzeczy z majątku firmy, które nie stanowią środków trwałych nie został nigdzie w przepisach doprecyzowany. Jak zawsze w takich przypadkach warto posiłkować się interpretacjami podatkowymi, co też uczyniliśmy. Najwięcej wątpliwości rodzi się na gruncie podatku VAT, ale w podatku dochodowym też ich nie brakuje. Jeśli dojdzie do sytuacji opisanych w artykule warto pamiętać, że organy podatkowe szczególną uwagę zwracają na warunki w jakich doszło do wycofania, czy wynikały z winy przedsiębiorcy, czy też z przyczyn od niego niezależnych. Często ten element może okazać się kluczowy w całej sprawie. Jeżeli przedsiębiorca w sposób rzetelny udokumentuje okoliczności, w których dochodzi do wycofania, to nie powinno być problemów z korygowaniem podatku VAT naliczonego. Na gruncie podatku dochodowego sprawa jest o tyle prostsza, że podatek płaci się dopiero w momencie sprzedaży, jeżeli do niej dojdzie przed upływem 6 lat. Natomiast jak to będzie likwidacja towarów handlowych, to najważniejszy będzie właściwie przygotowany protokół sporządzony na tę okoliczność i to co się na nim znajdzie. Zarówno wyposażenia, jak i towary handlowe muszą zostać odpowiednio zutylizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie środowiska i zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym. Przedsiębiorcy mają więc sporo obowiązków, o których muszą pamiętać. Jednak każdy przypadek jest inny i nie zawsze to co zostało napisane w dzisiejszej publikacji będzie adekwatne do danej sytuacji.