Wystawianie faktur. 7 przydatnych wskazówek dla przedsiębiorców

Faktura jest podstawowym dokumentem księgowym i rozliczeniowym, który potwierdza transakcję między sprzedawcą a kupującym. Wystawiający fakturę muszą stosować się do przepisów podatkowych, które określają jakie elementy powinny się na niej znaleźć, a także w jakich sytuacjach i do kiedy należy ją wystawić. Fakturowanie nie jest trudne, dlatego warto znać chociażby podstawy. Warto też wiedzieć, jakie czynności związane z wystawianiem faktur są zbędne, mimo że na co dzień („na wszelki wypadek”) praktykuje je wielu przedsiębiorców. Pozwoli to zaoszczędzić przede wszystkim czas i pieniądze.

1. Co zamieścić na fakturze

Jako fakturę – zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług – rozumie się:

„dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Wystawianie faktur – podstawowe dane wymagane ustawą to:

• data wystawienia faktury,
• numer faktury – kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwa podatnika i nabywcy towarów i usług, a także ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi (netto),
• kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty (o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto),
• cena netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem.

2. Elementy zbędne na fakturze

Często spotykanym zwyczajem jest podpisywanie faktur jako „kopia” i „oryginał”, mimo że w rzeczywistości przepisy tego nie wymagają. Zdarza się również, że przedsiębiorcy tytułują dokumenty jako „Faktura” lub „Faktura VAT”. Zamieszczają na nich symbole PKWiU, numery kont bankowych i sposób płatności, podpisują je albo przybijają na nich pieczątki. Czynności te wykonuje się zazwyczaj „na wszelki wypadek”. Nie są błędem, ale nie są też wymagane przez prawo.

3. Wystawianie faktur – kiedy nie trzeba tego robić?

Faktury należy wystawić za każdym razem, gdy dokonuje się czynności wspomniane w ustawie o podatku towarów i usług, czynności podlegające opodatkowaniu VAT lub korzystające ze zwolnienia. Najczęściej faktury wystawiane są w przypadku sprzedaży na rzecz firm. Od 2014 roku również nievatowcy mają obowiązek wystawiania faktur – ale tylko na życzenie klienta. Jeśli nabywca żąda faktury (np. do paragonu), przedsiębiorca ma na to 3 miesiące licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Jeśli jednak poprosi o dokument po 3 miesiącach, przedsiębiorca nie musi go wystawiać.

4. Rachunek czy faktura

Od 2014 roku przedsiębiorcy niezarejestrowani do VAT mają obowiązek wystawiania faktur na życzenie klienta. W rzeczywistości nie ma jednak większej różnicy między rachunkiem wystawianym przez nievatowca, a fakturą, którą musi wystawić na życzenie klienta. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 03.12.2013 r. faktura wystawiana przez nievatowca zawiera dokładnie te same dane, które zawierał rachunek. Dokument zawierający wszystkie elementy typowe dla rachunku jest więc traktowany jako faktura. Jedyną istotna zmianą jest różnica między rachunkiem, a fakturą dla czynności zwolnionych z VAT. Faktura taka powinna zawierać podstawę zwolnienia (przepis, z którego wynika zwolnienie VAT).

5. Drukowanie i przechowywanie faktur

Fakturą, zgodnie z przepisami, jest każdy dokument zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą o VAT oraz przepisami wydanymi na jej podstawie. Otrzymane e-mailem faktury stanowią podstawę do odliczenia VAT na takich samych zasadach jak faktury tradycyjne. Przedsiębiorcy nie muszą zatem wystawiać faktur w formie papierowej. Nie muszą ich także drukować – w tym celu wystarczy założyć zwykły folder w komputerze. Zgodnie z rozporządzeniem faktury należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, i w razie kontroli udostępnić je urzędnikom do wglądu.

6. Wystawianie faktur – kiedy trzeba to zrobić?

Do 31 grudnia 2013 roku przedsiębiorca miał na wystawienie faktury 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W 2014 przepisy uległy zmianie. Aktualnie fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Można również wystawić fakturę wcześniej: 30 dni przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi, a także 30 dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty, przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usług, jeśli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. To samo dotyczy:

• mediów
• usług stałej obsługi prawnej i biurowej
• usług ochrony najmu i leasingu

wówczas fakturę można wystawić nawet wcześniej niż na 30 dni przed dokonaniem sprzedaży.

7. Data sprzedaży, a rozliczenie VAT-u

Data wystawienia faktury nie ma wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT. Jeszcze dwa lata temu istniała możliwość opóźnienia terminu zapłaty VAT za sprawą daty wystawienia faktury. Jeśli przedsiębiorca, który zrealizował usługę 27 lutego wystawił fakturę w lutym, to mógł rozliczyć VAT za luty. Jeśli zaś wystawił ją w marcu, to mógł wówczas rozliczyć VAT za marzec. Obecnie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usług. Wyjątek stanowią:

• usługi budowlane
• budowlano-montażowe
• dostawa lub drukowanie gazet, czasopism i magazynów
• świadczenie usług telekomunikacyjnych, prawnych i biurowych
• dostawa energii elektrycznej
• dzierżawa
• leasing

Wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Sprawdź: Odliczenie VAT z faktur wystawionych przed rejestracją jako płatnik VAT