Wyliczenie ekwiwalentu za urlop

×

Ekwiwalent za urlop nie przysługuje pracownikowi, który nadal jest zatrudniony. Taka osoba musi wykorzystać przysługujący jej urlop i nie może otrzymać ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Natomiast pracownikowi, z którym ustał stosunek pracy na skutek rozwiązania umowy o pracę lub upływu terminu na jaki została zawarta umowa o pracę, przysługuje prawo do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Jak powinno wyglądać wyliczenie ekwiwalentu? Sprawdźmy.

Wyliczenie ekwiwalentu za urlop

Współczynnik ekwiwalentu podany na dany rok jest podstawą do wyliczenia ekwiwalentu za urlop. Podstawa prawna do wspomnianego współczynnika ekwiwalentu znajduje się w § 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. 2009 nr 174 poz. 1353).

Współczynnik ekwiwalentu określa się w następujący sposób: jest to liczba wszystkich dni w danym roku pomniejszona o ilość wszystkich świąt, niedziel oraz dni wolnych od pracy jakie przypadają w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Otrzymany wynik należy podzielić przez 12 miesięcy.

Ekwiwalent za urlop – współczynnik

W 2025 roku mamy do czynienia z niecodzienną sytuacją, gdyż od 1 lutego 2025 wchodzą w życie przepisy, które ustanawiają Wigilię Bożego Narodzenia jako dzień wolny od pracy.

W związku z powyższym w 2025 roku będą obowiązywały dwa współczynniki urlopowe.

Jeśli stosunek pracy pracownika zakończył się:

1. do 31 stycznia 2025 włącznie stosujemy współczynnik urlopowy 20,83 zł,
2. dnia 1 lutego 2025 lub później stosujemy współczynnik urlopowy 20,75 zł.

Poniżej zostaną przedstawione schematy wyliczenia współczynnika urlopowego na 2025 w dwóch wariantach:

• a) za miesiąc styczeń 2025

Współczynnik ekwiwalentu styczeń 2025 wynosi 20,83 zł, a to wynika z następującego wyliczenia:

• [365 dni w roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)] :12 = 20,83;
  250 : 12 = 20,83

Jeśli zatrudniamy pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy, to współczynnik ekwiwalentu przedstawia się następująco:

• 1/2 etatu 10,42 (20,83 × 1/2),
• 1/4 etatu 5,21 (20,83 × 1/4),
• 3/4 etatu 15,62 (20,83 × 3/4),
• 1/3 etatu 6,94 (20,83 × 1/3).

W przypadku wyliczania ekwiwalentu za urlop zastosowanie mają te same zasady co przy naliczaniu wynagrodzenia za urlop dla pracownika.

Ponadto przy wyliczeniu ekwiwalentu za urlop nie są brane pod uwagę takie składniki jak:

• nagrody jubileuszowe
• wynagrodzenie postojowe
• wynagrodzenie za czas choroby
• wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego
• nagrody z zakładowego funduszu nagród
• odprawy emerytalne i rentowe
• inne odprawy pieniężne
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

Obliczenie ekwiwalentu urlopowego odbywa się na podstawie zsumowania ostatnich 12 wynagrodzeń, które należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentu w danym roku. Następnie wyliczoną kwotę należy podzielić przez ilość godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy danego pracownika (ilości godzin pracy pracownika w ciągu dnia). To mnożymy razy ilość godzin urlopu, jaki powinien ten pracownik wykorzystać.

• b) za miesiąc luty – grudzień 2025

Współczynnik ekwiwalentu za okres od lutego do grudnia 2025 wygląda następująco:

współczynnik ekwiwalentu od 1 lutego do 31 grudnia 2025 wynosi 20,75 zł, a to wynika z następującego wyliczenia:

[365 dni – (52 niedziele + 12 dni świątecznych wypadających w inne dni niż niedziela + 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy)] ÷ 12 = 20,75.

Jeśli pracownik pracuje na część etatu, wówczas wartość współczynnika ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Przykładowo obowiązujący w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2025 r. współczynnik dla pracownika zatrudnionego:

• na 3/4 etatu wynosi: 20,75 x 3/4 = 15,56;
• na 1/2 etatu wynosi: 20,75 x 1/2 = 10,38;
• na 1/3 etatu wynosi: 20,75 x 1/3 = 6,92;
• na 1/4 etatu wynosi: 20,75 x 1/4 = 5,19.

Ekwiwalent za urlop – przykładowe wyliczenia:

Przykład 1.

Przykład wyliczenia 5 dni ekwiwalentu przy wynagrodzeniu zasadniczym 4666 zł, na pełny etat:

1. 4666 zł /20,83= 224,00 zł stawka za jeden dzień ekwiwalentu,
2. 224,00 zł / 8= 28 zł jest to kwota ekwiwalentu za jedną godzinę,
3. 28,00 zł x (5 dni x 8h) = 28 zł x 40h = 1120 zł brutto (ekwiwalent za 5 dni urlopu po 8 godzin, czyli za 40 godzin).

Przepisy jasno nie określają sposobu liczenia zaokrągleń, natomiast Państwowa Inspekcja Pracy, poparła, że należy tu zastosować metodę matematyczną, czyli zaokrąglanie do 2 miejsc po przecinku. Czyli, jeżeli na 3 miejscu po przecinku występuje cyfra równa lub większa niż 5, zaokrągla się cyfrę na 2 miejscu po przecinku w górę, jeżeli natomiast na 3 miejscu po przecinku występuje cyfra mniejsza niż 5 – zaokrągla się w dół.

Przykład 2.

Przykład wyliczenia 5 dni ekwiwalentu przy wynagrodzeniu zasadniczym 4666 zł, na pełny etat:

1. 4666 zł /20,75= 224,87 zł stawka za jeden dzień ekwiwalentu,
2. 224,87 zł / 8= 28,11 zł jest to kwota ekwiwalentu za jedną godzinę,
3. 28,11 zł x (5 dni x 8h) = 28,11=28,11* zł x 40h = 1124,40 zł brutto (ekwiwalent za 5 dni urlopu po 8 godzin, czyli za 40 godzin).

Przepisy jasno nie określają sposobu liczenia zaokrągleń, natomiast Państwowa Inspekcja Pracy, poparła, że należy tu zastosować metodę matematyczną, czyli zaokrąglanie do 2 miejsc po przecinku. Czyli, jeżeli na 3 miejscu po przecinku występuje cyfra równa lub większa niż 5, zaokrągla się cyfrę na 2 miejscu po przecinku w górę, jeżeli natomiast na 3 miejscu po przecinku występuje cyfra mniejsza niż 5 – zaokrągla się w dół.

Co w  przypadku gdy pracownik ma minimalne wynagrodzenie ustawowe? Oznacza to, że ekwiwalent naliczamy od minimalnego wynagrodzenia jakie obowiązuje w danym roku, w którym umowa z tym pracownikiem ustaje. W serwisie podczas wystawiania rachunku dla pracownika za dany miesiąc, policzony ekwiwalent wpisać należy w polu “wynagrodzenie dodatkowe”. Od ekwiwalentu za urlop oczywiście naliczane są składki ZUS i podatek.

Stan prawny na dzień: 20.01.2025 r.