Zakup towaru na podstawie paragonu

Zakup towarów handlowych co do zasady podlega wpisowi do kolumny 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym oraz produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej zgodnie z definicją zawartą w § 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nieprawidłowości dotyczące wpisów związanych z zakupem towarów skutkują uznaniem księgi za nierzetelną, nawet w sytuacji gdy podatnik nie zaniżał podstawy opodatkowania.

Udokumentowanie zakupu

Co do zasady zakup towaru winien być udokumentowany na zasadach ogólnych, tj. w oparciu o dowody księgowe wymienione w § 12 ust. 3 rozporządzenia w tym m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki. Za dowody księgowe uważa się także dokumenty wymienione w § 13 rozporządzenia, np. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe, dowody przesunięć. Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzane dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (tzw. dowody wewnętrzne), określające przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Zakup towaru na podstawie paragonu

Paragon może stanowić podstawę dokonania zapisu w księdze podatkowej w przypadkach określonych w § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia. Z przepisów tych wynika, że paragonem mogą być dokumentowane:

• zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych; z zastrzeżeniem materiałów pomocniczych zakupionych w jednostkach handlu detalicznego które mogą być dokumentowane dowodem wewnętrznym,
• wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

W takim jednak przypadku paragon musi być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon. Powinien też zawierać następujące dane: ilość, cenę jednostkową, wartość, za jaką dokonano zakupu.

Ponadto podatnik winien na odwrocie paragonu uzupełnić jego treść, wpisując:

• swoje nazwisko (nazwę zakładu),
• adres,
• rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Dodatkowo przepis przewiduje, że towar udokumentowany fakturą może zostać poprzedzony paragonem. W takich przypadkach towar ten ująć możemy bądź na podstawie faktury, bądź zgodnie z § 16 rozporządzenia tj. gdy towar wpisywany jest do KPiR w oparciu o szczegółowy opis (w zależności, która data jest wcześniejsza). Opis ten powinien zawierać:

• imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
• ilość i rodzaj zakupionego towaru handlowego,
• cenę jednostkową,
• wartość towaru handlowego (w tym także oszacowaną, np. na podstawie przelewu, zamówienia),
• data i podpis osoby, która przyjęła towar.

W dacie wpływu faktury zakupu, jeśli wystąpią różnice, należy odpowiadającą im wartość rozliczyć w podatkowej KPIR.

Ponieważ powyższe rozliczenie kosztu na podstawie paragonu możliwe jest tylko w przypadku, gdy do paragonu wystawiona zostanie faktura, albo od razu podstawowym dokumentem jest faktura, należy pamiętać iż nie jest to metoda dostępna do rozliczenia zakupu towaru tylko w oparciu o tylko w oparciu o paragon.

Towar niewątpliwie należy do podatkowej KPIR wpisać (w kolumnie 10). Następnie zaś wydatek ten należy wyksięgować, gdyż ewidencja podatkowej KPIR służy przede wszystkim rejestrowi operacji stanowiących przychody opodatkowane oraz koszty podatkowe. Omawiany zaś wydatek udokumentowany tylko paragonem nie należy do żadnej z tych grup i należy zapis skorygować np. przez storno konkretnego zapisu czy zbiorczy zapis w odpowiedniej kolumnie.

Brak jest regulacji zakazujących dokumentowania zakupu towaru na podstawie paragonu, jednakże zarówno ustawa o podatku od towarów i usług, jak i rozporządzenie wykonawcze nie wskazują zakupu na paragon jako właściwej metody dokumentowania nabycia towarów.

Zezwalają za to w przypadku podatników opodatkowanych podatkiem zryczałtowanym na ten sposób dokumentowania nabyć towarów. Prowadzi to do konkluzji, iż ustawodawca celowo nie przewidział paragonu jako formy dokumentowania zakupu towarów dla podatników rozliczających się w oparciu o podatkową KPiR.