Wydatki na edukacje przedsiębiorcy a koszty podatkowe

W obecnych czasach nie można się zatrzymać w miejscu i nic nie robić ze swoim wykształceniem i posiadanymi umiejętnościami. Rozwój technologiczny, ale nie tylko, jest przyczynkiem do tego, żeby zdobywać nową wiedzę i kompetencje. Musimy być kreatywni, innowacyjni, przewidujący, żeby rozwijać swój biznes. Posiadanie wiedzy i umiejętności tylko w jednej dziedzinie na dzień dzisiejszy nie wystarcza. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy muszą i chcą się edukować. W takim przypadku rodzi się pytanie, czy wydatki na ten cel mogą się znaleźć w kosztach podatkowych? W dzisiejszej publikacji poszukamy odpowiedzi na to pytanie.

Koszty w działalności gospodarczej

Punktem wyjścia do naszych rozważań będzie zdefiniowanie kosztów uzyskania przychodów, pokusił się o to ustawodawca. W przepisach ustawy o podatku dochodowym zamieścił krótką informację na ten temat.

Oznacza to, że w działalności gospodarczej kosztem będzie wszystko to, co ma związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością i służy pomnażaniu przychodów. Tylko trzeba pamiętać, że nie wszystkie koszty można przyporządkować do konkretnego przychodu, ale to nie jest przesłanką negatywną. W tym miejscu warto jeszcze nadmienić, że rozliczanie kosztów jest możliwe pod warunkiem, że prowadzimy PKPiR, czyli będą to dwie formy opodatkowania na zasadach ogólnych:

1. Opodatkowanie według skali podatkowej (12% i 32%).
2. Opodatkowanie podatkiem liniowy (19%).

Skoro już ogólnie wiemy, czym ma się charakteryzować koszt pora przejść do tematu naszego artykułu.

Jak rozumieć wydatki na edukację?

Pojęcie edukacji jest bardzo pojemne. O edukacji mówi się we wszystkich fazach życia człowieka. Najpierw jest edukacja przedszkolna, później szkolna, pojawia się pojęcie edukacji pozaszkolnej. Jak rozpoczynamy pracę, czy to u kogoś, czy na własny rachunek nie oznacza to, że przestajemy się uczyć. Można powiedzieć, że nauka wchodzi na nieco inny poziom, wówczas ważniejsze jest pozyskiwanie praktycznej wiedzy niż tylko podręcznikowej.

Można więc uzupełniać swoją wiedzę poprzez:

• kursy,
• szkolenia,
• studia podyplomowe,
• studia doktoranckie,
• naukę języków obcych.

Tak naprawdę nie ma to większego znaczenia w jakiej formule będziemy zdobywali nową wiedzę. Ponieważ mówimy o działalności gospodarczej, więc przede wszystkim chodzi o to, żeby można ją było wykorzystać w prowadzonej firmie. Wiąże się to oczywiście z ponoszeniem wydatków. Przy założeniu, że jest to edukacja wykorzystywana w działalności przedsiębiorca chce zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych. I tu dochodzimy do sedna naszych rozważań, czy zawsze można ująć taki wydatek w kosztach? Niestety przepisy w tym obszarze są zbyt ogólne, a podejście organów podatkowych niejednolite. Poniżej opiszemy kilka interpretacji podatkowych, w których podnoszony jest ten temat.

Wydatki na edukację przedsiębiorcy a koszty podatkowe

Jak już to zostało napisane na wstępie, jeżeli koszt nie został wymieniony w przepisie, w którym jest mowa o wyłączeniu z kosztów podatkowych, może być kosztem w działalności. Katalog kosztów jest otwarty, dlatego każdy przypadek musi być analizowany na gruncie konkretnej sprawy. W każdej z interpretacji najczęściej przewija się argument – związku kosztów z przychodami w działalności. Jak wiemy taka ocena zawsze będzie subiektywna. W praktyce bardzo często jest tak, że przedsiębiorca widzi ten związek natomiast fiskus podważa jego podejście wskazując, że wydatek ma charakter osobisty. Dlatego też nie będziemy skupiali się na polemice na słowa, tylko przyjrzymy się konkretnym przykładom opisanym w indywidualnych interpretacjach podatkowych.

Wydatki na dokształcanie przedsiębiorcy a koszty podatkowe – podejście organów podatkowych

W jednej z interpretacji nr 0113-KDIPT2-1.4011.946.2020.2.MM z dnia 04.03.2021 r. przedsiębiorca zadał pytanie na temat możliwości ujęcia w kosztach wydatków na studia na wydziale lekarskim na prywatnej uczelni. Obecnie działalność gospodarcza polega na działalności handlowej natomiast w przyszłości ma być rozszerzona w zakresie praktyki stomatologicznej. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe. W jego ocenie każdy wydatek musi mieć niebudzący wątpliwości związek z prowadzoną działalnością, a obowiązek wykazania tego związku należy do przedsiębiorcy. W tym przypadku, w ocenie fiskusa, takiego związku nie ma. Nie jest spełniony podstawowy warunek zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Brak jest przyczynowo-skutkowego związku z prowadzoną działalnością. Co prawda celowość ponoszonych wydatków leży w gestii przedsiębiorcy, należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.

W innej interpretacji nr 0114-KDIP3-1.4011.278.2019.1.AC z dnia 26.06.2019 r. zapytanie dotyczyło wydatków na dwuletnie odpłatne studia podyplomowe w obszarze administracji biznesowej. Przedmiotem prowadzonej działalności jest kompleksowego doradztwa biznesowego w zakresie prowadzenia przedsiębiorstw i zarządzania. W tym przypadku Dyrektor KIS zgodził się z przedsiębiorcą, że takie wydatki mogą się znaleźć w kosztach uzyskania przychodów. Ponoszone wydatki korespondują z charakterem prowadzonej działalności gospodarczej.

W kolejnej interpretacji nr 0115-KDIT3.4011.745.2020.2.AWO z dnia 01.03.2021 r. była rozstrzygana sprawa wydatków na studia prawnicze w przypadku prowadzenia działalności hotelarsko-gastronomicznej. Dyrektor KIS uznał stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe. Wydatek nie spełnia kryterium celowości i ma charakter osobisty.

Interpretacja nr KDIPT2-1.4011.611.2020.1.RK z dnia 16.06.2020 r. rozstrzyga wydatki na szkolenie w zakresie przygotowania do wykonywania zawodu psychoterapeuty. Obecnie firma prowadzi działalność w zakresie telekomunikacji przewodowej, jednak w planach jest rozszerzenie działalności o usługi w zakresie zdrowia psychicznego. Również w tym przypadku zapadło niekorzystne dla przedsiębiorcy rozstrzygnięcie. Wydatki nie spełniają kryterium celowości i mają charakter osobisty.

W interpretacji nr 0112-KDIL2-2.4011.653.2022.2.KP z dnia 14.11.2022 r. ponoszone wydatki na edukację mają związek z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w prowadzonej działalności w zakresie usług medycznych. W tym przypadku Dyrektor KIS uznał stanowisko za prawidłowe, ponieważ wydatki spełniają kryterium celowości, mogą więc być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Organ podatkowy w interpreatacji nr 0113-KDIPT2-1.4011.993.2022.2.ID z dnia 31.01.2023 r. zgodził się z przedsiębiorcą, że wydatki na podyplomowe studia menedżerskie mogą się znaleźć w kosztach podatkowych. W tym przypadku przedsiębiorca zajmuje się handlem wyrobów z drewna.

Studia doktoranckie a koszty podatkowe

Jak się okazuje, jeżeli chodzi o wydatki dotyczące studiów doktoranckich stanowiska organów podatkowych nie są spójne. W jednej z interpretacji, która w konsekwencji trafiła do NSA sygn. akt II FSK 3526/16 z dnia 04.04.2017 r. organ, jak i sąd odmówiły prawa do ujęcia wydatku w kosztach. Sprawa dotyczyła spółki cywilnej prowadzącej działalność notarialną. Wspólnicy podjęli studia doktoranckie na Wydziale Prawa i Administracji. Uznano, że jest to wydatek o charakterze osobistym. Jednak w kolejnej interpretacji zapadło odmienne rozstrzygnięcie. Sprawa dotyczyła studiów doktoranckich w zakresie nauk farmaceutycznych, a przedmiotem działalności jest apteka – interpretacja z dnia 21.11.2019 r. 0115-KDIT2-3.4011.434.2019.1.KP. Dyrektor KIS uznał wydatek za celowy, tym samym może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Studia wyższe a dodatkowe koszty

Jak już zostało to opisane w tej publikacji, fiskus w niejednoznaczny sposób podchodzi do zaliczenia w koszty wydatków poniesionych na samą edukację. A co z wydatkami ubocznymi takimi jak podręczniki, zeszyty czy koszty dojazdu?

Podatnikczka prowadzi działalność psychologiczną i w ramach dokształcania podjęła studia o specjalności psychologia kliniczna. W związku ze studiami oprócz wydatków na czesne, podatniczka ponosiła również wydatki na podręczniki i zeszyty oraz dojazdy.

Jak czytamy w wydanej 04.09.2023 roku interpretacji nr 0115-KDIT3.4011.495.2023.1.AD, wydatki poniesione na czesne oraz podręczniki i zeszyty mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych o ile przedsiębiorca posiada dowody ich poniesienia. Podatniczka poprawnie udokumentowała wydatki poniesione na czesne oraz materiały naukowe takie jak podręczniki czy zeszyty dlatego też jej stanowisko zostało uznane za prawidłowe, natomiast w przypadku kosztów dojazdów takich jak paliwo czy bilety kolejowe jej stanowisko zostało przez Dyrektora KIS uznane za nieprawidłowe, ponieważ brak jest możliwości zaliczenia poniesionych wydatków związanych z dojazdami na studia z uwagi na brak dowodu ich poniesienia.

Nauka języków obcych a koszty podatkowe

Temat związany z rozliczanie wydatków na naukę języków obcych jest bardzo powszechny. W dzisiejszych czasach na wielu stanowiskach pracy wymagana jest znajomość co najmniej jednego języka obcego. Tym bardziej osoba, która prowadzi działalność gospodarczą i ma do czynienia również z kontrahentami zagranicznymi musi umieć z nimi rozmawiać. W tym obszarze podejście organów podatkowych w ostatnich latach stało się bardziej przychylne. W interpreatcji nr 0112-KDIL2-2.4011.91.2019.2.IM z dnia 04.02.2020 r. Dyrektor KIS uznał stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe, co do wydatków na naukę języków obcych w firmie świadczącej usługi transportu międzynarodowego. W innej sytuacji, która została rozstrzygnięta przez sąd sygn. akt I SA/Łd 81/16 z dnia 21.04.2016 r. Sprawa dotyczyła wydatków na naukę języka w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Organ podatkowy nie uznał takiego wydatku jako kosztu podatkowego, jednak sąd był odmiennego zdania i przyznał rację przedsiębiorcy.

Moment zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów

Osoby, które prowadzą PKPiR mogą rozliczać koszty uzyskania przychodów według dwóch metod:

• kasowej,
• memoriałowej.

Moment zaliczenia wydatków na kształcenie będzie zależał od wyboru metody.

Metoda kasowa – koszty uzyskania przychodów są rozliczane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione w dacie poniesienia

Przykład
Przedsiębiorca zakupił program księgowy na okres 01.07.2023 r. do 30.06.2024 r., faktura na kwotę 1.000 zł została wystawiona 01.07.2023 r. i w tej dacie cała kwota wydatku znajdzie się od razu w kosztach podatkowych, pomimo że faktura obejmuje część 2023 r. i 2024 r.

Metoda memoriałowa – przy metodzie memoriałowej musi dojść do podziału kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami.

Koszty bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
Koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą

Przykład
Przedsiębiorca wykupił ubezpieczenie samochodu na okres 01.07.2023 r. – 30.06.2024 r. na kwotę 4.000 zł. W przypadku metody memoriałowej faktura musi być rozliczona proporcjonalnie w 2023 i 2024 roku. W 2023 roku zaksięguje w koszty 6/12×4.000 zł = 2.000 zł i w 2024 roku tyle samo, czyli 2.000 zł.

Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu

Podsumowanie

Podnoszenie kwalifikacji, zdobywanie nowych umiejętności, nauka języków obcych, wszystko to mieści w zakresie wydatków na edukację. Rozliczanie takich wydatków wymaga analizy na wielu płaszczyznach. W opisanym w publikacji podejściu organów podatkowych widoczna jest tendencja do akceptowania tego typu wydatków pod warunkiem, że mają związek z bieżącą działalnością gospodarczą. Fiskus uznaje za nieprawidłowe rozliczanie wydatku, który dopiero w przyszłości będzie miał związek z przychodami firmy. Co do studiów doktoranckich wskazano na dwa sprzeczne ze sobą podejścia. Nauka języków obcych będzie kosztem podatkowym, pod warunkiem wykazania związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co do zasady każdy wydatek na edukację, jeśli jest celowy i ma związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością będzie mógł znaleźć się w kosztach podatkowych. Jednak wykazanie tego związku leży po stronie przedsiębiorcy a organy podatkowe mają prawo to zweryfikować a więc należy to brać pod uwagę. Dlatego każda sprawa powinna być analizowana indywidualnie a w przypadkach wątpliwych najlepiej złożyć wniosek o wydanie interpretacji.