Kiedy podatki są kosztami uzyskania przychodów

Wydatki przedsiębiorcy i koszty uzyskania przychodów w firmie nie zawsze stanowią synonimy. Aby poniesiony wydatek mógł zostać zakwalifikowany jako koszt, powinien spełniać określone w przepisach warunki. Te zasady są istotne nie tylko w przypadku zakupu np. towaru handlowego czy paliwa do firmowego samochodu – będą one miały zastosowanie także dla zobowiązań podatkowych. A to oznacza, że niektóre podatki mogą stać się firmowym kosztem.

Kiedy wydatek stanowi koszt?

Aby móc ustalić, kiedy wydatek staje się kosztem uzyskania przychodów w firmie, należy odnieść się do przepisów Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 roku (PIT). Wydatek stanowi koszt, jeżeli:

został poniesiony w celu uzyskania przychodu lub utrzymania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
nie został wymieniony w negatywnym katalogu kosztów w art. 23 ustawy o PIT, oraz
został prawidłowo udokumentowany (np. wystawioną na firmę fakturą).

Jeśli wszystkie powyższe warunki zostały spełnione, wtedy wydatek może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu. Koszty są odejmowane od uzyskanego przychodu, pomniejszając w ten sposób podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Niższa podstawa oznacza natomiast mniejszą zaliczkę do uregulowania. W tej kwestii warto jeszcze przyjrzeć się zasadom dotyczącym momentu zaliczenia wydatku do kosztów. Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, w przypadku przedsiębiorców rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uznaje się dzień wystawienia dokumentującej go faktury lub rachunku, albo – w razie ich braku – dzień wystawienia innego dokumentu, który może stanowić podstawę księgowania kosztu. Dla podatków podstawą księgowania będzie zasadniczo decyzja, wydana przez właściwy organ skarbowy, choć w niektórych sytuacjach mogą pojawić się wyjątki.

Podatki, które kosztem być nie mogą

Opłacone podatki związane z działalnością gospodarczą wydają się bezsprzecznie spełniać pierwszy warunek zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże warto w tym wypadku zwrócić uwagę także na punkt drugi – niektóre podatki zostały bowiem wymienione w art. 23 ustawy o PIT, co dyskwalifikuje je z możliwości zaliczenia do kosztów firmowych. Mowa tutaj o:

podatku dochodowym
podatku od spadków i darowizn,
podatku od towarów i usług (poza określonymi wyjątkami),
podatku akcyzowym od nadmiernych ubytków i niedoborów,
podatku od wydobycia niektórych kopalin.

Uregulowanie tych zobowiązań podatkowych nie wpłynie zatem na podstawę opodatkowania w działalności gospodarczej podatnika.

VAT – wyjątek od reguły

Chociaż podatek od towarów i usług (VAT) został wymieniony jako jedno ze zobowiązań, które w kosztach uzyskania przychodów znaleźć się nie powinno, to jednak w określonych przypadkach można zrobić wyjątek od tej reguły. W przypadku podatku VAT naliczonego może on zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów wtedy, kiedy przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do jego odliczenia. Taka sytuacja ma miejsce przede wszystkim u podatników, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT. Przedsiębiorcy zwolnieni nie rozliczają VAT-u – nie naliczają go do swojej sprzedaży i nie mogą go odliczyć od poniesionych wydatków. Dlatego też w ich przypadku do kosztów uzyskania przychodu można zaliczać poniesione wydatki w kwocie brutto. Brak prawa do odliczenia podatku VAT od wydatku zdarzyć się może także u podatników VAT czynnych – np. przy zakupie paliwa do samochodu osobowego, nabyciu usług hotelowych etc. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien postąpić analogicznie jak podatnik VAT zwolniony – podatek VAT naliczony, którego nie ma prawa odliczyć, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ciekawym przypadkiem są podatnicy, którzy dokonują sprzedaży towarów lub usług zarówno podlegających podatkowi VAT, jak i z niego zwolnionych. Zgodnie z przepisami, jeśli wydatek został poniesiony dla celów działalności zwolnionej z VAT, to nie przysługuje prawo do odliczenia od niego podatku VAT naliczonego. Zatem przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie proporcji podczas księgowania wydatków są zobowiązani do ustalenia, czy wydatek został poniesiony na cele związane ze sprzedażą opodatkowaną czy zwolnioną. W pierwszym przypadku podatek VAT będzie podlegał odliczeniu, w drugim – zostanie zaksięgowany jako koszt. Jeśli przedsiębiorca nie jest w stanie przyporządkować wydatku do działalności zwolnionej lub opodatkowanej, wtedy rozliczenia VAT dokonuje się odpowiednią proporcją. Podatek VAT naliczony w każdym z opisanych przypadków powinien trafić do kosztów uzyskania przychodów wraz z kwotą netto, na podstawie dokumentującej wydatek faktury.

Uwaga!

Przy rozpatrywaniu, czy podatek VAT naliczony może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodu istotne jest, czy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, a nie czy z tego prawa skorzystał. Oznacza to, że jeśli podatnik VAT czynny miał prawo odliczyć VAT od wydatku, ale z niego nie skorzystał, to nie będzie miał możliwości zaliczenia nieodliczonego VAT-u do swoich kosztów. W przepisach wskazano także przypadki, kiedy kosztem uzyskania przychodu może być podatek VAT należny. Podatnicy VAT zwolnieni będą mieli możliwość zaliczenia podatku VAT należnego do kosztów uzyskania przychodów w sytuacji, kiedy dokonają importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Zgodnie ze standardową zasadą, w tym przypadku stroną odpowiedzialną za opodatkowanie transakcji w VAT jest firma-nabywca, która powinna być zarejestrowana jako podatnik VAT-UE. Obowiązek taki należy spełnić, nawet jeśli korzysta się ze zwolnienia w zakresie krajowego podatku VAT. Zatem podatnik zwolniony, nabywając towary lub usługi od kontrahenta z UE, jest zobowiązany do opodatkowania kwoty transakcji podatkiem VAT i odprowadzeniem należności do urzędu skarbowego. Z uwagi na fakt, że korzystając ze zwolnienia podatnik nie będzie miał możliwości odliczenia opłaconego podatku, może jego wartość ująć w kosztach uzyskania przychodów, na podstawie wystawionej w firmie faktury wewnętrznej. Podatników VAT czynnych prawo do zaliczenia podatku VAT należnego do kosztów powinno zainteresować wtedy, kiedy przekazują towary nieodpłatnie na cele reklamowe lub stosują nagrody przy sprzedaży premiowej. Jeśli przy nabyciu towaru, który będzie stanowił prezent, podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, to zasadniczo powinien opodatkować podatkiem VAT należnym takie bezpłatne przekazanie (choć i od tej zasady obowiązują pewne wyjątki). Podatek VAT należny powinien zostać odprowadzony do urzędu skarbowego, a pokrywa go co do zasady sam przedsiębiorca (a nie klient, który otrzymał gratisowy prezent). W tej sytuacji podatek VAT należny zostanie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów – przedsiębiorca powinien udokumentować takie przekazanie fakturą wewnętrzną i na jej podstawie zaliczyć VAT do kosztów. Kolejnym specyficznym przypadkiem, kiedy podatek VAT zostanie ujęty w kosztach uzyskania przychodów, jest korekta środka trwałego. Obowiązek korekty powstaje w sytuacji, kiedy przedsiębiorca miał prawo do odliczenia podatku VAT od nabycia środka trwałego, a następnie w określonym w przepisach terminie dokonuje zmiany przeznaczenia takiego środka trwałego. Wtedy też należy skorygować proporcjonalnie odliczony VAT. Skorygowana kwota, którą należy zwrócić do urzędu skarbowego, będzie mogła stanowić koszt uzyskania przychodów. W tym przypadku podstawą księgowania kosztu jest deklaracja VAT, w której wykazana została skorygowana wartość podatku.

Niejednoznaczna akcyza

Podatek akcyzowy jest drugą po podatku VAT daniną, która należy do wyjątków. Czasem może on stanowić koszt podatkowy, a czasem nie, przy czym w tym wypadku rozróżnienie nie zawsze zależy od związku (lub braku związku) tej opłaty z prowadzoną działalnością gospodarczą. Akcyzę powinni opłacać przedsiębiorcy, którzy dokonują m.in. produkcji, importu lub wewnątrzwspólnotowego nabycia wyrobów akcyzowych. Wszystkie sytuacje, które będą podlegały opodatkowaniu podatkiem akcyzowym, można znaleźć w Ustawie o podatku akcyzowym z 6 grudnia 2008 r. Zasadniczo w przypadku akcyzy stosowana jest podstawowa zasada zaliczania poniesionych na nią wydatków do kosztów – warunkiem jest tutaj powiązanie takiej daniny z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jednakże opodatkowaniu podatkiem akcyzowym czasem podlegają także ubytki i niedobory w towarach akcyzowych – a zgodnie z przedstawionym już wcześniej przepisem ustawy o PIT, taka akcyza kosztu stanowić nie może.

Podatek od czynności cywilnoprawnych – PCC

Do najpopularniejszych czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych można zaliczyć m.in. umowy kupna-sprzedaży, zamiany, pożyczki czy darowizny. Pełną listę zdarzeń wymagających odprowadzenia PCC można znaleźć w Ustawie o podatku od czynności cywilnoprawnych z 9 września 2000 r. Co do zasady opodatkowanie tą daniną występuje przede wszystkim w sytuacji, gdy czynności przeprowadzane są przez osoby fizyczne. Jak wskazuje art. 2 ust. 4 lit. a wskazanej ustawy, zwolnieniu z PCC podlegają transakcje, w ramach których przynajmniej jedna ze stron podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług lub korzysta ze zwolnienia z tego podatku. Dlatego też przedsiębiorcy rzadko są zobowiązani do odprowadzenia takiego podatku – taka sytuacja ma miejsce np. przy zakupie środka trwałego od osoby fizycznej na podstawie umowy kupna-sprzedaży. Podatek PCC zasadniczo może być ujmowany w kosztach uzyskania przychodu zgodnie z ogólną zasadą – na podstawie decyzji. Wyjątkiem będzie tu sytuacja, gdy został on opłacony z tytułu nabycia środka trwałego. Zgodnie z przepisami, jeśli zakup lub wytworzenie środka trwałego wiąże się z dodatkowymi kosztami, które zostały poniesione przed wprowadzeniem sprzętu do firmy, te dodatkowe koszty zwiększają wartość początkową środka trwałego. Wtedy też taka danina będzie trafiała do kosztów w ramach odpisów amortyzacyjnych.

Podatek od nieruchomości

Właściciele nieruchomości muszą liczyć się z koniecznością odprowadzania adekwatnego podatku. Dla lokalu mieszkalnego stawka ta jest niższa, natomiast nieruchomości użytkowe opodatkowane są wyższą stawką. Prowadząc działalność w lokalu prywatnym przedsiębiorcy są często zobligowani do tego, aby zgłosić funkcjonowanie firmy i rozliczyć się z wyższej daniny, choć i od tej zasady istnieją wyjątki. Bez względu na to, na jakiej zasadzie jest opłacany podatek od nieruchomości, jeśli dotyczy on lokalu w którym jest wykonywana działalność gospodarcza, możliwe jest zaliczenie go do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą księgowania takiej opłaty będzie w tym wypadku standardowo decyzja. Jednakże w sytuacji, kiedy działalność jest prowadzona w lokalu prywatnym, który nie musiał być zgłaszany do stawki wyższej, do kosztów można zaliczyć kwotę podatku przypadającą proporcjonalnie na część mieszkania lub domu, w której prowadzona jest firma. W tym przypadku należałoby zatem wystawić na podstawie decyzji dodatkowy dowód wewnętrzny, w którym zostanie wykazana kwota podatku od nieruchomości możliwego do zaliczenia do kosztów. Taki dowód będzie wtedy stanowił podstawę zaksięgowania kosztu.

Podatek transportowy

Podatek od środków transportu został szczegółowo opisany w ramach Ustawy o podatkach i opłatach lokalnych z 12 stycznia 1991 r. Zgodnie z tymi przepisami, opodatkowaniu taką danią podlegają:

samochodu ciężarowe o DMC od 3,5 tony,
iągniki siodłowe i balastowe przystosowane do używania łącznie z naczepą lub przyczepą o DMC zespołu pojazdów od 3,5 tony,
przyczepy i naczepy, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają DMC od 7 ton (z wyjątkiem związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego),
autobusy.

Opłacanie podatku transportowego nie jest uzależnione od tego, czy właścicielem pojazdu jest osoba prywatna czy przedsiębiorca. Ta informacja będzie miała jednak znaczenie w celu ustalenia, czy poniesiona opłata może stanowić koszt uzyskania przychodów. Zatem jeśli pojazd jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, wtedy też opłacany za niego podatek transportowy będzie mógł stanowić koszt uzyskania przychodu. Zgodnie ze standardową zasadą, także w tym przypadku podstawą księgowania będzie wydana przez właściwy organ decyzja.

Podatek od gier

Podatek od gier to szczególna opłata, której podlegać będą wyłącznie podmioty prowadzące specyficzny rodzaj działalności. Jak wskazują przepisy Ustawy o grach hazardowych z 19 listopada 2009 r., taką daniną objęte są podmioty prowadzące działalność w zakresie gier hazardowych na postawie udzielonej koncesji lub zezwolenia, podmioty urządzające gry objęte monopolem państwa oraz uczestnicy turnieju gry pokera. W tym przypadku, jeśli przedsiębiorca będzie jednym z wymienionych podmiotów, będzie on mógł zgodnie z ogólną zasadą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłacony podatek od gier. Standardowo podstawą księgowania takiego kosztu będzie dokument jego poniesienia. Jak więc widać, mimo iż opłacanie podatków nie należy do przyjemnych obowiązków podatników, to mają one swoją nieco jaśniejszą stronę. Wiedząc jaka danina będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu, podatnik może – czasem dość znacząco – wpłynąć na wysokość swojego innego zobowiązania podatkowego, jakim jest podatek dochodowy. Autor: Anna Kubalka – ifirma.pl