Za co jest odpowiedzialna księgowa?

Odpowiedzialność w księgowości nierozerwalnie związana jest z: 1) nieprowadzeniem ksiąg rachunkowych, 2) prowadzeniem ich wbrew przepisom ustawy o rachunkowości, 3) podawaniem w księgach rachunkowych nierzetelnych danych, 4) niesporządzeniem sprawozdania finansowego, 5) sporządzeniem sprawozdania finansowego w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, 6) zawieraniem w sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych. Czynności zaniedbania podane powyżej podlegają sankcji karnej dla każdego księgowego w postaci:
  • kary grzywny
  • kary pozbawienia wolności do lat 2
  • albo obu tym karom łącznie

Za co odpowiedzialny jest kierownik?

Kierownik jednostki (szef każdej firmy), aby nie ponosić odpowiedzialności za czynności, na których się przeważnie nie zna i które zgodnie z ustawą o rachunkowości może przekazać innej osobie do tego powołanej, musi w zakresie prowadzenia ksiąg i sporządzania sprawozdań finansowych wydać w tym celu odpowiednią dyspozycję pisemną, w której nakreśli sposób odpowiedzialności za usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i sprawy okołorachunkowe. Wówczas to osoba księgowego staje się odpowiedzialna za tę część spraw związanych z księgowością w firmie. Wyjątkiem jest tutaj jedynie odpowiedzialność księgowego za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Księgowy musi wiedzieć, że przyjęte przez niego zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły. Dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych: 1) wyceny aktywów i pasywów, 2) odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, 3) ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych – tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów księgowy powinien ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości powinien on przyjąć założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości.

Zasada ciągłości, której powinien przestrzegać księgowy, dotyczy w szczególności:

a) metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych w wypadku ewidencji materiałów – ewidencja analityczna może być prowadzona ilościowo, ilościowo-wartościowo lub wartościowo, b) zasad wyceny, składników rzeczowych aktywów obrotowych, c) zasad dokonywania odpisów amortyzacyjnych, czyli określania okresu ekonomicznej użyteczności środków trwałych oraz metod amortyzacji, d) zasad wyceny rozchodu rzeczowych składników aktywów obrotowych, czyli wyceny rozchodu towarów, e) wyboru wariantu ewidencji kosztów działalności operacyjnej, f) wyboru wariantu ustalania wyniku finansowego, a w konsekwencji sporządzania rachunku zysków i strat. Księgowy w księgach rachunkowych jednostki powinien ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego powinien on zaliczać koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Księgowy, zgodnie z Wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 lutego 1999 r. III SA 7705/98, powinien tak dbać o interes klienta, stosując się do do wykładni przepisów prawa, zawartych w pismach Ministerstwa Finansów, aby nie powodować dla interesu klienta negatywnych konsekwencji. Określając zasady (politykę) rachunkowości, księgowy powinien wyodrębnić w rachunkowości wszystkie zdarzenia istotne do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. W przypadku takim w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, księgowy powinien podać przyczyny tych zmian, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian.

Porządkując naszą wiedzę w przedmiocie odpowiedzialności księgowego, należy stwierdzić, że księgowy odpowiada za:

1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, 2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, 3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, 4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, 5) sporządzanie sprawozdań finansowych, 6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą, 7) poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą o rachunkowości.

Warto pamiętać:

Księgi rachunkowe prowadzi księgowy w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej). W przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych przez księgowego w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu pracy) kierownik jednostki obowiązany jest: 1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu), 2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu). Podstawa prawna: Ustawa o rachunkowości (Dz. U. 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.)