Wysyłka UPL-1 składanego dla spółki przez profil zaufany czy potrzebne są upoważnienia dla wysyłającego? nowy temat – Jak wysłać UPL-1 online? Sprawdź jak to zrobić?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą przeważnie decydują się na scedowanie rozliczeń podatkowych na biuro rachunkowego lub inną firmę, która przejmie obowiązki związane z podatkami. W trakcie roku podatkowego, ale również po jego zakończeniu firmy mają obowiązek przesyłać deklaracje, informacje do organów podatkowych, jednak żeby to było możliwe należy wyznaczyć osobę, która się tym będzie zajmowała. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie, czy do wysyłki UPL-1 składanego dla spółki przez profil zaufany jest potrzebne upoważnienie dla wysyłającego.

Po co jest potrzebne upoważnienie UPL-1?

Większość deklaracji przedsiębiorcy muszą składać przez internet. Ta opcja jest bardzo pożyteczna i praktyczna, nie trzeba tracić czasu i pieniędzy na dojazdy, co przy prowadzeniu firmy jest bezcenne. Każdy przedsiębiorca i firma może przesyłać deklaracje osobiście, ale najczęściej wyznacza pełnomocnika.

Pełnomocnictwo udzielane przez spółkę

Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa dedykują przepisy dotyczące podpisywania deklaracji przez pełnomocnika. Jest tam też szczególny zapis, który odnosi się do spółek.

Polskie przepisy podatkowe pozwalają na prowadzenie działalności gospodarczej w formie następujących spółek:

• spółka cywilna,
• spółka jawna,
• spółka partnerska,
• spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna,
• spółki kapitałowe: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna, spółka akcyjna.

Wiemy już, kto w spółkach może ustanowić pełnomocnika, w tym także pełnomocnika upoważnionego do podpisywania deklaracji. W jaki sposób więc można złożyć takie pełnomocnictwo UPL-1 przez profil zaufany?

Jak wysłać UPL-1 przez e-Urząd Skarbowy?

Na stronach rządowych co jakiś czas pojawiają się informacje na temat kolejnych funkcjonalności, które są wprowadzane z myślą o przedsiębiorcach, ale również o pozostałych klientach urzędów administracji rządowej i samorządowej. Z taką myślą powstał system informatyczny nazwany e-Urząd Skarbowy, dzięki któremu można załatwić wiele spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Nowe narzędzie jest bardzo przyjazne w obsłudze i warto się do niego przekonać. Dzisiaj zajmiemy się tematem złożenia upoważnienia UPL-1 właśnie przez e-US. W tym celu należy wejść na stronę podatki.gov.pl, gdzie w prawym górnym rogu wybieramy e-Urząd Skarbowy:

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Pojawia się tablica, na której wybieramy sposób logowania, jak widać poniżej jest z czego wybierać.

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Bez względu na to, w jaki sposób potwierdzimy naszą tożsamość efekt końcowy będzie taki sam, a mianowicie zostaniemy przekierowani na stronę e-Urzędu Skarbowego. Po lewej stronie dostępne są “Dokumenty”, wybieramy “Złóż dokument” i z dostępnej po prawej stronie listy dokumentów wybieramy “Pełnomocnictwo UPL-1”:

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Przechodzimy do wypełnienia Pełnomocnictwa, dokument należy złożyć we własnym imieniu, a więc zaznaczamy kwadrat “za siebie” i przechodzimy do następnych kroków.

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Widok ekranu po przejściu tych 3 kroków znajduje się poniżej:

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Tak przygotowane pełnomocnictwo UPL-1 pozostaje już tylko zaakceptować i wysłać do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Jak wysłać UPL-1 za pośrednictwem Profilu Zaufanego?

Pełnomocnictwo UPL-1 można również wysłać za pośrednictwem Profilu Zaufanego. Taka formuła, podobnie jak usługa e-US, jest wygodna, a dodatkowo jest to duża oszczędność czasu i pieniędzy. Profil Zaufany pozwala na podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym i identyfikację osoby, która to zrobiła. Dzięki temu taka czynność jest tak samo ważna, jak własnoręczne podpisanie dokumentu. Zobaczmy więc, jak wysłać UPL-1 za pośrednictwem Profilu Zaufanego. Na stronie rządowej epuap.gov.pl należy wybrać bezpieczny sposób logowania Profilem Zaufanym:

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Na kolejnej planszy pojawia się informacja o wybranym sposobie logowania i innych dostępnych sposobach logowania, ponownie wybieramy Profil Zaufany:

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Wybierając Profil Zaufany na kolejnej planszy należy już podać nazwę użytkownika lub adres e-mail i ustalone hasło do logowania. Osoby, które nie posiadają jeszcze Profilu Zaufanego mogą w tym miejscu założyć Profil:

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Po zalogowaniu w katalogu spraw w części: “Podatki, opłaty, cła” wybieramy: “Podatki”:

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Z dostępnej listy wybieramy “Ustanowienie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej”:

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Pozostaje już tylko kliknąć: “Załatw sprawę” a zostaniemy przekierowani do wypełnienia wniosku:

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Wypełniony i zapisany dokument należy autoryzować “Podpisem Zaufanym” i wysłać do Ministerstwa Finansów. Po jakimś czasie dostępny będzie dokument UPO, dzięki czemu będziemy mieli pewność, że dokument dotarł do właściwej instytucji.

Konto organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Z pomocą przychodzi nam konto organizacji w e-US. Przez wiele lat z funkcjonalności oferowanych przez Krajową Administrację Skarbową mogły skorzystać jedynie osoby fizyczne. Na szczęście to się zmieniło i obecnie wszystkie spółki i organizacje, takie jak:

• kapitałowa lub osobowa, w tym spółka cywilna,
• stowarzyszenia,
• fundacje,
• spółdzielnie,
• grupy kapitałowe,
• inne jednostki organizacyjnej.

które posiadają numer NIP mogą założyć konto organizacji w e-US.

Firma musi złożyć wniosek z danymi użytkownika, któremu ma być przyznany dostęp do konta w organizacji. Wówczas trzeba wiedzieć, że każda czynność podjęta przez osobę upoważnioną do konta organizacji będzie traktowana, jak czynność podjęta przez daną jednostkę.

Wysyłka UPL-1 przez konto w organizacji

Dzięki wprowadzeniu nowej funkcjonalności w postaci konta w organizacji każda ze spółek czy organizacji może wysłać za pośrednictwem tego konta upoważnienie UPL-1 do urzędu skarbowego. Na koncie organizacji można znaleźć m.in. dostęp do listy wszystkich pełnomocnictw udzielonych przez spółkę. Na konto w organizacji można się zalogować z wykorzystaniem:

• profilu zaufanego,
• e-dowodu,
• bankowości elektronicznej,
• m-Obywatela.

Wysyłka UPL-1 składanego dla spółki przez profil zaufany czy potrzebne są upoważnienia dla wysyłającego?

Jeśli spółka złoży wniosek o przyznanie dostępu do konta organizacji w e-US, to nie będzie już potrzebne kolejne upoważnienie dla wysyłającego. Na etapie przyznania dostępu do konta organizacji takie upoważnienie zostało już nadane we wniosku, więc nie trzeba go powielać przy kolejnych czynnościach. Jeśli jednak nie zostanie założone konto organizacji w e-US dla spółki, to UPL-1 może złożyć online z wykorzystaniem profilu zaufanego osoba, która reprezentuje spółkę. W takim jednak przypadku w części E powinna być wymieniona osoba upoważniona przez spółkę do złożenia takiego oświadczenia. Jak widać z konstrukcji wniosku takich osób może być więcej:

^{e-Urząd Skarbowy – Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiliśmy temat wysyłki UPL-1 dla osób fizycznych oraz spółki przez profil zaufany.

Każda osoba, nie tylko przedsiębiorcy, może założyć Profil Zaufany, który jest wykorzystywany na wiele sposobów. Dzięki tej funkcjonalności można załatwić szereg spraw urzędowych, a ich katalog jest sukcesywnie rozbudowywany. Na chwilę obecną dostępnych jest wiele usług online, z których można skorzystać i załatwić sprawy urzędowe bez wychodzenia z domu. Można się również logować różnymi kanałami i w efekcie osiągnąć ten sam skutek, tak jak to pokazano na przykładzie pełnomocnictwa UPL-1. Z wykorzystaniem Profilu Zaufanego można załatwić sprawę zarówno przez stronę epuap.gov.pl, jak i przez stronę podatki.gov.pl wybierając e-Urząd Skarbowy.

W przypadku spółek sprawa jest nieco bardziej złożona niż w przypadku osób fizycznych, które wszystkie czynności podejmują we własnym imieniu.

W zależności od formy organizacyjnej ustanowienie pełnomocnika przez spółkę, w tym do podpisywania deklaracji, jest możliwe przez każdego wspólnika, zarząd czy komplementariusze. Jeśli jest to reprezentacja wieloosobowa a więc wszyscy muszą zostać wymienieni. Natomiast można również udzielić pełnomocnictwa jednemu ze wspólników czy członków zarządu, co usprawni proces załatwiania spraw urzędowych, w tym ustanowienie pełnomocnika do podpisywania deklaracji.

W zależności od przyjętego rozwiązania przez spółkę upoważnienie UPL-1 do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie można złożyć z wykorzystaniem konta organizacji lub bezpośrednio przez profil zaufany. Możliwość korzystania z konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym wydaje się optymalnym rozwiązaniem w przypadku spółek. Dostęp do takiego konta może mieć jeden ze wspólników czy członków zarządu i wówczas bez zbędnej dodatkowej biurokracji prześle UPL-1 do urzędu skarbowego.

Stan prawny na dzień: 16.12.2024 r.