Zakup okularów dla pracownika

W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na pytanie: Czy pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi pracującemu przy komputerze okulary? Obowiązek zapewnienia okularów pracownikowi powstaje wtedy, gdy badania z zakresu medycyny pracy potwierdzą konieczność stosowania okularów podczas pracy przed monitorem ekranowym. Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi okulary korekcyjne, jeśli praca tego pracownika przed monitorem wynosi co najmniej połowę jego dobowego czasu pracy.

Przykład 1:

Pracownik zajmuje się wystawianiem faktur w magazynie firmy. Jego praca polega na ciągłej obsłudze komputera. Pracownik pracuje 8 godzin dziennie. W takiej sytuacji pracownik pracuje przed monitorem ponad 4 godziny dziennie i przysługuje mu prawo do zapewnienia okularów.

Przykład 2:

Pracownik jest zatrudniony na część etatu w wymiarze 1/4 i w jednym dniu tygodnia pracuje po 8 godzin. Praca polega na ciągłej obsłudze klienta za pomocą komputera. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek takiemu pracownikowi zapewnić okulary, jeśli lekarz stwierdzi taką konieczność. W przepisach nie jest podane, że pracownik musi codziennie pracować przez połowę swojego czasu pracy przed komputerem, aby miał zapewnione okulary.

Refundacja zakupu okularów

Może się zdarzyć, że pracownik używa innych okularów na co dzień, a innych do pracy przy monitorze. W takiej sytuacji refundacja dotyczy tylko okularów do pracy przy monitorze.

W obowiązujących przepisach nie jest nigdzie uregulowane jakie konkretnie mają być zapewnione pracownikowi szkła i oprawy. Należy to rozumieć, że mają to być szkła i oprawy w standardzie podstawowym. Z przepisów nie wynika wprost w jakiej wysokości jest refundacja zakupu okularów. Taka informacja może wynikać z regulaminu pracy danej firmy, gdzie jest określona wartość refundacji. W takim regulaminie może też być zapis o częstotliwości wymiany szkieł lub opraw.

W sytuacji gdy nastąpi poprawa lub pogorszenie stanu wzroku u pracownika, pracodawca nie może odmówić pracownikowi wcześniejszej refundacji okularów. Pracownik ma prawo zgłosić pracodawcy pogorszenie stanu wzroku i pracodawca powinien pracownika skierować na badania, mimo że badania które posiada pracownik są jeszcze ważne.

Jeżeli zakup okularów jest zgodny z przepisami BHP, to wartość zakupionych okularów jest zwolniona ze składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy. Wynika to z przepisu art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zakup powinien być odpowiednio udokumentowany fakturą lub rachunkiem. Faktura za zakup okularów jest kosztem dla firmy i księgujemy ją w 13 kolumnie jako pozostałe wydatki. W przypadku gdy faktura jest na kwotę wyższą niż ustalona kwota zwrotu, jaka obowiązuje w danej firmie, to w koszty księgujemy tylko kwotę do wysokości tego limitu.

Okulary dla pracownika – podstawa prawna:

• § 2 pkt 4, § 3, § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – Dz.U. Nr 148, poz. 973,
• art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost. zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 312,
• § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860.